Osoby, które zakładają własną działalność gospodarczą, muszą liczyć się z koniecznością terminowego opłacania składek na Zakład Ubezpieczeń Społecznych. Jest to niewątpliwie jeden z najważniejszych obowiązków przedsiębiorców, o którym muszą oni pamiętać właściwie przez cały czas.
Właściciele firm na ogół postrzegają te opłaty w kategoriach kolejnego przykrego obowiązku, który należy spełnić pod rygorem braku niezbędnych ubezpieczeń. Warto jednak uświadomić sobie, że istnieje możliwość ujęcia niektórych opłaconych już składek ZUS w odpisach od podatku lub w kosztach uzyskania dochodu.
Terminy opłacania składek ZUS
Obowiązek opłacania odpowiednich składek należy uiszczać w systemie miesięcznym. W zależności od sytuacji życiowej danej osoby obowiązują tutaj różne terminy wnoszenia takich opłat. W przypadku przedsiębiorców na termin ten wpływa fakt zatrudniania pracowników przez przedsiębiorcę. Jednostki i zakłady budżetowe, a także gospodarstwa pomocnicze powinny opłacać taką składkę do 5 dnia każdego miesiąca. Z kolei od osób fizycznych, które prowadzą jednoosobową działalność gospodarczą, wymaga się opłacania składek ZUS-owskich do 10 dnia każdego miesiąca. Dla pozostałych podatników obowiązkowy jest natomiast termin upływający 15 dnia każdego miesiąca.
Ubezpieczenie społeczne
Do podstawowych elementów składek na ubezpieczenie społeczne wlicza się składki rentowe, emerytalne, wypadkowe oraz chorobowe. W przypadku osób prowadzących pozarolniczą działalność gospodarczą składki te mogą zostać uznane za koszt uzyskania przychodu z tytułu prowadzenia wspomnianej działalności. Trzeba jednak pamiętać o tym, że do uznania ubezpieczenia społecznego za koszt uzyskania przychodu niezbędne jest opłacenie danej składki. W praktyce oznacza to, że możliwość zaliczenia tych składek do kosztów funkcjonowania przedsiębiorstwa pojawia się dopiero wówczas, gdy zostanie ona faktycznie opłacona. Nie zawsze jednak trzeba takie składki koniecznie zaliczać do kosztów uzyskania przychodu. Alternatywą dla takiego działania jest bowiem odliczenie ich od dochodu będącego podstawą wyliczenia zaliczki na poczet podatku dochodowego. Można tego dokonać tylko w tym miesiącu, w którym nastąpiło opłacenie całości składek z tytułu ubezpieczenia społecznego.
Ubezpieczenie zdrowotne
Składek na ubezpieczenie zdrowotne zwyczajowo nie wlicza się natomiast do kosztów uzyskiwania przychodów przez przedsiębiorstwo. Składkę taką można jednak odliczyć od podatku. Niestety, także i w tym wypadku dochodzi do pewnego ograniczenia, okazuje się bowiem, że w praktyce nie istnieje możliwość odliczenia od podatku całości takiej składki. Odliczenie takie dotyczy bowiem jedynie 7,75% podstawy wymiaru wspomnianej składki. Wysokość składki aktualnie wynosi 9% podstawy wymiaru, nie można jednak zaliczyć pozostałej części składki na poczet kosztów uzyskania przychodu. W ten sposób jej finansowaniem z własnej kieszeni zajmuje się podatnik, wykorzystując do tego dochód powstały po opodatkowaniu.
Fundusz Pracy
Oprócz wspomnianych powyżej składek na ubezpieczenie zdrowotne oraz ubezpieczenie społeczne, niektórzy przedsiębiorcy zobowiązani są również do opłacania składek na Fundusz Pracy. Składki te pod względem podatkowym ujmuje się w kosztach uzyskania przychodu (umieszcza się ją w kolumnie 13 księgi przychodów i rozchodów). Niestety, nie istnieje możliwość tak jak w przypadku ubezpieczenia społecznego, wzięcia tej składki pod uwagę w trakcie wyliczania wysokości zaliczki na podatek dochodowy.
Dzięki niektórym składkom ZUS przedsiębiorcy zyskują możliwość zmniejszenia zobowiązań wynikających z konieczności opłacania podatku dochodowego. Rozliczając składki ZUS w kosztach podatkowych lub dokonując ich odliczeń od podatku albo dochodu trzeba jednak pamiętać o podstawowym warunku uwierzytelniającym takie działania, którym jest faktyczne opłacanie składek.
Opłacanie składek za osobę trzecią
Działanie takie należy wyodrębnić od finansowania składek. W praktyce przy opłacaniu składki za osobę trzecią, czyli na przykład za zleceniobiorcę lub pracownika, dochodzi do jej potrącenia z kwoty brutto wynagrodzenia. Jeśli składka jest finansowana, kwota brutto pozostaje niezmieniona przez cały czas. Odliczeń od dochodu lub podatku dokonuje się w trakcie całego roku podatkowego, co prowadzi do pomniejszenia dochodu w każdym miesięcznym rozliczeniu podatkowym. W tym wypadku składek ZUS nie trzeba ujmować w żadnych rejestrach ani też w księdze przychodów i rozchodów. Możliwe jest także dokonanie określonych odliczeń w rocznym sprawozdaniu finansowym. Przy rozliczaniu składek w kosztach uzyskania przychodu stosuje się zazwyczaj zasadę kasowości, czyli rozliczania składek w oparciu o daty zawarte w dokumentach księgowych. Jeśli składki wpływają terminowo na konto ZUS, można zaliczyć je do kosztów przedsiębiorcy w danym okresie, w którym wynagrodzenie było należne. Jeśli natomiast zostały one opłacone nieterminowo, w grę wchodzi natomiast wspomniana już tutaj zasada kasowości.
