Generowane przez firmę koszty wpływają na wysokość opłacanego przez przedsiębiorcę podatku. Im wyższe są wspomniane wydatki, tym na większe odliczenia można liczyć. Warto jednak mieć świadomość, że wysokie koszty uzyskania przychodów automatycznie przyciągają uwagę organów fiskalnych, które często podejmują się skontrolowania zasadności zaliczenia określonych wydatków do kosztów uzyskania przychodów. Jednym z takich często kwestionowanych wydatków jest zakup materiałów szkoleniowych. Fiskus nie zawsze uznaje za zasadne zaliczanie wspomnianych kosztów do wydatków firmowych ponoszonych w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą. Warto zatem dowiedzieć się, w jaki sposób rozliczać wydatki na szkolenia oraz zaopatrzenie się w odpowiednie materiały dydaktyczne.
Kwestia dofinansowywania nauki
Od pracowników zwykle oczekuje się, że będą nieustannie podnosili swoje kwalifikacje zawodowe. Do tego niezbędny jest jednak udział w specjalistycznych szkoleniach. Kształcenie może odbywać się zarówno w formach szkolnych, jak i pozaszkolnych. Jeśli z inicjatywą jego organizacji wystąpił pracodawca, zobowiązany jest on do udzielenia pracownikowi specjalnego urlopu szkoleniowego oraz zapłacenia mu pensji w standardowej wysokości na analogicznych zasadach, jak to się odbywa w przypadku urlopów wypoczynkowych.
Niekiedy podwładnemu przysługuje też prawo do uzyskania zwrotu kosztów przejazdu, wyżywienia i zakwaterowania (dotyczy to sytuacji, gdy szkolenie odbywa się w innej miejscowości niż miejsce zamieszkania danej osoby), a także zwrotu wydatków na czesne za szkołę i kosztów zakupu podręczników i innych materiałów szkoleniowych niezbędnych do efektywnego przeprowadzenia procesu szkoleniowego. Wszystkie wspomniane wydatki ponoszone na poczet dokształcania lub kształcenia pracowników zazwyczaj uznaje się za koszty uzyskania przychodów.
Warunki zaliczania wydatków na zakup materiałów szkoleniowych do kosztów podatkowych
Wydatki poniesione na zakup materiałów szkoleniowych można uznać za koszt podatkowy. Trzeba mieć jednak świadomość pewnych ograniczeń w tym względzie. Chodzi tutaj przede wszystkim o tematykę szkoleń, w której bierze udział pracownik. Musi być ona ściśle powiązana z charakterem jego pracy oraz z prowadzoną przez przedsiębiorcę działalnością gospodarczą. Określone koszty związane z organizacją szkoleń, a więc także z zakupem materiałów szkoleniowych, muszą być bowiem poniesione z zamiarem późniejszego uzyskania przychodu z prowadzonej działalności. Innymi słowy, prawo do zaliczenia wydatków na zakup materiałów szkoleniowych do kosztów uzyskania przychodów nie przysługuje, jeśli szkolenie, w którym brał udział pracownik, nie miało związku z określoną dziedziną działalności firmy.
Przykładowo, za koszt podatkowy nie można uznać nabycia materiałów dydaktycznych na kurs prawa jazdy, jeśli obowiązki pracownika mają inny zakres niż prowadzenie samochodu i przemieszczanie się nim w celach służbowych, a sam profil działalności firmy jest inny niż transport. W takich okolicznościach organy podatkowe uznają raczej za błąd zaliczenie poniesionych na kurs wydatków do kosztów uzyskania przychodów.
Kolejnym bardzo ważnym warunkiem jest dysponowanie fakturami bądź rachunkami potwierdzającymi fakt poniesienia konkretnego wydatku oraz jego charakter. Dlatego dokument ten musi mieć odpowiednią treść. W razie, gdy organ fiskalny zgłosi jakiekolwiek wątpliwości w tej sprawie, podatnik będzie zobowiązany do udowodnienia związku przyczynowo-skutkowego między typem przeprowadzonego szkolenia i rodzajem zakupionych materiałów a prowadzoną działalnością. Zwykle nie wystarczy ogólne wskazanie, że dane szkolenie zostało przeprowadzone, a w jego ramach zakupiono jakieś podręczniki. Trzeba dokładnie wyszczególnić, o jaki kurs chodzi oraz jakie materiały zostały zakupione w związku z jego organizacją. Bardzo ważne jest też określenie terminu przeprowadzonego szkolenia.
Księgowanie wydatków na szkolenia
Wydatki ponoszone przez pracodawcę na szkolenia pracownicze – w tym zakup podręczników i materiałów dydaktycznych – uznawane są za koszt działalności operacyjnej. Prowadzenie ewidencji kosztów w układzie rodzajowym oznacza konieczność ujęcia określonych kwot na koncie 40, zatytułowanym „Koszty według rodzajów” (biorąc pod uwagę analitykę „Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia”). Wyłączne lub równoczesne księgowanie kosztów w układzie kalkulacyjnym oznacza natomiast konieczność obciążenia wydatkami w stosownej wysokości konta 55 określanego jako „Koszty zarządu”.
Ewidencja księgowa faktury za przeprowadzone szkolenie i zakup różnych materiałów dydaktycznych może mieć rozmaity przebieg. Jeśli chodzi o obciążanie kosztów wartością przeprowadzonego kursu, zaznacza się to tak:
- Wn Konto 40 „Koszty według rodzajów” (analityka Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia” albo konto w zespole 5 przy Ma konto 30,
- natomiast wartość zobowiązania określa się na Wn Konto 30 „Rozliczenie zakupu” przy Ma konto 21 oznaczającym „Rozrachunki z dostawcami”.
Podsumowując, wydatki na zakup materiałów szkoleniowych muszą być powiązane ze stanowiskiem pracy oraz prowadzoną przez firmę działalnością gospodarczą.
Źródła:
1. https://ksiegowosc.infor.pl/poradniki/1182,4,Koszty-najczesciej-kwestionowane-przez-urzednikow.html (dostęp z dnia 24.02.2021 r.)
2. https://rachunkowosc.com.pl/moment_zaliczenia_do_kosztow_podatkowych_wydatkow_na_zakup_materialow_marketingowych (dostęp z dnia 15.02.2021 r.)
