W obecnych czasach zaleca się, aby w firmach w miarę możności przeprowadzić proces automatyzacji różnych czynności. Każde przedsiębiorstwo, które chce skutecznie konkurować z innymi podmiotami działającymi w tej samej branży, musi w planowaniu rozwoju postawić na digitalizację. Technologie IT przyspieszają realizację wielu obowiązków służbowych, w wielu sytuacjach wspomagają pracowników w spełnianiu powierzonych im zadań, a niekiedy całkowicie ich zastępują w danej czynności. Dzięki temu zatrudnieni zyskują czas na zajmowanie się innymi sprawami w ramach swojej pracy. Nowoczesne technologie pełnią kluczową rolę w biznesie. Warto zatem wdrażać je wszędzie tam, gdzie to jest tylko możliwe, zwłaszcza, że wiąże się to z oszczędnością czasu i pieniędzy.
Czym jest digitalizacja?
Digitalizacja, nazywana też cyfryzacją, jest terminem, o którym w obecnych czasach bardzo często mówi się w różnych mediach. Jej istota sprowadza się do używania sprzętu elektronicznego do przekształcania sygnału analogowego w sygnał cyfrowy. Umożliwia ona przetwarzanie i przechowywanie danych, a także ich przesyłanie przy użyciu obwodów cyfrowych i wewnętrznej sieci.
Digitalizacja – nieocenione korzyści
Digitalizacja procesów firmowych to już nie luksus, ale konieczność. Stwarza ona możliwość zupełnego przeorganizowania pracy. Obecnie nie trzeba już wszystkich obowiązków wykonywać w miejscu pracy, wiele z nich z powodzeniem można zrealizować np. w domu lub w podróży, łącząc się z wewnętrzną siecią Ethernet. Dzięki digitalizacji współczesny pracownik pracuje kiedy chce i gdzie chce – nie ogranicza go ani czas, ani miejsce. Automatyzacja procesów firmowych jest także szansą dla samego przedsiębiorstwa. Sprzyja ono bowiem maksymalizacji zysku dzięki doskonałej wewnętrznej i zewnętrznej komunikacji, a także możliwości stałego monitorowania aktualnych trendów rynkowych i dostosowywania oferty do bieżących potrzeb klientów. Nie trzeba przy tym obawiać się, że maszyny w którymś momencie zastąpią człowieka. Wręcz przeciwnie, dzięki ich wykorzystywaniu ustawicznie pojawiają się nowe zawody, które zdobywają coraz większą popularność na współczesnym rynku pracy.
Cyfryzacja – rozwiązanie tylko dla dużych firm?
Jeszcze nie tak dawno temu powszechnie uważano, że cyfryzacja jest rozwiązaniem przeznaczonym wyłącznie dla dużych firm i korporacji. Obecnie jednak odchodzi się od takiego myślenia, a mali i średni przedsiębiorcy coraz chętniej zaopatrują się w nowoczesne oprogramowania komputerowe. Przestał obowiązywać mit, że jest to niezbyt bezpieczne rozwiązanie. Najnowocześniejsze programy komputerowe doskonale zabezpieczają zgromadzone w systemach dane osobowe, chroniąc je przed dostaniem się w niepowołane ręce.
Użytkownik legitymujący się indywidualnym hasłem ma nieograniczony dostęp do najczęściej używanych opcji i dokumentów. Cyfryzacja niewątpliwie upraszcza proces pracy i przyspiesza go, generując konkretne oszczędności czasowe i finansowe. W takiej sytuacji minimalizuje się też ryzyko popełnienia błędów, które są zwykle nieuniknione przy wykonywaniu pracy tradycyjnymi sposobami. To sprawia, że w większości przypadków nie trzeba poprawiać kilkukrotnie.
Kadry i digitalizacja
Cyfryzacja procesów firmowych w określonym stopniu zrewolucjonizowała funkcjonowanie działów kadrowych w firmach. Obecnie w wielu przedsiębiorstwach czas pracy rejestrowany jest automatycznie. Za pomocą wykorzystywanego w środowisku firmowym systemu można np. zgłaszać wnioski urlopowe albo delegacje służbowe. To przydatne narzędzie przy zarządzaniu pracownikami. Za jego pomocą prowadzi się na przykład akta osobowe pracowników, administrując ich czasem pracy, kwalifikacjami, nieobecnościami itp.
Dane przechowywane w elektronicznych bazach są zupełnie bezpieczne – chronią ją różne zabezpieczenia, a dostęp do nich mają wyłącznie upoważnione do tego osoby. Przechowywane w ten sposób informacje są uporządkowane. W razie potrzeby można bez problemu znaleźć w nich to, co w danym momencie najbardziej interesuje pracodawcę.
Dlaczego warto wykorzystywać digitalizację w firmach?
Digitalizacja to bardzo wygodne rozwiązanie dla wielu firm. Dzięki niej przechowywane w chmurze dane są w pełni bezpieczne. Nie ma ryzyka ich zniszczenia np. na skutek powodzi czy pożaru. Jeśli są odpowiednio zabezpieczone, nie padają też łupem hakerów podczas dokonywanych przez nich cyberataków. Digitalizacja sprzyja także szybkiemu przekazywaniu sobie informacji pomiędzy działami oraz poszczególnymi pracownikami. Dzięki niej nie trzeba np. drukować po jednym egzemplarzu danego dokumentu dla każdej osoby. Wystarczy udostępnić go w formie cyfrowej w wewnętrznej lokalizacji, do której mają dostęp wszyscy zainteresowani pracownicy.
Korzystanie z plików cyfrowych wymaga jedynie posiadania komputera albo smartfona. W przypadku zapomnienia ważnych dokumentów nie ma konieczności wracania po nie do biura. Można je przejrzeć w dowolnym miejscu i czasie, wchodząc na dostępne dla pracowników lokalizacje.
Digitalizacja w firmie to oszczędność czasu i pieniędzy. Warto o tym pamiętać, kupując odpowiednie oprogramowanie komputerowe.
Źródła:
1. https://naszbiznes24.pl/cyfryzacja-firmy-szansa-na-rozwoj/ (dostęp z dnia 10.02.2021 r.)
2. https://www.praca-biznes.pl/digitalizacja-w-firmie-od-czego-zaczac/ (dostęp z dnia 16.02.2021 r.)
