W tym artykule pochylimy się nad bardzo istotnym zagadnieniem dotyczącym obowiązku dokumentowania sprzedaży przez przedsiębiorców.
Czy sprzedawca zawsze musi wystawić paragon fiskalny swojemu klientowi? Jaka kara grozi za brak przestrzegania przepisów?
Sposoby rejestrowania sprzedaży przez sprzedawców
Istnieją dwa dokumenty, które są dowodem na dokonanie sprzedaży zgodnie z prawem panującym w Polsce: paragon i faktura.
Pierwszy z nich jest najpopularniejszy – paragon, gdyż spotykamy się z nim na co dzień w trakcie robienia zakupów. To element nieodłącznie związany ze sprzedażą konsumencką, czyli wymianą towaru pomiędzy sprzedawcą a prywatnym nabywcą, który nie prowadzi działalności gospodarczej.
Faktura natomiast jest dowodem sprzedaży, którym posługują się przedsiębiorcy. Stanowi dokument zakupu towaru, ale nie zwalnia z obowiązku wydruku paragonu fiskalnego. Jest generowana w dwóch egzemplarzach dla każdej ze stron. Przedsiębiorca jest zobowiązany dołączyć paragon do swojego wydruku faktury, co pozwala uniknąć dublowania płatności podatku z jednej sprzedaży.
Fakturę może otrzymać także nabywca, który nie jest płatnikiem VAT lub rolnik ryczałtowy. Jest to praktykowane przy zakupie kosztownych sprzętów sportowych bądź elektrycznych. Jeżeli przedsiębiorca nie jest zobligowany do posiadania kasy fiskalnej, może wystawić fakturę w obrocie konsumenckim. Jest to nawet poparte przepisami zawartymi w Art. 106b ust. 1 pkt 2. W myśl tego dokumentu, każda transakcja, w której dochodzi do sprzedaży towaru, musi zakończyć się wystawieniem faktury niezależnie od tego, z kim się handluje. Obowiązek ten dotyczy biznesów prowadzonych z nabywcami z UE, a także z krajów poza nią.
Co mówi prawo?
W polskim prawie pojawia się klauzula dotycząca sprzedaży na rzecz osoby prywatnej. W art. 111 ustawy o VAT wyczytujemy, że nabycie towaru powinno być zarejestrowane na kasie lub drukarce fiskalnej. Każda sprzedaż obliguje sprzedawcę do wystawienia i przekazania nabywcy paragonu niezależnie od tego, czy odbywała się stacjonarnie, czy internetowo.
Dodatkowo bardzo istotne jest to, by wydanie paragonu odbywało się bez żądania nabywcy. To reguła chroniona prawem, co zawarte jest w paragrafie 6 ust. 1 pkt. 1. rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie kas rejestrujących. Obowiązek ten spoczywa na sprzedawcy, a jego niedopełnienie jest uznawane za wykroczenie i karane grzywną przez urząd skarbowy.
E-zakupy
Paragon musi być wydany nabywcy niezależnie od tego, czy doszło do bezpośredniego kontaktu ze sprzedawcą. Dowód zakupu należy dołączyć do paczki z towarem wysyłanym klientowi. Wystawienie paragonu powinno się odbywać po otrzymaniu całości lub części zapłaty. Jednakże zakupy w sieci dają możliwość wyboru formy płatności. I w tym miejscu zaczynają się schody. W sytuacji, gdy klient zdecyduje się zapłacić za produkt przy odbiorze, wystawienie paragonu w świetle prawa powinno się odbyć po dostarczeniu towaru do klienta. Wtedy powstaje obowiązek podatkowy, a przedsiębiorca powinien doręczyć dowód zakupu do nabywcy. Jednakże z uwagi na konieczność zapłaty za przesyłkę pocztową z własnej kieszeni, zazwyczaj przedsiębiorca decyduje się załączyć paragon z wysyłanym towarem. Konieczność nadesłania paragonu nie obowiązuje, gdy sprzedawca dołączy do zakupionego towaru fakturę VAT na wyraźne żądanie klienta.
W przypadku zakupów przez internet istnieją jednak wyjątki od reguły.
Kiedy paragon nie jest koniecznością?
W rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 24 listopada 2014 roku pojawiają się wytyczne dotyczące zwolnienia z obowiązku prowadzenia ewidencji przy użyciu kas fiskalnych. Dokument ten dotyczy sprzedaży wysyłkowej, prowadzonej za pośrednictwem internetu. Wystawienie paragonu nie jest koniecznością, w sytuacji, gdy nabywca płaci za zakupiony w sklepie internetowym produkt, korzystając z usług placówki pocztowej, bankowej lub wykorzystując do tego celu przelew z prywatnego konta bezpośrednio na rachunek sprzedawcy. Paragonów nie muszą także wystawiać przedsiębiorcy, których obrót uzyskany na rzecz osób prywatnych nie przekracza kwoty 20 tysięcy złotych. W tej sytuacji sprzedawca jest zobowiązany do prowadzenia ewidencji wpłat, z której można uzyskać informacje dotyczące transakcji (czego dotyczyła, na rzecz kogo została dokonana oraz dane nabywcy).
Wyżej wymienione sytuacje, zwalniają sprzedawcę z obowiązku wysyłania paragonu klientowi.
Wyjątki od reguły
Istnieją towary, których sprzedaż zobowiązuje przedsiębiorców do instalacji kasy fiskalnej niezależnie od sposobu płatności. Wśród nich znajdują się między innymi części silnikowe, sprzęty fotograficzne, radiowe i telekomunikacyjne oraz wyroby tytoniowe, a także alkoholowe. Do tej grupy zalicza się również towary wykonane z metali szlachetnych oraz nośniki danych cyfrowych i analogowych. Konieczność wydania paragonu zaistnieje w sytuacji, gdy dojdzie do transakcji pomiędzy sprzedawcą – podatnikiem, a osoba fizyczną.
