Zawierając transakcję gospodarczą z kontrahentami, zwłaszcza nowymi, warto najpierw dołożyć wszelkich starań, aby odpowiednio zweryfikować dany podmiot gospodarczy. Okazuje się to bardzo istotne w aspekcie minimalizowania ryzyka związanego z możliwą utratą należności z uwagi na nieuczciwość kontrahenta lub jego niewypłacalność. Ryzykiem takim obciążona jest zwykła działalność handlowo-usługowa, w stosunku do której zachodzi niebezpieczeństwo braku uzyskania należności za dostarczony towar lub zrealizowaną usługę. Wiarygodność kontrahentów sprawdzają również inwestorzy, którzy dzięki udziałowi w inwestycji dążą do uzyskania zwrotu zaangażowanego w całe przedsięwzięcie kapitału.
Jak i po co sprawdzać wiarygodność kontrahenta?
Ryzyko utracenia należności można znacznie zminimalizować dzięki weryfikacji kontrahentów. Tego rodzaju proces należy przeprowadzać na bieżąco, nawet jeśli mamy do czynienia z podmiotami gospodarczymi, z którymi współpracujemy przez dłuższy czas. Trzeba mieć świadomość, że obecnie sytuacja finansowa kontrahenta, a także jakość realizowanych przez niego usług może ulec gwałtownemu przeobrażeniu właściwie z dnia na dzień. Im częściej zatem podejmuje się czynności kontrolne, tym lepiej dla danej firmy, która obawia się utraty należności z tytułu zrealizowanych usług. Weryfikację kontrahenta można przeprowadzać jednorazowo lub okresowo, można to również czynić przed każdą transakcją, zwłaszcza jeśli dotyczy ona transakcji o relatywnie dużej wartości.
W jaki sposób weryfikuje się kontrahentów?
Sprawdzając kontrahenta, zwraca się zazwyczaj uwagę na kilka kwestii. W pierwszej kolejności zatem sprawdza się uczciwość kontrahenta poprzez zweryfikowanie, czy rzeczywiście prowadzi on własną firmę, a także od ilu lat jego działalność funkcjonuje na rynku. Dodatkowo kładzie się również nacisk na regularność opłacania przez kontrahenta wszelkich zobowiązań względem budżetu państwa oraz innych kontrahentów. Oczywiście, bardzo istotną kwestią jest również sprawdzenie rzeczywistej sytuacji finansowej danego przedsiębiorstwa.
Do czynności weryfikacyjnych z reguły wykorzystuje się zapisy dotyczące danej firmy zawarte w Krajowym Rejestrze Sądowym. Jeśli jednak firma nie jest zarejestrowana we wspomnianej instytucji ze względu na fakt jej prowadzenia przez osobę fizyczną, w takim wypadku korzysta się z Ewidencji Działalności Gospodarczej. Zarówno w KRS, jak i w EDG można z powodzeniem sprawdzić również różne informacje odnoszące się do sytuacji finansowej danej jednostki. Także ZUS oraz urzędy skarbowe mogą na życzenie starającego się o to podmiotu gospodarczego wydać specjalne zaświadczenia o braku zaległości lub zaległościach w dokonywanych opłatach. Można także sprawdzić, czy dana firma, z którą zamierzamy współpracować, nie widnieje w Krajowym Rejestrze Dłużników.
Wiele cennych informacji na temat kondycji finansowej kontrahenta można również uzyskać, przeglądając odpowiednie zapisy w Monitorze Polskim B raz w sprawozdaniach Głównego Urzędu Statystycznego. Ogromną rolę w pozyskiwaniu konkretnych danych pełnią również niewątpliwie specjalne wywiadownie gospodarcze.
Należyta staranność w weryfikacji kontrahentów
Niekiedy weryfikacja klienta dokonana przez daną firmę okazuje się szczególnie ważna dla organów podatkowych. Dotyczy to przede wszystkim przypadków oszustw podatkowych. W takim wypadku sprawdza się przede wszystkim, czy przedsiębiorstwo przy weryfikacji swego kontrahenta dochowało tzw. należytej staranności. Chodzi tutaj o zweryfikowanie, czy w konkretnej sprawie, w której doszło do oszustwa w zakresie podatku VAT, podatnik mógł wiedzieć, że bierze udział w nielegalnej transakcji, mającej na celu wyłudzenie podatku VAT. Zachowanie należytej staranności w takim wypadku pozwala bowiem na zachowanie prawa do odliczenia naliczonego podatku pomimo dokonanego przez jego kontrahenta oszustwa podatkowego.
Co istotne, w tego typu przypadkach wymaga się, aby wszelkie czynności weryfikacyjne dokonać jeszcze przed przeprowadzeniem transakcji, a nie dopiero w jej trakcie. O tym, że przeprowadzona weryfikacja nie spełniała kryteriów rzetelności, mogą świadczyć różne przesłanki. W szczególności dotyczy to braku rejestracji kontrahenta w KRS oraz CEIDG. Oprócz tego zwraca się również uwagę, czy dana osoba jest zarejestrowana w organach skarbowych jako czynny podatnik VAT oraz, czy nie widnieje on w prowadzonym przez naczelnika urzędu skarbowego rejestrze podmiotów skreślonych z rejestru czynnych podatników VAT.
Co do zasady, nie powinny zostać również przeprowadzone transakcje, w przypadku których kontrahenci pomimo wyraźnego żądania ze strony współpracującego z nimi przedsiębiorstwa nie przedstawili żadnych zezwoleń i koncesji potwierdzających ich prawo do prowadzenia określonej działalności gospodarczej w określonym charakterze. Należy także sprawdzić, czy osoby działające w imieniu kontrahenta posiadają odpowiednie pełnomocnictwo do faktycznego działania w imieniu tej osoby, czy firmy.
