Oferty zakupów na raty kierowane są nie tylko do osób prywatnych, ale także do przedsiębiorców. Wielu z nich ulega atrakcyjnym z ich punktu widzenia promocjom, decydując się na nabycie konkretnych towarów lub usług z rozłożonymi terminami płatności. W szczególności wielką popularnością także wśród osób prowadzących własną działalność gospodarczą cieszą się zakupy na raty z odsetkami na poziomie 0%. W takiej sytuacji pojawia się jednak pytanie – jak taki zakup prawidłowo zewidencjonować w podatkowej księdze przychodów i rozchodów? Warto zaznajomić się z najbardziej elementarnymi regulacjami prawnymi odnoszącymi się do tych zagadnień.
Dokumentowanie zakupów na raty
Jeśli przedsiębiorca zdecyduje się na zakup jakiegoś towaru na raty, otrzymuje on fakturę, pomimo tego, iż termin spłaty całej należności został rozłożony na dłuższy czas. Dokument ten zawiera całościową kwotę, którą klient musi uiścić w zamian za towar. Natomiast w rubryce „zapłacono” umieszcza się adnotację odnoszącą się do kwoty, która została już rzeczywiście opłacona (zwykle jest to suma pierwszej raty). Kwoty kolejnych rat zamieszcza się natomiast w harmonogramie spłat, który stanowi zwyczajowy załącznik do umowy sprzedaży. Czasem jednak zdarza się, że informacje o kolejnej racie dołącza się do faktur odnoszących się do innych usług (tak zwykle dzieje się w przypadku dostawców usług telekomunikacyjnych). W tym wypadku rata nie stanowi jednak jednej z pozycji na fakturze, ale jest jedynie informacją przypominającą dla klienta. Czasem jednak zdarza się, że kwota raty zostaje dołączona do sumy na fakturze. Kolejnych rat nie wolno jednak księgować, gdyż w takich okolicznościach mielibyśmy do czynienia z niedozwolonym w prawie zdublowaniem kosztów.
Księgowanie zakupów na ratę
Fakturę stanowiącą dowód dokonania zakupu na raty, w której zawarto całościową kwotę zamówienia, księguje się w oparciu o datę jej wystawienia. W trakcie księgowania trzeba wziąć pod uwagę całościową kwotę do zapłaty pomimo rozłożenia płatności na części. Jeśli zakupiony towar będzie miał w firmie status środka trwałego, w takim wypadku kosztem podatkowym z punktu widzenia przedsiębiorcy staną się odpisy amortyzacyjne. Z kolei odliczenie VAT odbywa się zgodnie z datą przekazania faktury odbiorcy.
Ujmowanie zakupów na raty w księdze przychodów i rozchodów
Nabywca, który otrzymał fakturę, musi uiścić w prowadzonej przez siebie księdze przychodów i rozchodów całościową kwotę, na którą opiewa faktura. Zobowiązanie to dotyczy również tych przypadków, w których nie zapłacono od razu całej kwoty, z uwagi na rozłożenie płatności na raty. Jeśli kupujący płaci VAT, musi ująć w kosztach uzyskania przychodów pełną wartość netto widniejącą na fakturze. Natomiast w przypadku podmiotów zwolnionych z opłacania VAT bierze się pod uwagę wartość brutto zakupionego towaru. Odpisy amortyzacyjne od środków trwałych na fakturze dokonuje się również od pełnej wartości widniejącej na fakturze. Należy je ujmować co miesiąc w kosztach podatkowych mimo zakupów dokonanych w systemie ratalnym. W ewidencji nie ujmuje się dalszych rat, trzeba tylko na bieżąco rozliczać wpłacone należności. Ewentualne podwójne ujęcie wydatku w kosztach firmowych jest działaniem niedozwolonym przez prawo i może pociągać za sobą określone sankcje karne.
Co z odsetkami?
Zakupy na raty zwykle wiążą się z koniecznością opłacania przy każdej z rat odsetek za zwłokę w płatnościach. Faktyczne zaliczenie odsetek do kosztów uzyskania przychodów zależy od tego, czy faktycznie zostały one opłacone. Zgodnie z obowiązującym ustawodawstwem, kosztem uzyskania przychodu nie mogą być odsetki, które zostały jedynie naliczone, nie doszło jednak do ich rzeczywistego opłacenia. Ponieważ na możliwość uznania odsetek za koszt uzyskania przychodu wpływa ich realna spłata, harmonogram opłat nie może być uznany za wystarczający dowód świadczący o prawach kupującego. Odsetki można ująć w kosztach jedynie w oparciu o stosowne dowody wewnętrzne. Należy to uczynić w kolumnie 13 KPiR, czyli tam, gdzie wpisuje się wszystkie pozostałe wydatki. W celach dowodowych warto też wykorzystać wydane przez sprzedającego potwierdzenie zapłaty odsetek.
Podsumowanie
Zakupy na raty można ująć w kosztach uzyskania przychodów. Pomimo zapłaty w danym terminie tylko części zobowiązania, przy ewidencjonowaniu wydatku w księdze przychodów i rozchodów zamieszcza się całościową kwotę, na którą opiewa faktura. Nie ma potrzeby ujmowania każdej raty z osobna, a nawet takie działanie byłoby wysoce niewskazane. Doszłoby bowiem do zdublowania kosztów uzyskania przychodów, co samo w sobie uznaje się za działanie niezgodne z prawem. Także odsetki mogą być kosztami uzyskania przychodów. Następuje to jednak pod warunkiem faktycznego opłacenia tych należności. Dokumentuje się je zwykle przy wykorzystaniu pewnych wewnętrznych dowodów, pod które podpina się dowód zapłaty odsetek. Wydatki na opłacanie rat zakupu ujmuje się w kolumnie 13 KPiR.
