Rozporządzenie w sprawie prowadzenia PKPiR nakłada na podatników obowiązek prowadzenia tej ewidencji rzetelnie oraz w sposób niewadliwy. Dlatego też za niewadliwą uważa się księgę prowadzoną zgodnie z przepisami rozporządzenia jak i objaśnieniami do wzoru księgi. Czyli w przypadku, w którym prowadzący PKPiR zaniecha pewnych czynności, oznaczeń, podsumowań, wpisów w poszczególnych kolumnach itp., PKPiR może zostać uznana za wadliwą.
Księga rzetelna to taka, w której umieszczone zapisy odzwierciedlają stan rzeczywisty. Rozporządzenie jednak pozwala tutaj na pewne niedokładności. Bowiem księga zostanie uznana za rzetelną, również w momencie gdy:
1) niewpisane lub błędnie wpisane kwoty przychodu nie przekraczają łącznie 0,5% przychodu wykazanego w księdze za dany rok podatkowy lub przychodu wykazanego w roku podatkowym do dnia, w którym organ podatkowy stwierdził te błędy,
2) brak właściwych zapisów jest związany z nieszczęśliwym wypadkiem albo zdarzeniem losowym, które uniemożliwiło podatnikowi prowadzenie księgi,
3) błędy spowodowały podwyższenie kwoty podstawy opodatkowania, z wyjątkiem błędów polegających na niewykazaniu albo zaniżeniu kosztów zakupu materiałów podstawowych, towarów handlowych oraz kosztów robocizny,
4) podatnik uzupełnił zapisy lub dokonał korekty błędnych zapisów w księdze przed rozpoczęciem kontroli przez organ podatkowy lub w terminie, w którym podatnikowi przysługuje uprawnienie do skorygowania deklaracji na podstawie art. 62 ust. 4 ustawy o Krajowej Administracji Skarbowej (kontrolowanemu przysługuje w terminie 14 dni od dnia doręczenia upoważnienia do przeprowadzenia kontroli celno-skarbowej uprawnienie do skorygowania deklaracji w zakresie objętym tą kontrolą; korekta deklaracji złożona po upływie tego terminu, a przed zakończeniem kontroli celnoskarbowej nie wywołuje skutków prawnych),
5) błędne zapisy są skutkiem oczywistej omyłki, a podatnik posiada dowody księgowe odpowiadające warunkom wskazanym w rozporządzeniu.
Zasady określone w powyższych punktach stosuje się także w przypadku stwierdzenia braku zapisów lub błędnych zapisów dotyczących kosztów uzyskania przychodu.
| Księga zostanie uznana za rzetelną również wtedy, kiedy podatnik uzupełnił zapisy lub dokonał korekty błędnych zapisów w księdze przed rozpoczęciem kontroli przez naczelnika urzędu skarbowego lub przez organ kontroli skarbowej. Stąd też bardzo duże znaczenie kontroli wewnętrznej. |
Warto zaznaczyć, że w PKPiR pojawić się mogą również błędy wynikające z pomyłek podatnika lub błędów w dowodach księgowych. W skrajnym przypadku niewykryte w odpowiednim czasie błędy doprowadzą do uznania PKPiR za nierzetelną albo wadliwą. Dlatego też skutecznym i sprawdzonym sposobem na uchronienie się przed kłopotami jest przeprowadzanie na bieżąco kontroli wewnętrznej, w której trakcie należy sprawdzić:
– czy wszystkie użyte w danym miesiącu dowody księgowe są kompletne i poprawne pod względem rachunkowym,
– czy każdy zaewidencjonowany dowód księgowy został opatrzony numerem, pod którym w PKPiR figuruje odpowiadający mu wpis (dowód księgowy powiązany z wpisem);
– czy wszystkie dowody księgowe zostały zaewidencjonowane,
– czy kwoty wpisane w PKPiR są podane we właściwej wysokości,
– czy operacje w PKPiR są ujęte w porządku chronologicznym,
– czy przyjęty przez podatnika system obiegu dokumentów i dokonywania zapisów zapewnia terminowe księgowanie zakupu materiałów, surowców i towarów handlowych,
– czy przychody i koszty nie zostały zaewidencjonowane za wcześnie lub zbyt późno,
– czy wszystkie wydatki wpisane w kolumnach kosztowych spełniają warunek zaliczenia ich do kosztów uzyskania,
– czy prowadzona jest w odpowiedniej formie i terminie ewidencja środków trwałych, wartości niematerialnych i prawnych, ewidencja wyposażenia oraz jeśli jest taka konieczność ewidencja przebiegu pojazdu,
– czy limitowane wydatki na eksploatację samochodu nie przekraczają kwot wynikających z ewidencji przebiegu pojazdu,
– czy limitowane wydatki na reklamę nie przekraczają dozwolonego przepisami limitu,
– czy terminowo prowadzone są ewidencje dodatkowe, związane z zatrudnianiem pracowników,
– czy prawidłowo został sporządzony i wyceniony remanent na koniec roku,
– czy miesięczne i roczne podsumowania służące ustaleniu dochodu nie zawierają błędu.
Podczas kontroli warto zwrócić szczególną uwagę na najczęściej popełniane przez prowadzących PKPiR błędy:
– ujmowanie w PKPiR kosztów i przychodów w wartości brutto zamiast netto,
– zbyt wczesne ujmowanie w ewidencji kosztów uzyskania przychodów np. niewypłaconych pensji, naliczonych, a niezapłaconych odsetek za zwłokę itp.,
– zbyt późne ewidencjonowanie przychodów (np. księgowanie w styczniu przychodów dotyczących poprzedniego roku),
– ujmowanie w kosztach wydatków niestanowiących zgodnie z ustawą o podatku dochodowym od osób fizycznych kosztów uzyskania,
– nieuzupełnianie na bieżąco ewidencji wyposażenia, środków trwałych i ewidencji przebiegu pojazdu,
– nieopisywanie paragonów, używanych jako dowód księgowy,
– wpisywanie do PKPiR przychodów stanowiących przychody z innych źródeł i niepodlegających ewidencjonowaniu w PKPiR,
– niewpisywanie do PKPiR pełnej numeracji obcych i własnych dowodów księgowych,
– błędy w podsumowaniach miesięcznych i w rocznym ustaleniu dochodu.
| Natomiast jeżeli w trakcie kontroli wewnętrznej stwierdzona zostanie wadliwość któregoś z dokumentów, należy go poprawić zgodnie z ogólnymi zasadami. |
Błędne zapisy w księdze poprawia się przez:
– skreślenie dotychczasowej treści i wpisanie nowej, z zachowaniem czytelności błędnego zapisu, oraz podpisanie poprawki i umieszczenie daty dokonania poprawki,
– wprowadzenie do księgi niewpisanych dowodów albo dowodów zawierających korekty błędnych zapisów.
| Pamiętać warto, że wystąpienie błędu powoduje często różnego rodzaju konsekwencje m.in. takie jak konieczność złożenia korekty, zmiany wysokości zaliczki podatku dochodowego itp. |
Dlatego też gdy w wyniku kontroli wewnętrznej podatnik odkryje błędy w zapisach lub dokumentach, powinien je skorygować. Co niestety z kolei pociągnie za sobą konieczność przeliczenia na nowo sum miesięcznych oraz często spowoduje zmianę wysokości dochodu lub straty. W takim przypadku należy złożyć we właściwym urzędzie skarbowym deklaracje korygujące (jeżeli w odniesieniu do korygowanego podatku istnieje obowiązek składania deklaracji na zaliczkę miesięczną), a jeżeli zmiany dotyczą okresu dłuższego niż miesiąc – deklaracje korygujące dla wszystkich okresów, dla których dane się zmieniły.
Dodatkowo jeżeli w wyniku poprawek okazało się, że został naliczony i odprowadzony zbyt mały podatek, należy go wpłacić do właściwego urzędu wraz z odsetkami za zwłokę, naliczonymi zgodnie z przepisami dotyczącymi zasad ustalania odsetek.
Jednak gdyby okazało się, że wskutek błędu podatek został nadpłacony, należy zwrócić się do organu podatkowego o stwierdzenie nadpłaty.
Pamiętać należy, iż do wysyłanych deklaracji korygujących powinno zostać dołączone wyjaśnienie przyczyn złożenia korekt. Jeżeli powstała konieczność dopłaty podatku wraz z odsetkami, w przypadku, w którym dla tego podatku nie składa się deklaracji miesięcznych, warto sporządzić i przesłać do urzędu skarbowego pismo, w którym wyjaśniony zostanie powód wpłaty. W piśmie takim można jako powód podać np. odnalezienie dokumentu, stwierdzenie błędu rachunkowego lub wynik kontroli wewnętrznej.
Warto zwrócić uwagę w tym przypadku na zagadnienie stawki obniżonej oraz stawki podwyższonej.
Stawka obniżona
Do zaległości podatkowych powstałych od 1 stycznia 2016 r. stosuje się obniżoną stawkę odsetek w wysokości połowy stawki podstawowej, pod warunkiem złożenia, samodzielnie, bez udziału organu podatkowego, korekty deklaracji w terminie 6 miesięcy od dnia upływu terminu do złożenia deklaracji oraz zapłaty zaległości podatkowej w ciągu 7 dni od dnia złożenia korekty.
Stawka podwyższona
Od 1 stycznia 2016 r. została wprowadzona podwyższona stawka odsetek za zwłokę, w wysokości 150% stawki podstawowej w odniesieniu do zaległości w podatku od towarów i usług, w podatku akcyzowym oraz cłach. Stawka ta będzie stosowana w przypadku, gdy organ podatkowy wykryje w toku procedur podatkowych (czynności sprawdzających, kontroli podatkowej lub postępowania podatkowego) zaniżenie zobowiązania podatkowego (zawyżenie nadpłaty lub zwrotu podatku) w kwocie przekraczającej 25% kwoty należnej i wyższej niż kwota pięciokrotności minimalnego wynagrodzenia albo zostanie stwierdzony brak deklaracji i zapłaty podatku.
Jednak i w przypadku tych podatków przy samodzielnej weryfikacji prawidłowości złożonej deklaracji i w razie ujawnienia błędów oraz złożenia korekty i zapłaty zaległości zastosowanie znajdzie stawka obniżona. Stawka obniżona znajdzie zastosowanie bez względu na wysokość ujawnionej zaległości.
Niestety w momencie uznania księgi za nierzetelną lub wadliwą zostają wyciągnięte konsekwencje.
Ordynacja podatkowa stanowi o wyciągnięciu konsekwencji oraz narzuceniu sankcji karnych w przypadku, w którym:
1) brak jest ksiąg podatkowych albo innych danych niezbędnych do określenia podstawy opodatkowania,
2) dane wynikające z ksiąg podatkowych nie pozwalają na określenie podstawy opodatkowania,
3) podatnik naruszył warunki uprawniające do korzystania ze zryczałtowanej formy opodatkowania (organ podatkowy określa podstawę opodatkowania w drodze oszacowania, chyba że dane wynikające z ksiąg podatkowych, uzupełnione dowodami uzyskanymi w toku postępowania, pozwalają na określenie podstawy opodatkowania).
Sankcje karne w przypadku uznania księgi za nierzetelną lub wadliwą
Kodeks karny skarbowy (K.k.s.) w art. 61 przewiduje dla prowadzącego księgę nierzetelnie grzywnę w wysokości do 240 stawek dziennych. W przypadkach mniejszej wagi sprawca podlega karze grzywny za wykroczenie skarbowe. Karze grzywny za wykroczenie podlega także ten, kto prowadzi księgę wadliwie.
Skutkiem nierzetelnie prowadzonej księgi będą zwykle podające nieprawdę deklaracje podatkowe. Składanie takich deklaracji jest również objęte sankcją. Podatnik, który, składając organowi podatkowemu, innemu uprawnionemu organowi lub płatnikowi deklarację lub oświadczenie, podaje nieprawdę lub zataja prawdę albo nie dopełnia obowiązku zawiadomienia o zmianie objętych nimi danych, przez co naraża podatek na uszczuplenie, podlega karze grzywny do 720 stawek dziennych albo karze pozbawienia wolności do lat 2, albo obu tym karom łącznie. Jeżeli kwota podatku narażonego na uszczuplenie jest małej wartości, sprawca podlega karze grzywny do 720 stawek dziennych, a jeśli kwota podatku narażonego na uszczuplenie nie przekracza ustawowego progu, sprawca czynu zabronionego podlega karze grzywny za wykroczenie skarbowe (art. 56 K.k.s.).
Ustalenie dochodu na podstawie podatkowej księgi przychodów i rozchodów
Rozporządzenie w sprawie prowadzenia PKPiR precyzyjnie określa sposób, w jaki należy ustalić dochód na podstawie PKPiR.
Niezbędny jest do tego celu przede wszystkim spis z natury (remanent). Znajdą się oczywiście przedsiębiorcy (np. firmy usługowe), którzy często nie będą mieli w spisie z natury żadnych pozycji. Nie zwalnia to jednak tych przedsiębiorców z obowiązku sporządzenia spisu będzie on miał co prawda wartość zerową, ale będzie podlegał obowiązkowi wpisania go do PKPiR.
Ujęcie spisu z natury w PKPIR
Spis z natury musi być wpisany do księgi według poszczególnych rodzajów jego składników lub w jednej pozycji (sumie), jeżeli na podstawie spisu zostało sporządzone odrębne, szczegółowe zestawienie poszczególnych jego składników. Zestawienie przechowuje się łącznie z księgą.
| Przy rozpoczynaniu działalności wpis dotyczący spisu będzie pierwszym wpisem w PKPiR. |
Zalecane jest aby wpisywać remanent do kolumny 15 (ta kolumna umożliwia wpis z podaniem w złotych i groszach) i opatrzenie go ewentualnymi adnotacjami w kolumnie 17.
| Obowiązek sporządzenia spisu z natury na dzień 1 stycznia roku podatkowego nie dotyczy podatników, którzy sporządzili spis z natury na koniec poprzedniego roku podatkowego. W tym przypadku zamiast spisu z natury na dzień 1 stycznia roku podatkowego do księgi wpisuje się spis z natury sporządzony na dzień 31 grudnia poprzedniego roku podatkowego. |
Podsumowanie miesięcznych i rocznych wpisów w PKPIR
Rozporządzenie w sprawie prowadzenia PKPiR nakazuje wpisy dokonane w danym miesiącu podkreślić, a dane z kolumn 7–14 zsumować. Wynikłe z podsumowania kwoty należy podkreślić. Podatnik może pod podsumowaniem danego miesiąca wpisać w poszczególnych kolumnach sumy od początku roku do miesiąca poprzedzającego dany miesiąc i w kolejnej pozycji wpisać w poszczególnych kolumnach sumę od początku roku.
Jeżeli nie dokonuje się podsumowania zapisów kolejnych miesięcy narastająco od początku roku, po zakończeniu roku podatkowego należy na oddzielnej stronie w księdze sporządzić zestawienie roczne. W tym celu należy wpisać do właściwych kolumn sumy z poszczególnych miesięcy i dodać je. Te wymogi dotyczą oczywiście podatników, którzy prowadzą PKPiR w sposób tradycyjny.
Dostępne obecnie oprogramowania komputerowe dokonują podsumowań najczęściej automatycznie.
Ustalenie dochodu na podstawie PKPIR
W objaśnieniach do rozporządzenia umieszczona została dokładna instrukcja postępowania w przypadku ustalania dochodu na podstawie PKPiR (zarówno w przypadku sporządzania remanentu w trakcie roku, jak i na koniec roku).
Tak więc w celu ustalenia dochodu osiągniętego w roku podatkowym należy na oddzielnej stronie księgi:
– ustalić wartość osiągniętego przychodu w roku podatkowym (kolumna 9),
– ustalić wysokość poniesionych w roku podatkowym kosztów uzyskania przychodów w sposób następujący:
1. do wartości spisu z natury na początek roku podatkowego doliczyć wartość zakupu towarów handlowych (materiałów) z kolumn 10 i 11, a następnie pomniejszyć o wartość spisu z natury sporządzonego na koniec roku podatkowego,
2. kwotę wynikającą z tego obliczenia należy powiększyć o kwotę wydatków z kolumny 14 oraz pomniejszyć o wartość wynagrodzeń w naturze w tej części, w której wydatki (koszty) związane z wynagrodzeniami w naturze zostały zaksięgowane w innych kolumnach księgi przychodów i rozchodów,
– wartość osiągniętego przychodu (kolumna 9) pomniejszyć o wysokość poniesionych w roku podatkowym kosztów uzyskania przychodu, wynikająca z tego obliczenia różnica stanowi kwotę dochodu osiągniętego w roku podatkowym.
| Określony powyżej sposób obliczenia dochodu dotyczy również podatników sporządzających spis z natury (np. na koniec miesiąca lub jeśli sporządzenie spisu z natury zarządził naczelnik urzędu skarbowego). |
Źródła:
1. https://www.lexlege.pl/ustawa-o-podatku-dochodowym-od-osob-fizycznych/art-22/ (dostęp z dnia 16.10.2020 r.)
2. https://ksiegowosc.infor.pl/podatki/kpir/naczestsze-problemy/302723,Czestotliwosc-sporzadzania-spisu-z-natury-przez-podatnikow-prowadzacych-kpir.html (dostęp z dnia 14.10.2020 r.)
3. https://www.pit.pl/zamkniecie-roku-2016/ksiazka-przychodow-i-rozchodow-zamkniecie-roku-pit-y-2016-922724 (dostęp z dnia 16.10.2020 r.)
4. http://www.vademecumpodatnika.pl/artykul_narzedziowa,982,0,16144,zamkniecie-podatkowej-ksiegi-i-ustalenie-dochodu-rocznego.html (dostęp z dnia 15.10.2020 r.)
5. https://ksiegowosc.infor.pl/podatki/kpir/naczestsze-problemy/296677,Zamkniecie-roku-podatkowego-w-firmie-jak-sie-przygotowac.html (dostęp z dnia 14.10.2020 r.)
6. https://www.podatki.egospodarka.pl/27722,Zamykamy-PKPiR-i-ustalamy-dochod-za-rok-podatkowy,1,65,1.html (dostęp z dnia 15.10.2020 r.)
