Urlop wypoczynkowy przysługuje każdemu pracownikowi na umowę o pracę. Jeżeli w bieżącym roku urlop nie zostanie wykorzystany, powinien zostać przeniesiony na kolejny rok. W przypadku, gdy umowa o pracę wygaśnie lub zostanie rozwiązana, czyli nie zostanie przedłużona przez pracodawcę i pracownika – pracodawca zmuszony jest wypłacić pracownikowi ekwiwalent pieniężny za niewykorzystany urlop.
Jak obliczyć dany ekwiwalent pieniężny?
Na początku warto podkreślić, że każdy ekwiwalent obliczany jest na dany rok (bieżący), nawet jeżeli urlop został przeniesiony z roku poprzedniego. Pracownik nie musi być zatrudniony na pełny etat, aby ekwiwalent został wypłacony. Jeżeli dany pracownik miał określoną część etatu – przy obliczeniach obniża się wartość współczynnika.
Aby obliczyć wskaźnik ekwiwalentu (np. za rok 2014), niezbędne jest posiadanie dokładnych danych na temat ilości występujących dni wolnych od pracy, takich jak: niedziele, soboty, czy święta, w danym roku kalendarzowym (łączna ilość tych dni).
Dla przykładu: w roku 2014 było łącznie 365 dni, z czego 52 to niedziele, 52 to dni wolne od pracy i 11 to dni świąteczne, czyli dni pracy pozostało 250 dni.
Te 250 dni należy podzielić przez okres 12 miesięcy, a więc:
250 dni / 12 miesięcy = 20,83 → współczynnik ekwiwalentu na rok 2014
Następnie trzeba zebrać dane na temat wartości wynagrodzenia stałego, potem podzielić tę podstawę przez uzyskany współczynnik ekwiwalentu oraz przez normę czasu pracy (w tym wypadku 8h). Na koniec dany ekwiwalent za 1 godzinę urlopu, należy pomnożyć przez liczbę godzin występujących w dniach niewykorzystanego urlopu (np. 4 dni niewykorzystane to 8h x 4 = 32 godziny).
Dla przykładu: Dany pracownik zatrudniony w firmie XYZ rozpoczął swoją pracę, jako stażysta (darmowy staż), lecz po trzech miesiącach, pracodawca wyraził chęć nawiązania z nim dalszej współpracy i przedłożył mu umowę o pracę, jednakże z zastrzeżeniem, że przytrzymuje go jeszcze na okres próbny (kolejne 3 miesiące), a z nowym rokiem podpiszą już stałą umowę o pracę. Wszystko dlatego, że dany pracownik odbywał staż w dziale obsługi Klienta, a teraz zgłosił chęć przejścia na dział techniczny i musiał znowu wdrożyć się na dane stanowisko pracy (tak więc stanowisko pracy zdecydowanie różniło się od poprzedniego, ponieważ dotyczyło aspektów bardziej dogłębnych, niżeli poprzednio – powierzchownych). Umowa kończyła się z końcem grudnia, ale nie została przedłużona, ponieważ pracownik nie sprawdził się na wybranym przez siebie stanowisku pracy. Pracownikowi przysługiwały 4 dni pracy, ale wykorzystał tylko 2 dni. Pracodawca zmuszony był wypłacić ekwiwalent pieniężny.
Obliczenia:
Podstawa wynagrodzenia to 1700 zł
Podzielona podstawa przez uzyskany powyżej współczynnik: 1700 zł / 20,83 = 81,61 zł
Wynik podzielony przez normę pracy (8h): 81,61 zł / 8h = 10,20 zł
Pomnożony ekwiwalent za 1 h pracy z niewykorzystanymi dniami: 10,20 zł x 32 godziny = 326,40 zł → tyle pracodawca musi wypłacić danemu pracownikowi.
W przypadku, gdy pracownik nie jest zatrudniony na pełny etat, o czym mowa była wcześniej – obniża się wartość współczynnika ekwiwalentu w następujący sposób:
- 1/4 etatu – 5,21 zł
- 1/2 etatu – 10,42 zł
- 3/4 etatu – 15,62 zł
- 1/3 etatu – 6,94 zł
