W 2019 roku weszły w życie nowe przepisy prawne, na mocy których osobom prowadzącym własną firmę udostępniono możliwość rozliczenia w kosztach działalności wynagrodzenia wypłaconego współmałżonkowi. Nie ma tutaj zasadniczo znaczenia, czy dana osoba pracuje w firmie swojego małżonka w oparciu o umowę o pracę, czy też umowę cywilnoprawną. Warto jednak zaznajomić się z zasadami rozliczania się ze współmałżonkiem oraz opłacania na jego rzecz składek ubezpieczeniowych i zaliczek na podatek dochodowy. Wszystkie potrzebne informacje znajdziesz w poniższym artykule.
Zatrudnienie małżonka – dotychczasowe zasady
W świetle obowiązujących do końca 2018 roku przepisów właściciele firm mogli doliczyć do kosztów swojej działalności gospodarczej jedynie faktury wystawione przez współmałżonka, prowadzącego osobną działalność. W pozostałych sytuacjach przedsiębiorcy nie mieli takiej możliwości. Obecnie prawo to zostało jednak rozszerzone na wszelkie formy współpracy z małżonkiem. Chodzi tutaj nie tylko o wynagrodzenie za pracę czy wykonane w ramach umów cywilnoprawnych zlecenia, ale także pracę nakładczą, stosunki służbowe, spółdzielczy stosunek pracy, praktyki absolwenckie, kontrakty menedżerskie oraz wykonywaną osobiście działalność naukową, artystyczną, publicystyczną itp. Od tej pory wynagrodzenie wypłacone współmałżonkowi w ramach zrealizowania przez niego danych usług przedsiębiorca może doliczyć do kosztów swojej działalności.
Prawa współmałżonka
Wykonywanie przez żonę lub męża prac na rzecz przedsiębiorcy na podstawie umowy o pracę oznacza konieczność traktowania współmałżonka jak zwykłego pracownika. W praktyce jest to równoznaczne z koniecznością zagwarantowania mu co najmniej minimalnego wynagrodzenia za wykonywaną pracę, ponadto trzeba również prowadzić jego akta osobowe oraz odprowadzać od niego zaliczki na podatek dochodowy, oraz składki na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne. Nie wolno zapomnieć także o podpisaniu obustronnej umowy.
Także w przypadku umów-zlecenie w standardowych okolicznościach należy zagwarantować małżonkowi minimalną stawkę godzinową przy jednocześnie prowadzonej ewidencji czasu pracy. Trzeba także opłacać zaliczki na podatek dochodowy oraz składki ubezpieczeniowe. W tym wypadku zatem wszystko przebiega w identyczny sposób, jak w przypadku każdego innego pracownika, a fakt powiązań rodzinnych łączących przedsiębiorcę z pracownikiem lub zleceniobiorcą nie ma tutaj większego znaczenia. Co istotne, prawo do wspólnego rozliczenia się z urzędem skarbowym zachowują tylko małżonkowie, którzy opodatkowali swoją działalność gospodarczą na zasadach ogólnych, nie dotyczy to natomiast ani karty podatkowej, ani ryczałtu czy też podatku liniowego.
Sposoby wyliczania składki ZUS
W przypadku umowy o pracę współmałżonka traktuje się jak osobę współpracującą. Pociąga to za sobą pewne konsekwencje w postaci konieczności opłacania składek za pracownika w oparciu o duży ZUS, jak również płacenia wspomnianych składek przez przedsiębiorcę. Właściciel firmy może odliczyć wysokość składek opłacanych za współmałżonka albo od dochodu (dotyczy to składek na ubezpieczenia społeczne), albo od podatku (składka zdrowotna). Z kolei składka na Fundusz Pracy traktowana jest jako koszt działalności. Natomiast w sytuacji podpisania ze współmałżonkiem umowy zlecenia obowiązują standardowe zasady rozliczania składek. A zatem składkę emerytalną, wypadkową, zdrowotną i rentową opłaca się obligatoryjnie, natomiast składkę chorobową cechuje fakultatywność.
Rozdzielność majątkowa
Niekiedy współmałżonkowie przed zawarciem związku małżeńskiego decydują się na podpisanie tzw. intercyzy. Oznacza to, że w ich przypadku stosuje się zasady charakterystyczne dla stanu rozdzielności majątkowej. Taka sytuacja w najmniejszym stopniu nie wpływa jednak ani na możliwość zatrudnienia współmałżonka, ani też na kwestie związane z opłacaniem składek ZUS oraz zaliczek na podatek dochodowy. Sporządzenie podpisanej przez obie strony intercyzy przed ślubem lub w trakcie trwania małżeństwa nie ma żadnego znaczenia w świetle wspomnianych kwestii.
Koszty firmowe a zatrudnienie małżonka
Zatrudnianie współmałżonka oraz małoletnich dzieci w oparciu o umowę o pracę pociąga za sobą konieczność opłacenia podatku dochodowego od wynagrodzenia zgodnie z zasadami ogólnymi. W przypadku wszystkich pozostałych umów podatek dochodowy opłaca się według zasad obowiązujących przy opodatkowywaniu samodzielnie prowadzonej działalności gospodarczej. Tak czy inaczej, wynagrodzenie netto zawsze zaliczane jest do kosztów uzyskiwania przychodów. Nie można jednak uznać za koszt prowadzenia działalności nieodpłatnej pracy świadczonej przez najbliższych krewnych na rzecz firmy współmałżonka czy rodzica. Co do zasady bowiem, wynagrodzenia, które nie zostały faktycznie wypłacone pracownikom lub zleceniobiorcom są z punktu widzenia przedsiębiorstwa nieodpłatnym przychodem, który zwolniono z podatku. Za koszty uznaje się jedynie opłacone przez przedsiębiorcę na rzecz członków najbliższej rodziny składki na ubezpieczenia społeczne, Fundusz Pracy oraz FGŚP.
