Według Rozporządzenia Ministra Finansów, dotyczącego prowadzenia PKPiR wynika, iż podatnicy, którzy wypłacają swoim pracownikom należności ze stosunku pracy są zobowiązani do prowadzenia indywidualnych kart przychodów pracowników, zwanych ”kartami przychodów” – sporządzane są imiennie dla każdego pracownika.
Powyższy obowiązek prowadzenia kart przychodów, dotyczy tylko pracowników, którzy zatrudnieni są na umowę o pracę.
Natomiast obowiązek sporządzania kart przychodów pracowników, należy do pracodawców, którzy prowadzą swoją księgowość w KPiR lub w formie ryczałtu. W przypadku jednostek prowadzących pełną rachunkowość, nie zostały wskazane obowiązki w zakresie kart przychodów. W praktyce wypłaty z reguły ewidencjonowane są dowodem księgowym zgodnym z zasadami sporządzania kart przychodów pracowników.
Pracodawca (podatnik), który zobowiązany jest do prowadzenia kart przychodów swoich pracowników, musi wypełnić kartę nie później niż do 20 dnia następnego miesiąca. Jest to zależne od terminu przewidzianego dla przekazania zaliczki na podatek dochodowy od tych przychodów na rachunek właściwego urzędu skarbowego.
Karty przychodów pracowników powinny zawierać podstawowe dane osobowe o każdym z nich, czyli dane takie jak:
– Imię;
– Nazwisko;
– Numer identyfikacji podatkowej (NIP) LUB PESEL.
oraz dodatkowe dane (szczegółowe), takie jak:
– Miesiąc, w którym nastąpiła wypłata;
– Sumę osiągniętych w danym miesiącu przychodów brutto ;
– Koszty uzyskania przychodów;
– Składkę na ubezpieczenia społeczne (emerytalne, rentowe, chorobowe);
– Podstawę obliczenia zaliczki w danym miesiącu;
– Razem dochód narastająco od początku roku;
– Kwotę należnej zaliczki na podatek dochodowy obliczonej zgodnie z przepisami ustawy o podatku dochodowym;
– Składkę na powszechne ubezpieczenie zdrowotne;
– Należną zaliczkę na podatek dochodowy;
– Datę przekazania zaliczki na rachunek urzędu skarbowego, którym kieruje właściwy naczelnik urzędu skarbowego.
Warto jeszcze podkreślić, iż powyżej opisane karty przychodów mogą być prowadzone w nieco łatwiejszy sposób (niżeli tradycyjny), a więc poprzez zastosowanie technik informatycznych. Jest to dużo szybsza i wygodniejsza forma rozwiązania, niżeli ręczne wypełnianie kart – metoda bardzo czasochłonna. Jednakże podatnik, który korzysta z zastosować informatycznych jest zobowiązany sporządzać wydruk zapisów dokonanych za dany miesiąc do terminu ich wypełniania.
