Jeżeli przedsiębiorca kupuje oprogramowanie w celu użytkowania w firmie, na przykład oprogramowanie graficzne to innymi słowy kupuje licencję, która pozwala mu użytkować dane oprogramowanie w celach firmowych, ale na określonych warunkach. Według prawnego punktu widzenia, licencja zaliczana jest do wartości niematerialnych i prawnych (WNiP), których należy wprowadzić do ewidencji środków trwałych (ŚT) lub wartości niematerialnych i prawnych (WNiP) – wszystko zależy od wartości danej licencji i okresu przydatność.
ZAKUPIONE OPROGRAMOWANIE KOMPUTEROWE
Jak rozliczyć zakupione oprogramowanie?
Zakup nowego oprogramowania, należy oczywiście zaksięgować w odpowiedni sposób. Sposób księgowania jest zależny od ceny nabycia oprogramowania – koszt zakupu licencji wraz z dodatkowymi usługami, takimi jak: konfiguracja, przeniesienie danych, przygotowanie dokumentacji, konsultacje przed uruchomieniem oprogramowania, wdrożenie lub instalacja i inne koszty związane z zakupem, dostarczeniem czy uruchomieniem oprogramowania.
Jeżeli po zsumowaniu powyższych wydatków wartość nabycia licencji wyniesie więcej niż 3500 zł netto oraz oprogramowanie na licencji będzie wykorzystywane dłużej niż rok to przedsiębiorca zmuszony jest zaliczyć licencję do WNiP i następnie wprowadzić ją do ewidencji. Oczywiście obliczona cena nabycia licencji po zsumowaniu p.w. pozycji będzie nazywana wartością początkową.
Natomiast wartość niższa niż 3500 zł netto może być również kwalifikowana jako WNiP, ale nie musi. Przedsiębiorca ma prawo wyboru czy licencja na oprogramowanie:
- jest WNiP i w tym wypadku zalicza się ją jako wydatek poniesiony na zakup do kosztów uzyskania przychodu (w dacie jego nabycia),
- zostanie wprowadzona do ewidencji ŚT oraz WNiP i w tym wypadku zostanie dokonana jednorazowa amortyzacja w miesiącu przeznaczenia oprogramowania do użytku (lub w następnym miesiącu),
- zostanie wprowadzona do ewidencji ŚT i WNiP i w tym wypadku zostanie dokonana amortyzacja na zasadach ogólnych (jak dla licencji o wartości początkowej przekraczającej 3500 zł netto).
Należy podkreślić tutaj, że jeżeli okres przydatności oprogramowania będzie krótszy niż rok to zakup oprogramowania może stanowić jedynie jednorazowy koszt uzyskania przychodu (w dacie nabycia).
Co z aktualizacją oprogramowania a wartością początkową?
Większa część oprogramowań komputerowych, które zaliczane są do WNiP mogą podlegać ciągłym aktualizacjom mającym na celu poprawianie i unowocześnianie zakupionej wersji programu. Oznacza to jednak, że aktualizowanie wiąże się z dodatkową opłatą, która może nawet przekroczyć niekiedy wartość podstawowej wersji programu.
Podatkowe skutki ulepszenia składników majątku trwałego reguluje art. 22g ust. 17 updof oraz art. 16g ust. 13 updop. Jednakże przepisy dotyczą tylko i wyłącznie środków trwałych.
W prawie nie istnieje zapis o możliwości ulepszenia składnika majątku jako WNiP jakim jest licencja na oprogramowanie. Nie ma więc możliwości podwyższenia wartości WNiP.
Jeżeli wartość aktualizacji wynosi 3500zł netto lub mniej to koszt jednorazowo można zaliczyć do pośrednich kosztów uzyskania przychodów w momencie zakupu. Jeżeli jednak wartość 3500 zł zostanie przekroczona to zakup aktualizacji traktuje się jako zakup nowego oprogramowania.
Zakup jednorazowej aktualizacji oprogramowania wiąże się z nabyciem osobnej licencji co oznacza, że zakup ten nie ma wpływu na rozliczenie podstawowej wersji programu.
„To czy aktualizacja oprogramowania będzie stanowiła odrębną wartość niematerialną i prawną, czy też w ewidencji figurować będzie jedynie pierwotna wersja użytkowanego na podstawie umowy licencyjnej oprogramowania, uzależnione jest przede wszystkim od tego, czy podatnik w wyniku aktualizacji zawiera nowe umowy licencyjne, czy też zawarta została tylko jedna umowa z możliwością aktualizacji udostępnionego użytkownikowi oprogramowania. W sytuacji, gdy aktualizacji programu komputerowego towarzyszy licencja, aktualizacja co do zasady oznacza nabycie nowej, odrębnej wartości niematerialnej i prawnej podlegającej amortyzacji” (postanowienie Naczelnika Pomorskiego Urzędu Skarbowego w Gdańsku z 10 października 2006 r., nr DP/423-0113/06/AK).
Jeżeli zaś nabycie nowej aplikacji lub inny sposób ulepszenia programu następuje w ramach dotychczasowej licencji, nakłady z tym związane zaliczone zostaną bezpośrednio do kosztów uzyskania przychodów.
„Wydatki ponoszone na modyfikację systemu (…) mają na celu dostosowanie tego systemu do potrzeb Spółki, tj. jego udoskonalenie pod względem użytkowym i funkcjonalnym, jak również m.in. dostosowanie do wymogów zmieniających się przepisów prawa podatkowego. W konsekwencji są zatem wydatkami ponoszonymi w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów. (…) Z poniesieniem wydatków na modyfikację oprogramowania uprzednio przyjętego do używania nie jest związane udzielenie nowej licencji ani przeniesienie praw autorskich. W ocenie Spółki, skoro określona kategoria wydatków nie została wymieniona w art. 16b updop, to nie może być traktowana jako wartość niematerialna i prawna podlegająca amortyzacji. Zatem wydatki związane z modyfikacją oprogramowania (…) nie stanowią nabycia odrębnej wartości niematerialnej i prawnej w rozumieniu ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych”. – Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie w interpretacji indywidualnej z 8 września 2009 r., nr IPPB5/423-419/09-2/JC, stwierdzając:
OPROGRAMOWANIE WYKONANE NA ZAMÓWIENIE
Bywa, że przedsiębiorcy zlecają wykonanie jakiegoś oprogramowania na zamówienie. W tym wypadku zamiast licencji przedsiębiorca może nabyć majątkowe prawa autorskie. Oczywiście nabycie praw majątkowych również zaliczane jest do WNiP i rozliczanie jego zakupu stosuje się na podobnych zasadach co powyżej.
Trzeba jednak podkreślić, że jeżeli całkowita wartość oprogramowania przekracza 3500 zł netto, a jego przydatność będzie dłuższa niż rok – przedsiębiorca rozlicza koszt za pomocą odpisów amortyzacyjnych w momencie przeznaczenia go do użytku, czyli od momentu jego uruchomienia.
ZAKUP OPROGRAMOWANIA Z KOMPUTEREM
W sytuacji, gdy przedsiębiorca kupuje nowy komputer z oprogramowaniem (np. system operacyjny) i wprowadza komputer do ewidencji ŚT to może potraktować sumę łączną komputera wraz z oprogramowaniem jako jeden składnik majątku – uznaje wartość początkową jako (wartość komputera + oprogramowania).
Warto podkreślić, że przedsiębiorca może zaliczyć pełną sumę wartości wspólnej do ewidencji ŚT nawet jeżeli oprogramowanie zostało kupione osobno i nie było dołączone czy też wgrane do komputera. Jednakże odnosi się to tylko do oprogramowania, które jest niezbędne do pracy komputera. Tak więc wszelkie zwykłe programy, które są dodatkowym oprogramowaniem (bez których komputer i tak będzie działał) nie mogą być rozliczane w powyższy sposób.
OPROGRAMOWANIE ONLINE
Przedsiębiorca, który zakupił oprogramowanie online, które nie wymaga instalacji na dysku komputera ponieważ jest dostępne przez Internet np. w formie tzw. ”chmury” czyli za pomocą przeglądarki internatowej (np. księgowość online) nie jest WNiP a usługą. Korzystanie z takiego oprogramowania jest podpisane umową o świadczeniu usług, a nie w ramach licencji.
Jednakże abonament za korzystanie z powyższego oprogramowania online można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu.
