Posiadanie samochodu w obecnych czasach w niemal każdej firmie stało się absolutną koniecznością. Dziś wielu przedsiębiorców w praktyce nie wyobraża sobie bowiem prowadzenia własnej działalności gospodarczej bez własnego pojazdu.
Właściwie nie istnieje wymóg wprowadzania użytkowanych samochodów do ewidencji środków trwałych, jednak niektórzy właściciele firm czynią to z uwagi na możliwość dokonania odpisów amortyzacyjnych, zaliczanych następnie do kosztów firmowych. Trzeba mieć jednak świadomość, że opłacalność zakupu samochodu firmowego zależy w głównej mierze od tego, czy jest on ciężarowy, czy też osobowy, do obu rodzajów pojazdów stosuje się bowiem nieco inne zasady odliczania VAT-u.
Pojazd ciężarowy – definicja prawna
W świetle prawa podatkowego do określenia, czy dany samochód spełnia kryteria uznania go za samochód ciężarowy, niezbędne jest ustalenie jego całkowitej masy. Krytyczną wartość stanowi tutaj masa 3,5 tony. Każda wartość powyżej tej masy pozwala uznać dany samochód za pojazd ciężarowy, który został przeznaczony do działalności gospodarczej.
W odniesieniu do tego rodzaju pojazdów nie ma wymogu prowadzenia kilometrówki, można natomiast odliczyć 100% VAT oraz całkowitą wartość kosztów eksploatacyjnych (te same zasady dotyczą też pojazdów, które co prawda ważą mniej niż przepisowe 3,5 tony, jednak posiadają przy tym aktualne VAT-1 bądź VAT-2). W przypadku lżejszych samochodów bez VAT-1 oraz VAT-2 nie uznaje się ich za samochody ciężarowe, stąd też odliczenie podatku VAT od kosztów ich użytkowania możliwe jest tylko wówczas, gdy w odniesieniu do nich prowadzi się kilometrówkę. Co więcej, w wypadku tych pojazdów, do celów podatkowych niezbędne jest określenie, w jaki sposób jest on używany w działalności. Jeśli zatem służy on wyłącznie do celów firmowych, przy założeniu prowadzenia kilometrówki, a także opracowania regulaminu pojazdu i wprowadzenia samochodu na druku VAT-26 można odliczyć całkowitą kwotę podatku VAT oraz kosztów eksploatacyjnych, jeśli jednak w grę wchodzi także prywatne wykorzystywanie samochodu ciężarowego, istnieje możliwość odliczenia tylko 50% VAT oraz 75% kosztów użytkowania.
Pojazd ciężarowy można zakupić zarówno na standardową fakturę VAT, jak i na fakturę VAT marża, fakturę bez VAT, rachunek, a także umowę kupna-sprzedaży. Trzeba jednak przy tym zwrócić uwagę na różnice w księgowaniu zakupu, w zależności od rodzaju wybranej faktury.
Rozliczenia samochodu osobowego w firmie
Samochód osobowy w przedsiębiorstwie może być albo środkiem trwałym lub prywatnym pojazdem użytkowanym w firmie. W tym pierwszym przypadku można odliczyć całość kwoty podatku VAT tak przy zakupie samochodu, jak i jego użytkowaniu. Należy jednak pamiętać o łącznym spełnieniu warunków takich jak wykorzystywanie pojazdów do celów służbowych, założenie kilometrówki, zgłoszenie samochodu w urzędzie skarbowym przy wykorzystaniu VAT-26 oraz przygotowanie regulaminu pojazdu. Jeśli jednak właściciel zdecyduje się na możliwość odliczenia 50% VAT od nabycia samochodu lub kosztów eksploatacyjnych, nie ma wymogu prowadzenia żadnych dodatkowych ewidencji.
Mimo wszystko samochodu uznawanego za trwały środek firmowy nie powinno się wykorzystywać w prywatnych celach. Jeśli natomiast chodzi o prywatne samochody wykorzystywane w firmie, zawsze odlicza się od nich 50% VAT, przy czym obecnie nie ma obowiązku prowadzenia względem nich kilometrówki. Koszty eksploatacyjne zalicza się do kosztów na poziomie 20% wszystkich poniesionych wydatków.
Ubezpieczenie samochodów uznaje się za koszt uzyskania przychodów, przy czym bierze się pod uwagę całą kwotę w przypadku ubezpieczenia OC oraz kwotę proporcjonalną do rynkowej wartości pojazdu w wypadku ubezpieczenia AC. Udokumentowaniem ubezpieczenia jest zawarta polisa ubezpieczeniowa. Jeśli chodzi o samochody prywatne użytkowane w firmie przy obliczaniu kosztów uzyskania przychodów, bierze się pod uwagę 20% wartości polisy.
Ogólne zasady zakupu samochodu na firmę
Jeśli decydujemy się na zakup samochodu osobowego na fakturę, musimy liczyć się z relatywnie dużymi kosztami całego przedsięwzięcia, które niejednokrotnie może być finansowane nie tylko z majątku podatnika, ale także zaciągniętego przez niego kredytu. Wszystko w tej sprawie zależy jednak od aktualnej sytuacji finansowej danego podatnika. Jeśli wartość samochodu jest wyższa niż 10 tys. złotych, należy wpisać go do ewidencji środków trwałych, podlega on również czynnościom amortyzacyjnym.
Biorąc pod uwagę fakt zakupu samochodu nowego lub używanego, można zastosować dwie odmienne metody amortyzacji. W tym pierwszym przypadku zatem stosuje się amortyzację liniową, dokonując stosownych odpisów przez 5 lat oraz wykorzystując 20-procentową stawkę. Co do samochodów używanych natomiast, roczna stawka procentowa wynosi 40%, a okres dokonywania odpisów amortyzacyjnych wynosi 2,5 roku (zostaje on zatem skrócony o połowę w stosunku do nowych pojazdów. Samochodów osobowych dotyczy określony limit odnoszący się do wysokości odpisów amortyzacyjnych, umożliwiających uznanie ich za koszty uzyskania przychodu.
