Najczęściej wystawiany dokument potwierdzający transakcje sprzedażowe (jak i zakupowe) nazywany fakturą obecnie nie musi posiadać w swoim tytule nazewnictwa „Faktura VAT”.
Od roku 2013 na dokumencie faktury żadna nazwa nie jest wymagana. Wymagane są natomiast elementy (dane), jakie muszą znaleźć się na tego typu dokumencie. Oznacza to również, że nie jest zabronione używanie nazwy na dokumencie. Jeżeli podatnicy chcą nazwać swój dokument, mimo braku obowiązku, mogą ją oczywiście określić nazwą,,Faktura” lub „Faktura VAT”.
Warto jeszcze wspomnieć, że zostały zniesione przepisy o obowiązku nazewnictwa dokumentów jako „Oryginał” i „Kopia”. Można tę nazwy zastąpić nazwą „Pierwszy egzemplarz” i „Drugi egzemplarz”.
Jakie elementy musi posiadać dokument, aby był uznany za fakturę?
Faktura VAT nie musi być nazywana konkretnym słowem, ale musi posiadać obowiązkowe elementy, które zapisane są w obowiązującym rozporządzeniu. Dokument, który będzie posiadał poszczególne elementy zostanie uznany za fakturę.
Według Rozporządzenia Ministra Finansów dotyczącego m.in. zasad wystawiania faktur jasno precyzuje co powinna zawierać faktura:
- Imiona i nazwiska lub nazwy bądź nazwy skrócone sprzedawcy i nabywcy oraz ich adresy.
- NIP sprzedawcy i nabywcy.
- Data wystawienia faktury oraz data zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi (o ile taka data jest określona i różni się od daty wystawienia). W przypadku sprzedaży o ciągłej podatnik może podać na fakturze miesiąc i rok dokonania sprzedaży.
- Nazwę towaru lub usługi.
- Jednostkę miary i ilość sprzedanych towarów lub rodzaj wykonanych usług.
- Cenę jednostkową towaru lub usługi bez kwoty podatku (cenę jednostkową netto).
- Wartość towarów lub wykonanych usług, których dotyczy sprzedaż, bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto.)
- Stawki podatku.
- Sumę wartości sprzedaży netto towarów lub wykonanych usług z podziałem na poszczególne stawki podatku i zwolnionych od podatku oraz niepodlegających opodatkowaniu.
- Kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto towarów (usług), z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku.
- Wartość sprzedaży towarów lub wykonanych usług wraz z kwotą podatku (wartość sprzedaży brutto), z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku lub zwolnionych od podatku, lub niepodlegających opodatkowaniu.
- Kwotę należności ogółem wraz z należnym podatkiem, wyrażoną cyframi i słownie.
- Jak wynika z ustawy o podatku od towarów i usług oraz wydane na jej podstawie rozporządzenia w sprawie wystawiania faktur nie wprowadzone zostały wymagania podpisywania ani tym bardziej stawiania pieczątek na fakturze.
Czy rezygnować z nazewnictwa dokumentów?
Przedsiębiorcy mogą pozostawić nazewnictwo faktur dla własnego porządku w dokumentach, jak i dla kontrahentów, którzy nie koniecznie są obeznani w każdych zmianach w przepisach i mogą wymagać konkretnego nazewnictwa od swojego sprzedawcy, aby mogli w łatwy sposób odróżnić od siebie posiadane dokumenty.
Jeżeli chodzi o nazewnictwo tytułów „Oryginał” a „Kopia”, przedsiębiorca dla własnego porządku i ładu w dokumentach może chcieć je odpowiednio oznaczać. Nie ma oczywiście cod o tego żadnych zastrzeżeń, przedsiębiorca może nadal oznaczać swoje dokumenty w ten sposób. Tym bardziej jeżeli wymaga tego Klient. Oczywiście nie zmienia się fakt drukowania dokumentu w dwóch egzemplarzach, ale nic nie stoi na przeszkodzie, aby nazewnictwo dla utrzymania ładu w dokumentach sprzedawcy, jak i nabywcy pozostało w stanie niezmienionym, a więc było widocznie oznaczone.
Podsumowując w/w zmiany:
- Nie ma obowiązku nazewnictwa na fakturach. Jednakże można stosować zamiast nazwy „Faktura VAT” po prostu nazwę „Faktura”.
- Nie ma również obowiązku nazewnictwa dokumentów, jako „Oryginał” i „Kopia” (w przepisach jest mowa o sformułowaniu „Pierwszy egzemplarz”, „Drugi egzemplarz”).
