W dzisiejszym artykule omówione zostaną najważniejsze zagadnienia dotyczące rozliczeń pracowniczych, rozrachunków z tytułu wynagrodzeń i innych świadczeń na rzecz pracowników. Na samym początku warto zacząć od wynagrodzeń oraz faktu, że do ewidencjonowania rozrachunków z tytułu wynagrodzeń pracowniczych służy specjalne konto księgowe (może ono zostać nazwane kontem 231 Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń). Oczywiście nazwa konta i zasady dokonywanych na nim zapisów powinny wynikać z polityki rachunkowości i zakładowego planu kont.
Konto 231 Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń służyć może do ujmowania wynagrodzeń, zarówno tych należnych w pieniądzu, jak i w naturze, pracownikom zatrudnionym na podstawie umów o pracę, a także osobom zatrudnionym na podstawie umów zlecenia, umów o dzieło, umów agencyjnych, umów o pracę nakładczą itp. Poza tym na koncie rozrachunków z tytułu wynagrodzeń ewidencjonuje się potrącenia z wynagrodzeń brutto zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych, składek ubezpieczeniowych odprowadzanych do ZUS, a także wypłat wynagrodzeń w wartościach netto. Konto 231 Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń zazwyczaj przyjmuje saldo kredytowe, a oznacza to stan istniejących zobowiązań z tytułu wynagrodzeń wobec pracowników. Natomiast pojawienie się salda debetowego informuje pracodawcę przykładowo o wypłaconych zaliczkach na poczet wynagrodzeń.
Wymienić można również operacje dotyczące wynagrodzeń, które ujmuje się na poszczególnych stronach konta Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń. Po stronie Wn ujmować można:
- przelewy (wypłaty) wynagrodzeń oraz zaliczek na poczet przyszłych wynagrodzeń,
- wypłaty zasiłków oraz innych świadczeń wypłacanych przez jednostkę z upoważnienia Zakładu Ubezpieczeń Społecznych,
- wszelkiego rodzaju potrącenia na liście płac (np. składek odprowadzanych do ZUS, zaliczek na podatek od osób fizycznych, należności z tytułu niedoborów i szkód uznanych przez pracowników ponoszących odpowiedzialność materialną za powierzone im mienie pracodawcy, należności osób fizycznych i prawnych – różnego rodzaju składek członkowskich, składek na rzecz związków zawodowych itd., spłacanych rat pożyczek udzielonych z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych, innych należności),
- wypłaty z tytułu różnego rodzaju ekwiwalentów zaliczanych do wynagrodzeń, np. dotyczących używania własnych narzędzi pracy, za używanie własnej odzieży roboczej, ale również odszkodowanie powypadkowe oraz odprawy pośmiertne,
- odpisy przedawnionych zobowiązań z tytułu wynagrodzeń.
Podsumowując po stronie Wn konta 231 Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń ujmuje się wszelkiego rodzaju zmniejszenia stanu zobowiązań jednostki z tego tytułu.
Natomiast po stronie Ma tego konta zewidencjować można naliczenie wynagrodzeń i ujęcie ich na listach płac. Po stronie Ma, ujmować można:
- naliczenie wynagrodzeń brutto – według listy płac,
- ujęcie w listach płac różnego rodzaju ekwiwalentów,
- ujęcie w listach płac odszkodowań powypadkowych i odpraw pośmiertnych,
- ujęcie w listach płac zasiłków i świadczeń wypłacanych przez jednostkę z upoważnienia ZUS.
W pomocniczej księdze rachunkowej do konta dotyczącego rozrachunków z tytułu wynagrodzeń powinno się prowadzić szczegółową ewidencję do tego konta. Ewidencja ta powinna zapewnić jednostce rozliczanie wynagrodzeń z podziałem np. na poszczególne tytuły czy rodzaje (np. wynagrodzenia z tytułu umów zlecenia czy umów o dzieło).
Ewidencja powinna również być podstawą do poprawnego obliczenia wysokości należnego do zapłacenia podatku dochodowego od osób fizycznych, obliczenia składek ubezpieczeniowych odprowadzanych do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, zasiłków, rent, wynagrodzeń urlopowych czy innych świadczeń pracowniczych.
Ważne jest, aby jednostka kontrolowała zapisy w księgach. Tak więc jeśli chodzi o rozrachunki z tytułu wynagrodzeń, kontrola pełnej sumy wynagrodzeń oraz ich poszczególnych części składowych może być prowadzona na specjalnie w tym celu utworzonym dodatkowym koncie księgowym, np. 251 Rozliczenie wynagrodzeń. Konto takie spełnia przede wszystkim dwie podstawowe funkcje:
1. Ułatwia kontrolę kwot wypłacanych pracownikom z różnych tytułów (często przecież zdarza się, że jeden pracownik otrzymuje wynagrodzenie np. z umowy o pracę oraz umowy zlecenia albo dodatkowo jeszcze otrzymuje wypłatę świadczenia urlopowego).
2. Ułatwia ujęcie całościowej kwoty wynagrodzeń i przypisanie jej właściwym kontom księgowym.
Jednak wykorzystanie konta 251 Rozliczenie wynagrodzeń nie jest obowiązkowe jak również konto to na koniec okresu sprawozdawczego nie może wykazywać żadnego salda. Natomiast jeśli chodzi o rozrachunki z ZUS z tytułu ubezpieczeń, są one ewidencjonowane na koncie księgowych 226 Rozrachunki z ZUS.
Warto zaznaczyć również, że pracownikom wypłaca się jednak nie tylko wynagrodzenia i inne świadczenia pokrewne. Wielokrotnie zdarza się przecież wypłacanie pracownikom, chociażby różnego rodzaju zaliczek. Tak więc do ewidencjonowania tego typu wypłat służy konto, które możemy nazwać kontem 232 Inne rozrachunki z pracownikami. Ewidencjonuje się na nim wszelkiego rodzaju bezsporne rozrachunki z pracownikami z wyjątkiem tych dotyczących:
- niedoborów, szkód i nadwyżek,
- udzielonych pożyczek z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych,
- wynagrodzeń pracowniczych.
Dodatkowo operacje dokonywane na koncie 232 Inne rozrachunki z pracownikami dotyczyć mogą również wszelkich bezspornych rozrachunków z emerytami i rencistami jednostki.
Dlatego też na koncie dotyczącym innych rozrachunków z pracownikami ujmować można między innymi takie jak:
- wypłacone zaliczki, z wyjątkiem dotyczących wynagrodzeń,
- nieodpłatne świadczenia na rzecz pracowników,
- sprzedaż pracownikom składników majątku lub różnego rodzaju usług.
Warto podkreślić, że konto 232 może wykazywać dwa rodzaje sald. Saldo Wn (debetowe) oznaczało będzie stan należności, saldo Ma (kredytowe) natomiast informować będzie o stanie zobowiązań wobec pracowników.
Warto przybliżyć kilka rodzajów rozrachunków często spotykanych jak i stosowanych u pracodawców:
- Rozliczenie kary nałożonej na pracownika (np. potrącenie pracownikowi z wynagrodzenia kary pieniężnej z tytułu odpowiedzialności porządkowej), która powinna zostać zaliczona do pozostałych przychodów operacyjnych,
- Zakup wody dla pracowników (pracodawca ma obowiązek zapewniać wszystkim pracownikom wodę zdatną do picia lub inne napoje, a pracownikom zatrudnionym stale lub okresowo w warunkach szczególnie uciążliwych – oprócz wody także inne napoje).
Zgodnie z treścią art. 21 ust. 1 pkt 11 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych świadczenia rzeczowe i ekwiwalenty za te świadczenia, przysługujące pracownikom na podstawie przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy, jeżeli zasady ich przyznawania wynikają z odrębnych ustaw lub przepisów wykonawczych wydanych na podstawie tych ustaw, są wolne od podatku dochodowego. Oznacza to, że wartość wody, którą pracodawca przekazuje swoim pracownikom, nie stanowi dla nich przychodu. Nie podlega zatem opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych.
Przekazanie wody pracownikom nie powoduje również obowiązku objęcia jej wartości składkami na ubezpieczenia społeczne. Tak więc zakup wody i napojów pracodawca zaliczyć może do kosztów uzyskania przychodów.
Warto zwrócić uwagę na fakt, że niektórzy pracodawcy (zgodnie z prowadzoną przez siebie polityką rachunkowości) zakupy wody ewidencjonują z pominięciem magazynu. Rozwiązanie to jest również poprawne.
- Przekazanie pracownikom posiłków – zaznaczyć warto, że koszty posiłków będę stanowiły przychód ze stosunku pracy i jako taki zostanie on opodatkowany dla celów rozliczeń podatku dochodowego od osób fizycznych. Ustawa o PIT nie przewiduje w tym zakresie żadnych ulg ani zwolnień.
Zgodnie z treścią art. 11 ust. 2a pkt 2 ustawy o PIT wartość pieniężną nieodpłatnych świadczeń w przypadku gdy przedmiotem świadczeń są usługi zakupione (a tak będzie w naszym przykładzie) – ustala się według cen zakupu. Natomiast naliczanie składek ubezpieczeniowych z tytułu ZUS na podstawie § 2 ust. 1 pkt 11 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz.U. nr 161, poz. 1106, z późn. zm.) wartość świadczenia w postaci bezpłatnych posiłków zapewnianych pracownikom przez pracodawcę jest wyłączona z podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne pod warunkiem, że pracownicy nie mają prawa do ekwiwalentu pieniężnego z tego tytułu, a jego wysokość nie przekracza miesięcznie jednej czwartej bieżącego najniższego wynagrodzenia za pracę. Podstawą ujęcia wartości posiłków przekazywanych pracownikom przez pracodawcę będzie faktura VAT od dostawcy. Ujmuje się ją w kosztach jednostki. Tak więc w celu naliczenia i pobrania w poprawnej wysokości zaliczki na PIT wartość posiłków powinna zostać doliczona do kwoty wynagrodzeń pracowników i łącznie z nimi ujęta koncie 231 Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń.
- Pracodawca ma możliwość również dokonywania dopłat ze środków pochodzących z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych. Dopłaty te mogą dotyczyć między innymi różnych form wypoczynku pracownika i członków jego rodziny. Wysokość dofinansowania powinna jednak być uzależniona od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej pracownika. Dofinansowanie do wypoczynku ze środków przeznaczonych na cele socjalne pochodzących z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych nie stanowi podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne. Natomiast po spełnieniu kilku warunków dofinansowanie nie podlega również opodatkowaniu PIT.
- Rozliczenie wykorzystania firmowego samochodu do celów prywatnych. Warto tutaj zaznaczyć, iż przychód z tytułu nieodpłatnych świadczeń ustala się na podstawie cen rynkowych. Tak więc wartość ustalonego przez jednostkę przychodu z tytułu nieodpłatnego świadczenia, jakim jest umożliwienie pracownikowi korzystania z firmowego samochodu, powinna zostać doliczona do innych składników wynagrodzenia pracownika. Następnie od całkowitej łącznej kwoty należy pobrać zaliczkę na podatek dochodowy od osób fizycznych, a także ewentualne należne składki na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne. Pamiętać przy tym warto, że wysokość kwot zaliczki oraz składek ZUS w księgach rachunkowych ujmuje się razem z wynagrodzeniem na podstawie listy płac.
- Szkolenia pracowników finansowane przez pracodawców. Udział w szkoleniu będzie zwolniony z podatku w momencie gdy pracodawca decyduje się na wysłanie swoich pracowników na szkolenie np. na jakiś kurs. Po stronie pracowników nie pojawi się przychód. W takim przypadku pracodawca będzie mógł zaliczyć wydatki poniesione na kurs do kosztów działalności operacyjnej, bez ujmowania tej wartości na koncie rozrachunków z pracownikami. Zapisu będzie można w tym przypadku dokonać np. na koncie 405 Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia. Podstawą dokonania owego zapisu będzie faktura wystawiona przez firmę przeprowadzającą kurs.
Źródła:
1. Wynagrodzenia i inne świadczenia na rzecz pracowników dokumentacja, Wojas M./I Ewidencja Księgowa, wydawnictwo: SKWP , rok wydania 2011, wydanie I.
2. https://www.gofin.pl/rachunkowosc/17,1,85,163654,zakup-zimnych-napojow-dla-pracownikow.html (dostęp z dnia 08.03.2021 r.)
3. https://biznes.interia.pl/praca/news-napoje-i-posilki-profilaktyczne-wydawane-pracownikom,nId,721883 (dostęp z dnia 09.03.2021 r.)
4. http://www.plankont.pl/artykul,17640,rozrachunki-z-pracownikami-w-ksiegach-rachunkowych.html (dostęp z dnia 09.03.2021 r.)
5. https://podatki.gazetaprawna.pl/artykuly/1040573,dofinansowania-wypoczynku-ze-srodkow-zfss-nie-ksieguje-sie-jako-kosztu.html (dostęp z dnia 10.03.2021 r.)
6. https://ksiegowosc.infor.pl/warto-wiedziec/51958,Jak-wykazywac-rozrachunki-z-pracownikami.html (dostęp z dnia 11.03.2021 r.)
7. http://www.vademecumksiegowego.pl/artykul_narzedziowa,1024,0,16933,przychod-z-tytulu-kary-pienieznej-nalozonej-na-pracownika.html (dostęp z dnia 11.03.2021 r.)
8. http://www.vademecumksiegowego.pl/artykul_narzedziowa,1131,0,18848,wydatki-na-szkolenia-dla-pracownikow.html (dostęp z dnia 12.03.2021 r.)
