Wszelkie zwroty towarów czy też zmiany cen konkretnych produktów – spowodowane udzielonymi rabatami, mogą być dokumentowane poprzez fakturę korygującą. Jak wspomniano już we wcześniejszych artykułach – nie ma obowiązku podpisu faktur ani umieszczania na nich pieczątek. Tak więc przy fakturach korygujących obowiązek ten również został zniesiony.
Jednakże przedsiębiorca, który chce obniżyć kwotę podatku VAT należnego (art. 29 ust. 1 pkt. 4a ustawy o VAT ) musi koniecznie posiadać potwierdzenie odbioru faktury korygującej przez kontrahenta. Podatnik musi posiadać odbiór faktury jeszcze przed terminem kiedy musi złożyć deklarację za okres, w którym to faktura korygująca została wystawiona. Jeżeli jednak z wyjątkowych przyczyn podatnik nie uzyska potwierdzenia na czas (przed terminem o którym mowa powyżej) ma prawo do obniżenia podatku należnego z wystawionej faktury korygującej w rozliczeniu za okres, w którym to potwierdzenie otrzymał.
Warto jeszcze podkreślić, że jeżeli podatnik zobowiązany jest natomiast do podwyższenia podatku VAT może dokonać korekty deklaracji bez względu na to czy otrzymał potwierdzenie czy też nie. Jeżeli chodzi o moment ujęcia korekty faktury w rozliczeniu podatku VAT to jest on zależny od tego czy nastąpiło to w chwili wystawienia faktury pierwotnej czy też po wystawieniu faktury pierwotnej. W pierwszym przypadku korekta powinna być więc rozliczona w deklaracji za okres, w którym wykazany został podatek. Natomiast w drugim przypadku korektę należy dokonać w miesiącu w którym to wystąpił czynnik, który wywołał konieczność wystawienia faktury – w miesiącu wystawienia faktury korygującej.
W jakiej formie może nastąpić potwierdzenie odbiory faktury korygującej?
W przepisach ustawy o VAT nie została narzucona forma potwierdzenia. Organy podatkowe akceptują każdy rodzaj potwierdzenia, byle by można dzięki niemu swobodnie ustalić kiedy faktura korygująca dotarła do nabywcy.
Fiskus akceptuje takie formy potwierdzenia, jak:
- list polecony ze zwrotnym potwierdzeniem odbioru,
- odesłanie faktury korygującej z podpisem oraz datą odbioru,
- pisemne potwierdzenie odbioru,
- elektroniczne potwierdzenie odbioru faktury korygującej,
- fax potwierdzający odbiór korekty.
Warto tutaj podkreślić, że niekiedy uzyskanie potwierdzenia od odbiorcy jest niemożliwe, ponieważ nie ma z nim żadnego kontaktu, a wszelkie próby uzyskania kończą się fiaskiem. W tym wypadku organy podatkowe pozwalają na obniżenie podstawy opodatkowania jednakże wnioskodawca musi wykazać, że dołożył wszelkich starań, aby otrzymać potwierdzenie odbioru od nabywcy i że sprawdził, iż nabywca zapoznał się z fakturą.
Kiedy nie trzeba posiadać potwierdzenia odbioru faktury korygującej?
Zgodnie z art. 29a ust. 15 ustawy o podatku od towarów i usług, nie jest wymagane potwierdzenie odbioru faktury, gdy dotyczy:
- eksportu towarów i wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów,
- dostawy towarów i świadczenia usług, dla których miejsce opodatkowania znajduje się poza terytorium kraju,
- sprzedaży: energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej, gazu przewodowego, usług telekomunikacyjnych oraz usług wymienionych w poz. 140-153, 174 i 175 załącznika nr 3 do ustawy oraz
- gdy podatnik nie uzyskał potwierdzenia, mimo udokumentowanej próby doręczenia faktury korygującej i z posiadanej dokumentacji wynika, że nabywca towaru lub usługobiorca wie, że transakcja została zrealizowana zgodnie z warunkami określonymi w fakturze korygującej.
* Warto wspomnieć, że jeśli podatnik nie otrzymał potwierdzenia odbioru korekty mimo próby jej dostarczenia, jak wspomniano wyżej, wówczas może obniżyć podstawę opodatkowania nie wcześniej niż w deklaracji podatkowej składanej za okres rozliczeniowy, w którym zostały łącznie spełnione wszystkie przesłanki z wyżej wymienionego punktu 4.
Potwierdzenie odbioru w formie elektronicznej – informacje
Kiedy można odliczyć VAT naliczony z e-faktury? Jak potwierdziła warszawska Izba Skarbowa, prawo do odliczenia powstanie w miesiącu otrzymania wiadomości e-mail z załączonym plikiem faktury.
Co może być uznane za takie potwierdzenie w przypadku e-fakturowania?
– przesłany przez klienta e-mail zestawienia otrzymanych faktur korekt (e-mail będzie zawierał informację o dacie otrzymania e-faktury korekty przez klienta)
– albo podgląd e-faktury korekty, gdzie będą takie informacje jak: status dostarczenia dokumentu i data dostarczenia do kontrahenta, jest wystarczającym dokumentem do obniżenia podstawy opodatkowania.
*Przy czym zaznacza się, że pierwszy sposób dotyczy potwierdzania faktur zarówno papierowych, jak i elektronicznych, a drugi – wyłącznie e-faktur.
Moment dostarczenia i otrzymania faktury / faktury korygującej – informacje
W przypadku przesłania faktury w formacie PDF na adres e-mail odbiorcy za moment dostarczenia faktury uznajemy moment zarejestrowania wysyłki na serwerze wysyłającego – dotyczy to zarówno faktur, jak i faktur korygujących. Należy bowiem założyć, że w przypadku gdyby faktura nie dotarła na serwer nabywcy wystawiający fakturę otrzymałby informację zwrotną z serwera nabywcy.
Z kolei w przypadku faktury udostępnianych na serwerze za pośrednictwem platformy internetowej należy stwierdzić, że momentem otrzymania faktury, czy też faktury korygującej będzie udostępnienie faktury/faktury korygującej w systemie, które będzie następowało na żądanie klienta. Przy czym dla ustalenia momentu otrzymania faktury przez klientów nie jest istotne zaewidencjonowanie przedmiotowych faktur w systemie nabywcy.
Powyższe stanowisko dotyczące momentu otrzymania faktury/faktury korygującej wystawionej w formie elektronicznej potwierdzają m. in. interpretacje organów podatkowych.
Kiedy wystawić fakturę korygującą?
Jak wspomniano już wcześniej, fakturę korygującą wystawia się do faktury pierwotnej, w przypadku gdy potrzebna jest korekta do naniesienia zmian.
Wystawia się ja w przypadku, gdy:
- udzielony został rabat, co wywołało zmianę ceny,
- udzielone zostały opusty i obniżki cen,
- towary i opakowania zostały zwrócone sprzedawcy,
- podwyższono cenę lub stwierdzono pomyłkę w cenie, kwocie, stawce podatku znajdującej się na fakturze,
- zapłata została zwrócona nabywcy w całości lub części.
Jakie elementy posiada faktura korygująca?
Faktura korygująca jest dokumentem księgowym, co oznacza, że musi być sporządzana w określony sposób i musi zawierać informacje obowiązkowo wymagane poprzez przepisy prawa – art. 106j ust. 2 ustawy o podatku od towarów i usług.
W związku z powyższym, faktura korygująca musi zawierać:
- numer kolejny oraz datę wystawienia,
- zwrot: “faktura korygująca” lub “korekta”,
- dane zawarte w fakturze pierwotnej, której dotyczy faktura korygująca,
- przyczynę korekty,
- stawki opodatkowania, jeśli to one uległy zmianie lub kwota podatku należnego, jeśli to ona uległa zmianie,
- w innych przypadkach prawidłową treść korygowanych pozycji, gdy nie zostaje zmieniona podstawa opodatkowania.
