Wynajem mieszkań i innych lokali to długoterminowa usługa, która przynosi określone korzyści zarówno właścicielom apartamentów, jak i ich lokatorom. Rozliczanie tej usługi odbywa się w konkretnych okresach rozliczeniowych, zwykle miesięcznych, a czasem kwartalnych. Najem może mieć też charakter jednorazowy albo dłuższy niż kwartał – wszystko tak naprawdę zależy od indywidualnych ustaleń pomiędzy stronami. Szczegółowe ustalenia zawarte są w umowach, z których bezpośrednio wynikają terminy płatności. Zazwyczaj określa się je na konkretny dzień miesiąca. Można je też liczyć w dniach od daty wystawienia lub dostarczenia faktury do kontrahenta.
Czym jest najem?
Najem to taka usługa, na podstawie której wynajmujący decyduje się oddać najemcy określoną rzecz do użytku przez określony czas, a w zamian za to otrzymuje czynsz w określonej wysokości. Umowę najmu cechuje odpłatne korzystanie z rzeczy lub praw na określonych zasadach. Istotne jest, że chodzi tutaj o oddanie określonej rzeczy do użytku przez inną osobę, a nie jej udostępnienie np. na reklamę przy jednoczesnym pozostawaniu we władaniu właściciela.
Dokumentacja transakcji najmu/dzierżawy przed upływem terminu płatności
Co do zasady, do dokumentowania transakcji najmu wykorzystuje się faktury VAT. Zazwyczaj wystawia się je przed upływem terminu płatności. Na dokumentach tych wskazuje się okres, którego dotyczy dany rachunek. Można go zdefiniować, wskazując na konkretny miesiąc lub kwartał albo określone daty graniczne (czas obowiązywania umowy od-do). Zgodnie z obowiązującym ustawodawstwem obowiązek podatkowy w przypadku transakcji najmu powstaje wraz z wystawieniem faktury, o ile została ona wystawiona przed upływem terminu płatności za najem lokalu.
Co, jeśli upłynął termin płatności?
Może się zdarzyć, że faktura w ogóle nie zostanie wystawiona lub też nastąpi to już po upływie terminu płatności. W takim przypadku obowiązek podatkowy związany z najmem lub dzierżawą nieruchomości powstaje wraz z upływem terminu opłacenia usługi. Przekazanie najemcy zapłaty w całości lub części przed wystawieniem faktury lub przed upływem terminu płatności skutkuje tym, że zobowiązanie podatkowe powstaje wraz z wystawieniem faktury lub z momentem upływu terminu płatności w zależności od tego, które z tych zdarzeń ma wcześniejszą datę.
Udostępnienie miejsca reklamowego a zobowiązania podatkowe
Jeśli transakcja najmu w swej zasadniczej istocie sprowadza się do udostępnienia innemu podmiotowi miejsca na reklamę (np. na budynku), w takim przypadku zobowiązanie podatkowe zostaje wygenerowane z chwilą upływu danego okresu rozliczeniowego. Wcześniejsza zapłata należności sprawia, że za datę powstania obowiązku podatkowego uważa się datę otrzymania zaliczki bądź przedpłaty. Jeśli zapłacono należność z góry za miesiąc, który ma nastąpić dopiero później, wówczas obowiązek podatkowy powstaje wraz z otrzymaniem tego dokumentu. Płatności z tytułu najmu muszą być udokumentowane za pomocą faktury wystawionej do 15 dnia miesiąca, który następuje bezpośrednio po miesiącu, w którym doszło do transakcji. W zależności od indywidualnych potrzeb najemców i wynajmujących można także wystawić fakturę zaliczkową. Powinno to nastąpić nie wcześniej niż 30 dni przed otrzymaniem płatności.
Wcześniejsza spłata zobowiązań
W sytuacji świadczenia usług najmu ewentualna wcześniejsza spłata zobowiązań nie oznacza powstania obowiązku podatkowego – do tego dochodzi tylko w momencie wystawienia faktury. Brak wystawienia rachunku lub późniejsze zadośćuczynienie temu obowiązkowi prowadzi do powstania obowiązku podatkowego wraz z upływem terminu płatności. Co do zasady, udostępnianie miejsca reklamowego nie jest uważane za najem w sensie stricte. Do tej usługi stosuje się ogólne reguły, a nie zasady dotyczące wynajmu nieruchomości.
Kiedy trzeba wystawić fakturę za najem?
Czynni podatnicy VAT powinni zawsze wystawiać fakturę za majem, jeśli czynność ta została opodatkowana podatkiem od towar lub usług, a użytkownikiem lokalu w wyniku transakcji stała się firma prowadząca swą działalność w określonym miejscu. Jeśli najemcą jest osoba prywatna, takie zobowiązanie nie powstaje. Istnieje jednak możliwość wystawienia faktury na żądanie prywatnego najemcy. Nie ma bowiem żadnych regulacji, które wprost zabraniałyby takiego działania. Jako że najem prywatny stanowi osobne źródło dochodów, faktury muszą być wystawione przez podatnika jako osobę fizyczną, a nie jako firmę. Dzieje się tak z uwagi na fakt, że stanowią one osobne źródło przychodów, którego nie można zaklasyfikować jako dochody czerpane z tytułu prowadzenia działalności gospodarczej.
Faktury z oznaczeniem ZW
Czynni podatnicy VAT wystawiający fakturę za najem powinni opatrzyć dokument określeniem „ZW”. Wszystko dlatego, że jest to najem zwolniony z podatku od towarów i usług. Trzeba jednak przy tym pamiętać o wskazaniu podstawy zwolnienia. Tylko w takim przypadku bowiem będzie można mówić o tym, że dokumenty zostały prawidłowo wystawione i stanowią one rzeczywiście podstawę do dokonywania rozliczeń z fiskusem.
Źródła:
1. https://www.podatki.biz/artykuly/najem-a-obowiazek-podatkowy-w-vat_4_41243.htm (dostęp z dnia 30.11.2020 r.)
2. https://sip.lex.pl/procedury/obowiazek-podatkowy-w-vat-swiadczenie-uslug-najmu-dzierzawy-leasingu-oraz-uslug-o-1610615373 (dostęp z dnia 28.11.2020 r.)
