Przechowywanie sprawozdań finansowych – zasady

Minimalny okres przechowywania sprawozdań finansowych określa art. 74 ust. 1 ustawy o rachunkowości. Według tego przepisu zatwierdzone roczne sprawozdania finansowe podlegają przechowywaniu przez okres co najmniej 5 lat, licząc od początku roku następującego po roku obrotowym, w którym nastąpiło ich zatwierdzenie. Natomiast zasady i terminy przechowywania dokumentacji księgowej ustawa o rachunkowości określa w rozdziale 8 „Ochrona danych”.

Należy przechowywać w należyty sposób i chronić przed niedozwolonymi zmianami, nieupoważnionym rozpowszechnianiem, uszkodzeniem bądź zniszczeniem należy takie dokumenty jak:

• dokumentację opisującą w języku polskim przyjęte przez jednostkę zasady (politykę) rachunkowości,
• księgi rachunkowe,
• dowody księgowego,
• dokumenty inwentaryzacyjne,
• sprawozdania finansowe.

Z art. 73 ust. 1 i 3 ustawy i rachunkowości wynika, że po zatwierdzeniu sprawozdania finansowego za dany rok obrotowy, dokumentację przyjętych zasad rachunkowości, księgi rachunkowe jak również sprawozdania finansowe oraz sprawozdanie z działalności jednostki przechowuje się w oryginalnej postaci, w ustalonym porządku chronologicznym dostosowanym do sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych, w podziale na okresy sprawozdawcze, w sposób pozwalający na ich łatwe odszukanie.

Zgodnie z art. 74 ust. 1 ustawy o rachunkowości, zatwierdzone roczne sprawozdania finansowe podlegają przechowywaniu przez okres co najmniej 5 lat, licząc od początku roku następującego po roku obrotowym, w którym nastąpiło ich zatwierdzenie.

Warto zaznaczyć, że 5-letni okres przechowywania sprawozdań finansowych wprowadzono do ustawy o rachunkowości z dniem 1 stycznia 2019 roku (do końca 2018 roku sprawozdania finansowe podlegały trwałemu przechowywaniu). W tym zakresie nowelizacja ustawy o rachunkowości nastąpiła na podstawie ustawy z dnia 9 listopada 2018 roku o zmianie niektórych ustaw w celu wprowadzenia uproszczeń dla przedsiębiorców w prawie podatkowym i gospodarczym (Dz. U. Poz. 2244).

Ważny również jest fakt, że ustalając termin przechowywania dokumentów uwzględnia się (poza ustawą o rachunkowości) również inne przepisy odnoszące się do przechowywania poszczególnych rodzajów dokumentów. Natomiast w momencie gdy terminy przechowywania wynikające z poszczególnych aktów prawych różnią się, to przyjmuje się okres dłuższy.

Mają na uwadze sprawozdania finansowe należy kierować się przepisami Ordynacji podatkowej. Tak więc według art. 86 § 1 tej ustawy, podatnicy obowiązani do prowadzenia ksiąg podatkowych przechowują księgi i związane z ich prowadzeniem dokumenty do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego, chyba że ustawy podatkowe stanowią inaczej. Jednak jak wynika z art. 70 § 1 Ordynacji podatkowej, zobowiązanie podatkowe przedawnia się z upływem 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. Przy czym termin przedawnienia może ulec zawieszeniu lub przerwaniu w wyniku wystąpienia okoliczności przewidzianych w art. 70-71 Ordynacji podatkowej. Oznacza to, iż termin przechowywania dokumentacji podatkowej może się wydłużyć. Okres przechowywania dokumentacji dla celów podatkowych z reguły jest dłuższy od okresu wymaganego przepisami ustawy o rachunkowości. Dlatego też w przypadku przechowywania sprawozdań finansowych będzie to podobny okres.

Dodać należy, że takie same zasady przechowywania sprawozdań finansowych stosuje się w momencie gdy jednostka przekazała roczne sprawozdanie finansowe oraz pozostałe elementy dokumentacji systemu rachunkowości innej, świadczącej usługi przechowywania dokumentów. Jednak należy tutaj pamiętać, że gdy księgi rachunkowe są prowadzone poza siedzibą jednostki lub miejscem sprawowania zarządu, to kierownik jednostki jest zobowiązany powiadomić właściwy urząd skarbowy o miejscu prowadzenia ksiąg rachunkowych w terminie 15 dni od dnia ich wydania oraz zapewnić dostępność ksiąg rachunkowych wraz z dowodami księgowymi uprawnionym organom zewnętrznej kontroli lub nadzoru w siedzie jednostki lub w miejscu sprawowania zarządu albo innym miejscu za zgodą organu kontroli lub nadzoru.

Warto zwrócić uwagę na fakt, że sprawozdania finansowe przechowywać można w dwóch formach: papierowej oraz elektronicznej. Pokrótce watro przyjrzeć się każdej z nich.

Sprawozdanie finansowe sporządzone w formie papierowej oraz zasady archiwizacji

Roczne sprawozdanie finansowe sporządzone za rok obrotowy rozpoczynający się przez 1 stycznia 2019 roku podlegają przechowywaniu przez co najmniej 5 lat, licząc od początku roku następnego po roku obrotowym, w którym nastąpiło ich zatwierdzenie.

Obowiązek przechowywania zatwierdzonych sprawozdań finansowych przez co najmniej 5 lat wynika z art. 74 ust. 1 ustawy o rachunkowości. Pamiętać należy, że określając termin przechowywania należy brać pod uwagę, nie rok obrotowy, za który to sprawozdanie jest sporządzone, a termin jego zatwierdzenia. 5-letni okres został wprowadzony do ustawy o rachunkowości z dniem 1 stycznia 2019 roku. Jednak na podstawie art. 43 ust. 2 ustawy z dnia 9 listopada 2018 roku o zmianie niektórych ustaw w celu wprowadzenia uproszczeń dla przedsiębiorców w prawie podatkowym i gospodarczym (Dz. U. Poz. 2244), dotyczy on również rocznych sprawozdań sporządzonych za rok obrotowy rozpoczynający się przed 1 stycznia 2019 roku.

Podkreślić warto, że roczne sprawozdanie finansowe jednostki podlega zatwierdzeniu przez organ zatwierdzający, nie później niż 6 miesięcy od dnia bilansowego.

W celu dokonania fizycznej likwidacji sprawozdań finansowych wskazane jest powołać komisję likwidacyjną, składającą się co najmniej z dwóch osób, co służyć ma zabezpieczeniu przed wydostaniem się dokumentów w niepowołane ręce. Po zaakceptowaniu przez kierownika jednostki wykazu (spisu) bądź protokołu, w którym będą wymienione dokumenty przeznaczone do likwidacji, komisja może przystąpić do ich fizycznego zniszczenia za pomocą przeznaczonych do tego celu urządzeń lub korzystając z usług wyspecjalizowanej firmy. Oczywiście sposób postępowania z dokumentami, wobec których ustawowy termin przechowywania już upłynął można opisać w polityce rachunkowości jednostki.

Zaznaczyć również warto, że w przypadku sprawozdań finansowych za lata 1992-2013 obowiązującą dla nich formą w świetle prawa bilansowego była forma papierowa.

Ustawa o rachunkowości w art. 73 ust. 2 dopuszcza przeniesienie treści dowodów księgowych na informatyczne nośniki danych pozwalające zachować zawartość dowodów w trwałej i niezmienionej postaci. Warunkiem stosowania tej metody przechowywania danych jest oczywiście posiadanie urządzeń pozwalających na odtworzenie dowodów w postaci wydruku, o ile inne przepisy nie stanowią inaczej. Wydruk taki jest dowodem równoważnym z dowodem księgowym, z którego treść została przeniesiona na informatyczny nośnik danych. Zaznaczyć warto, że uproszczenia tego jednak nie można zastosować do dokumentów dotyczących przeniesienia praw majątkowych do nieruchomości, powierzenia odpowiedzialności za składniki aktywów oraz znaczących umów i innych ważnych dokumentów określonych przez kierownika jednostki. Jednym z tak ważnych dokumentów jest zatwierdzone roczne sprawozdanie finansowe jednostki. Tak więc przepisu tego należy przestrzegać w odniesieniu do sprawozdań finansowych za lata 2014-2017, które również mają postać papierową i tak powinny być przechowywane.

Forma i termin przechowywania sprawozdania finansowego sporządzonego w postaci elektronicznej

Zatwierdzone roczne sprawozdania finansowe sporządzone elektronicznie należy przechowywać na elektronicznych nośnikach danych przez co najmniej 5 lat, licząc od początku roku następującego po roku obrotowym, w którym nastąpiło ich zatwierdzenie.

Sprawozdanie finansowe sporządza się w postaci elektronicznej oraz opatruje kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym przez osobę, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych i kierownika jednostki zgodnie z art. 45 ust.1f ustawy o rachunkowości. Pamiętać należy, że obowiązek sporządzania sprawozdania finansowego w postaci elektronicznej wszedł w życie 1 października 2018 roku.

Sporządzenie sprawozdania w postaci elektronicznej oznacza, że jest ono sporządzone w formie pliku, który można zapisać i odczytać za pomocą programu komputerowego, np. w postaci pliku tekstowego, pliku graficznego lub mieszanego. Wydruk w postaci papierowej sprawozdania finansowego sporządzonego w formie elektronicznej natomiast jest tylko kopią tego sprawozdania, a nie oryginałem.

Spośród sprawozdań finansowych sporządzonych w postaci elektronicznej można wyróżnić dwie formy:

• forma ustrukturyzowana, która ma postać pliku w formacie XML zgodnym z regułami określonymi we właściwej strukturze XSD. Sprawozdania w tej formie sporządzają jednostki wpisane do rejestru przedsiębiorców KRS, podatnicy podatku dochodowego od osób fizycznych prowadzący księgi rachunkowe zobowiązani do sporządzenia sprawozdania finansowego (art. 45 ust. 5 updof) oraz podatnicy podatku dochodowego od osób prawnych zobowiązani do sporządzania sprawozdania finansowego niewpisani do rejestru przedsiębiorców KRS (art. 27 ust. 2 updop).
• forma niestrukturyzowana sprawozdania finansowego natomiast ma postać pliku zapisywanego w dowolnym formacie. Sprawozdanie w takim formacie sporządzają jednostki stosujące MSR oraz spółki cywilne.

Przypomnieć warto, że zgodnie z art. 73 ust. 1 i 3 ustawy o rachunkowości, sprawozdanie finansowe za dany rok obrotowy po jego zatwierdzeniu przechowuje się w oryginalnej postaci, w ustalonym porządku dostosowanym do sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych, w podziale na okresy sprawozdawcze, w sposób pozwalający na ich łatwe odszukanie. Dlatego też ważne jest, aby zatwierdzone roczne sprawozdanie finansowe sporządzone w postaci elektronicznej przechowywać w tej formie, czyli na nośnikach elektronicznych. Tak więc nie ma potrzeby drukowania wersji tego sprawozdania w wersji papierowej, ponieważ stanowi ona jedynie kopię tego sprawozdania, a nie jego elektroniczny oryginał.

Niestety jak należy przechowywać e-sprawozdania finansowe ustawa o rachunkowości nie precyzuje. Natomiast wskazuje, iż dane przetwarzane przy użyciu komputera powinny podlegać szczególnej ochronie przed całkowitym lub częściowym zniszczeniem, uszkodzeniem w trakcie przetwarzania, czy nieuprawnionym wykorzystaniem. Dlatego też ważne jest to że każda jednostka powinna samodzielnie wdrożyć odpowiednie systemy zabezpieczeń, a ich dobór zależy od wielu czynników:

• od ilości przechowywanych danych,
• od poziomu ryzyka, na jakie narażone są dane jednostki,
• od możliwości finansowych i kadrowych poszczególnej jednostki,
• od sposobu przetwarzania danych przez jednostkę,
• od sposobu przetwarzania danych przez jednostkę,
• od częstotliwości przetwarzania danych.

W art. 71 ust. 2 ustawy o rachunkowości zaznaczone zostało, iż przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera ochrona danych polega na:

• stosowaniu odpornych na zagrożenia nośników danych,
• doborze stosownych środków ochrony zewnętrznej,
• systematycznym tworzeniu rezerwowych kopii zbiorów danych zapisanych na informatycznych nośnikach danych, pod warunkiem zapewnienia trwałości zapisu informacji systemu rachunkowości, przez czas nie krótszy od wymaganego do przechowywania ksiąg rachunkowych,
• zapewnieniu ochrony programów komputerowych i danych systemu informatycznego rachunkowości, poprzez stosowanie odpowiednich rozwiązań programowych i organizacyjnych, chroniących przed nieupoważnionym dostępem lub zniszczeniem.

Zaznaczyć warto na koniec, że opis systemu służącego ochronie danych i ich zbiorów, w tym dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych i innych dokumentów stanowiących podstawę dokonanych w nich zapisów każda jednostka powinna ująć w swojej polityce rachunkowości zgodnie z art. 10 ust. 1 ustawy o rachunkowości.

Źródła:

1. http://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/download.xsp/WDU19941210591/O/D19940591.pdf (dostęp z dnia 09.02.2021 r.)

2. http://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/DocDetails.xsp?id=WDU20180002244 (dostęp z dnia 08.02.2021 r.)

3. http://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/download.xsp/WDU20170000201/U/D20170201Lj.pdf (dostęp z dnia 09.02.2021 r.)

4. .ttps://www.pit.pl/aktualnosci/zasady-i-terminy-przechowywania-ksiag-rachunkowych-955920 (dostęp z dnia 08.02.2021 r.)

5. https://rachunkowosc.com.pl/ustawa_o_rachunkowosci/art_74/okresy_przechowywania_danych (dostęp z dnia 12.02.2021 r.)

6. https://www.rp.pl/Rachunkowosc/301029988-Jak-dlugo-archiwizowac-dokumenty-ksiegowe—zmiany-od-2019-roku.html (dostęp z dnia 12.02.2021 r.)

7. https://www.frr.pl/news/1046/przechowywanie-sprawozdan-finansowych (dostęp z dnia 15.02.2021 r.)

8. https://www.rp.pl/Rachunkowosc/312199983-Sprawozdanie-finansowe-za-2018-r-w-postaci-elektronicznej.html (dostęp z dnia 15.02.2021 r.)