W 2020 roku weszły w życie nowe przepisy dotyczące zasad wystawiania faktur do paragonów dla przedsiębiorców. Od tej pory surowe kary pieniężne grożą tym sprzedawcom, którzy zdecydują się wystawić fakturę przedsiębiorcom, których paragon nie zawierał numerów NIP. Pierwsze regulacje odnoszące się do tych kwestii zostały wprowadzone już w 2019 roku. Już wtedy wśród prowadzących działalność handlową pojawiły się obawy o konieczność wymiany kas fiskalnych na urządzenia, które są wyposażone w dodatkowe funkcje. Choć Ministerstwo Finansów wskazało, że nie ma takiego obowiązku, wciąż wiele osób nie jest pewnych, w jaki sposób wystawiać faktury do paragonów. Dlatego warto dowiedzieć się więcej na ten temat.
Faktury na podstawie paragonów – zasady wystawiania w 2020 roku
Obowiązujące aktualnie przepisy wskazują, że możliwość wystawienia faktury do paragonów występuje wówczas, gdy na paragonie widnieje numer NIP nabywcy. Trzeba przy tym pamiętać, że numer ten musi być zawarty w części fiskalnej tego dokumentu, a nie na dodatkowym wydruku lub w stopce. Osoby, które nie przestrzegają tych zasad, muszą liczyć się z dotkliwymi konsekwencjami swoich zaniedbań. Odnosi się to w równym stopniu do podatnika, jak i do nabywcy, który odważy się uwzględnić taką fakturę w swoich rozliczeniach podatkowych. Oczywiście, wspomniane obostrzenia dotyczą wyłącznie kupujących, którzy dokonują zakupów na poczet prowadzonej przez siebie działalności gospodarczej. W stosunku do prywatnych konsumentów obowiązują w dalszym ciągu te same zasady, zgodnie z którymi do wystawienia faktur dla nich nie ma konieczności wstawiania NIP-u na paragonie. Nabywca prywatny może zażądać od sprzedawcy wystawienia faktury w przeciągu trzech miesięcy od dokonania zakupu. W tym przypadku nie ma konieczności opatrywania paragonu numerem NIP kupującego.
Obowiązek wystawiania faktury VAT
Przy prowadzeniu działalności gospodarczej trzeba pamiętać o zasadach wystawiania faktury VAT. Taki obowiązek odnosi się do czynności dokonywanych na rzecz innych podatników, osób prawnych, które nie mają statusu podatników, a także podatników podatku od wartości dodanej i innych podatków o analogicznym charakterze. Zasadniczo nie ma obowiązku wystawiania faktur w przypadku, gdy nabywca jest osobą prywatną. Jeśli jednak jedna strona transakcji lub obie sobie tego życzą, istnieje możliwość wystawienia faktury. Dotyczy to zwłaszcza transakcji, od daty realizacji których upłynęło nie więcej niż trzy miesiące, licząc od końca miesiąca, w którym doszło do dostarczenia towaru lub wykonania usługi. W przypadku, gdy zgłoszenie żądania wystawienia faktury dotarło do przedsiębiorcy później, może on wystawić taką fakturę, ale w takim przypadku wszystko zależy od jego dobrej woli.
Obligatoryjny NIP na paragonie
Od stycznia 2020 roku sprzedaż zaewidencjonowana przy użyciu kasy fiskalnej potwierdzona paragonem fiskalnym może być dodatkowo poświadczona również fakturą. Jeśli jednak nabywca prowadzi własną działalność gospodarczą i dokonał transakcji kupna na jej rzecz, na paragonie musi obowiązkowo znaleźć się numer NIP tej osoby bądź firmy. Numer ten służy do identyfikacji podatnika podatku lub podatku od wartości dodanej. Warto mieć świadomość, że te regulacje prawne dotyczą tylko transakcji zachodzących pomiędzy dwoma firmami. Jeśli kupującym jest osoba prywatna, nie znajdują one natomiast swojego zastosowania.
Termin wystawiania faktury do paragonu
Obowiązkowo sprzedawca jest zobligowany do wystawienia faktury do paragonu opatrzonego numerem NIP, jeśli żądanie wystawienia dokumentu wpłynęło do niego bezpośrednio po zrealizowaniu transakcji lub nie później niż po upływie 30 dni od daty zakupu. Potem także istnieje możliwość uzyskania faktury. Trzeba w takim wypadku jednak liczyć na dobrą wolę sprzedawcy.
Sankcje za nieprzestrzeganie zasad
Jeśli sprzedający i nabywcy nie przestrzegają wspomnianych zasad, w takim wypadku powinni oni zdawać sobie sprawę z grożących im konsekwencji karnych. Zwykle przybierają one postać dodatkowego zobowiązania podatkowego w wysokości wynoszącej równowartość należnego podatku VAT widniejącego na nieprawidłowo wystawionej fakturze. O nałożeniu wspomnianej sankcji decyduje zawsze organ podatkowy.
Czy trzeba wymienić kasę fiskalną bez opcji wstawiania NIP?
Nie wszyscy sprzedawcy dysponują kasą dającą możliwość wpisywania na paragonach numerów NIP. W przypadku starszych modeli, które nie dysponują taką możliwością, obowiązuje zasada wystawiania od razu faktury. Z punktu widzenia klienta firmowego oznacza to konieczność podjęcia decyzji co do charakteru dokonanego zakupu już w momencie jego realizacji. Nie ma bowiem możliwości późniejszej modyfikacji charakteru transakcji.
Zasadniczo z perspektywy sprzedawców nowe reguły nie są zbyt uciążliwe. Starych kas nie trzeba wymieniać, dzięki temu można zaoszczędzić na ich kosztach. Trzeba tylko pamiętać o nowych zasadach i przypominać klientom, w jaki sposób zgodnie z nowymi przepisami mogą starać się o wydanie faktury na potrzeby danej firmy.
Źródła:
1. https://www.lex.pl/nowe-zasady-wystawiania-faktur-do-paragonow-od-1012020-r,5685.html (dostęp z dnia 13.20.2020 r.)
2. https://www.pit.pl/aktualnosci/kiedy-mozna-wystawic-fakture-na-podstawie-paragonu-978951 (dostęp z dnia 15.11.2020 r.)
