Przedsiębiorcy, którzy prowadzą KPiR mogą ujmować koszty uzyskania przychodu w oparciu o jedną z dwóch metod – uproszczoną (zwaną dawniej kasową) lub memoriałową.
Oby dwie metody są do siebie zbliżone, dlatego przedsiębiorcy na pierwszy rzut oka nie dostrzegają między nimi zbyt wielkich różnic. Jednakże w kwestii rozliczeń, metoda memoriałowa jest zdecydowanie bardziej wymagającą formą, niżeli nieco prostsza metoda kasowa – „uproszczona”.
Co to jest metoda uproszczona – kasowa?
Metoda kasowa jak sama nazwa wskazuje jest „uproszczoną” formą rozliczeń. W tym wypadku podatnik korzystający z uproszczonej metody ewidencji kosztów wpisuje koszty uzyskania przychodów do podatkowej księgi pod datą wystawienia dowodów potwierdzających poniesienie tych kosztów. Oczywiście pozostaje bez znaczenie okres, jakiego wydatki dotyczą oraz data ich zapłaty.
Zobacz również: VAT naliczony a należny
W związku z powyższym, wszelkie wydatki ujmuje się w KPiR po prostu w dniu ich poniesienia. Nie ma potrzeby śledzenia dat w których to kontrahent wystawił fakturę. W kwestii rozliczeń, również nie ma również potrzeby dzielenia kosztów na pośrednie i bezpośrednie, ponieważ wszystkie traktuje się jednakowo. Przedsiębiorca musi tylko prześledzić historię przelewów z rachunku bankowego i na ich podstawie zaewidencjonować wszystkie wydatki. Wszelkie wydatki, nawet te które dotyczą innego okresu niżeli obecny – są potrącane w roku podatkowym, w którym zostały poniesione.
Metoda uproszczona o której mowa powyżej jest przede wszystkim dobra na początek, a więc jest idealnym rozwiązaniem dla przedsiębiorców którzy dopiero rozpoczynają swoją działalność gospodarczą, ponieważ metoda kasowa „upraszcza” podatnikom rozliczenia. Oczywiście mali podatnicy również skorzystają z tej metody bez problemów.
Należy jednak pamiętać, iż uproszczenie to nie dotyczy wszystkich kategorii tzw. kosztów. Wyjątek od tej zasady stanowią np. zaliczki na podatek dochodowy, wypłacone wynagrodzenia oraz składki ZUS – te księguje się w dacie ich faktycznej zapłaty.
Co to jest metoda memoriałowa?
Nieco bardziej wymagająca metoda memoriałowa musi być prowadzona w KPiR w taki sposób, aby umożliwiała ona wyodrębnienie kosztów uzyskania przychodów odnoszących się do danego roku podatkowego.
Podatnicy, którzy używają metody memoriałowej muszą rozliczyć swoje koszty rozdzielając je na pośrednie i bezpośrednie. Oby dwa rodzaje kosztów dotyczą:
- koszty bezpośrednie – są związane z przychodami, mają one bezpośredni wpływ na osiąganie przychodów;
- koszty pośrednie – inne niż bezpośrednio związane z przychodami, związane są z ogółem prowadzonej działalności.
Koszty pośrednie są potrącane w dniu wystawienia faktury bądź innego dokumentu – dowodu księgowego. Jednakże rozliczenie w ten sposób całej wartości kosztów pośrednich nie zawsze jest możliwe, ponieważ koszty te dotyczą okresu przekraczającego rok podatkowymi przedsiębiorca nie jest w stanie określić jakiego roku i jakiej części dotyczą. W tym wypadku przedsiębiorca musi dane koszty podzielić proporcjonalnie do okresu, którego one dotyczą, dlatego też musi podzielić je na lata podatkowe, których dotyczą.
Natomiast koszty bezpośrednie, które związane są z uzyskiwanym przychodem, poniesione w danym roku lub w roku następnym, ale do dnia złożenia zeznania podatkowego, muszą być ujęte w roku, w którym zostały osiągnięte odpowiadające im przychody.
Podsumowując, koszty bezpośrednie poniesione w roku bieżącym lub następnym są po prostu ujmowane w roku, w którym zstały poniesione. Natomiast koszty pośrednie zalicza się do kosztów uzyskania przychodu w dniu wystawienia faktury. Jednakże w przypadku, gdy koszty te dotyczą przełomu roku, wówczas powinno się je ująć proporcjonalnie do roku podatkowego, którego dotyczą.
Jak ująć koszty w metodzie kasowej i memoriałowej?
Przykład
Podatnik prowadzący Księgę Przychodów i Rozchodów (KPiR) wykupił 10 sierpnia 2016 roku polisę ubezpieczenia OC samochodu. Polisa ubezpieczeniowa obejmuje okres od września 2016 roku do sierpnia 2017 roku – dwa lata podatkowe.
Księgowanie w metodzie kasowej i memoriałowej wygląda następująco:
- W metodzie kasowej – koszt zostanie ujęty w momencie jego poniesienia, czyli w dacie wystawienia polisy (10 sierpnia 2016 roku). Nie ma w tym wypadku konieczności rozbijania kosztów na lata podatkowe.
- W metodzie memoriałowej – tutaj podatnik według prawa zobowiązany jest do podziału kosztów względem okresów, których dotyczą. Tak więc, we wrześniu 2016 r. zostanie ujęta w księdze proporcjonalna wartość polisy dla 4 miesięcy. Natomiast w styczniu 2017 roku należy ująć proporcjonalną wartość polisy dla reszty miesięcy, a więc pozostałych 9 miesięcy.
