Już od wielu lat (dokładnie od 2004 roku) nie obowiązuje wymóg podpisów na dokumentach potwierdzających zawarcie transakcji między stronami.
Kiedyś wymagany był na dokumentach podpis odręczny wystawiającego fakturę wraz z pieczątką – obecnie, wymóg ten został zniesiony. Ani sprzedawca ani odbiorca nie mają obowiązku podpisywania dokumentów.
Można zatem założyć, że faktury pozbawione odręcznego podpisu wystawcy są poprawne w rozumieniu prawa oraz nie ma podstaw do kwestionowania ich wiarygodności ze względu na te braki.
Z czego wynika brak obowiązku podpisu/pieczątek?
W związku z wejściem Polski do Unii Europejskiej w dniu 1 maja 2004 roku, polskie przepisy w zakresie podatku od towarów i usług zostały dostosowane do obowiązujących przepisów w UE. Dlatego też został zniesiony między innymi obowiązek podpisywania faktur VAT zarówno przez sprzedawców, jak i nabywców.
Warto również podkreślić, iż nie ma obowiązku posiadania upoważnienia do wystawiania faktur VAT bez podpisu osoby upoważnionej do jej odbioru.
Jakie obowiązkowe elementy powinna posiadać faktura?
Jak wspomniano już powyżej, nie ma żądnego obowiązku podpisywania i opieczętowania faktury. Tak więc faktura VAT jest ważna bez podpisu wystawcy i odbiorcy, jak i bez pieczątki. Jednakże dokument ten musi posiadać elementy (dane), dzięki którym zostanie uznany za fakturę. Szczegółowo wymienione elementy znajdują się w Rozporządzeniu Ministra Finansów (oraz poniżej).
Elementy, które muszą znaleźć się na fakturze:
- imiona i nazwiska lub nazwy bądź nazwy skrócone sprzedawcy i nabywcy oraz ich adresy,
- numery identyfikacji podatkowej sprzedawcy i nabywcy,
- numer kolejny faktury oznaczonej jako „FAKTURA VAT”,
- dzień, miesiąc i rok wystawienia faktury, a w przypadku, gdy data ta różni się od daty sprzedaży, również datę sprzedaży; w przypadku sprzedaży o charakterze ciągłym podatnik może podać na fakturze miesiąc i rok dokonania sprzedaży, pod warunkiem podania daty wystawienia faktury,
- nazwę (rodzaj) towaru lub usługi,
- miarę i ilość sprzedanych towarów lub zakres wykonanych usług,
- cenę jednostkową towaru lub usługi bez kwoty podatku (cenę jednostkową netto),
- wartość towarów lub wykonanych usług, których dotyczy sprzedaż, bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto),
- stawki podatku,
- sumę wartości sprzedaży netto towarów lub wykonanych usług z podziałem na poszczególne stawki podatku i zwolnionych od podatku oraz niepodlegających opodatkowaniu,
- kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto towarów (usług), z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku,
- kwotę należności ogółem wraz z należnym podatkiem.
Podsumowując. Wszelkie faktury, które nie posiadają podpisów i pieczątek wystawcy i odbiorcy są ważne. Prawo polskie nie narzuca w/w wymogów i wystawca, który na dokumencie sprzedaży zawrze niezbędne elementy zawarte w rozporządzeniu będzie mógł uznać swój dokument jako ważną fakturę – bez przeszkód może wykorzystać ją do czynności księgowych i podatkowych.
Jednakże warto wspomnieć o tym, iż przedsiębiorcy dosyć często dodatkowo stosują podpis elektroniczny, aby uwiarygodnić jej autentyczność i zwiększyć bezpieczeństwo. Często wymagają tego również kontrahenci. Prawo nie zabrania ani składania podpisów ręcznych, ani elektronicznych, jednakże nie narzuca obowiązku ich umieszczania.
