Zasady przeprowadzania kontroli przez Państwową Inspekcję Pracy

Wiadomo, że każda kontrola inspektora pracy w przedsiębiorstwie czy zakładzie pracy powoduje stan najwyższej gotowości pracowników kadrowo-płacowych jak i pracowników bhp. Pamiętać warto, że znajomość tematów, którymi najczęściej interesują się inspektorzy pracy zapewne pomoże przygotować się odpowiednio przed taką kontrolą jak i zredukować związany z nią stres.

Pracodawca może również jeszcze przed pojawieniem się kontroli Inspekcji Pracy przeprowadzić wewnętrzną kontrolę przedsiębiorstwa w przedmiocie najczęściej kontrolowanych przez inspektorów zagadnień i dzięki temu wyprostować przynajmniej część z występujących w przedsiębiorstwie nieprawidłowości. Okoliczność taka zawsze jest przyjmowana z zadowoleniem przez inspektora pracy, jak również często jest argumentem do odstąpienia przez niego karania (szczególnie jeśli jest to pierwsza kontrola pracodawcy, a popełnione wykroczenia nie dotyczą bezpośredniego zagrożenia życia lub zdrowia pracowników, lub innych osób wykonujących pracę, ani też nie zostały popełnione z winy umyślnej). Skutek taki również osiągnąć można, jeśli pracodawca przystąpi do usuwania występujących w firmie nieprawidłowości już w trakcie trwania kontroli, gdyż wyniki to z faktu, że celem kontroli jest przede wszystkim przywrócenie stanu zgodnego z prawem.

Rodzaje kontroli

Warto zaznaczyć, że kontrole oczywiście różnią się od siebie (różne podmioty kontroli, różna tematyka, specyfikacja branży lub danego zakładu pracy). Mimo tych wszystkich różnic jednak przebieg kontroli jest mocno sformalizowany przez przepisy prawa, które ściśle regulują prawa i obowiązki obu stron (kontrolującego jak i kontrolowanego).

W ramach zasad przeprowadzanej kontroli warto wymienić cztery istotne zagadnienia takie jak:

termin kontroli,
powód kontroli,
kontrolowane podmioty,
miejsce przeprowadzenia kontroli.

Spośród powyższych zasad na początku opisane krótko zostanie zagadnienie terminu kontroli.

Do przeprowadzenia o każdej porze dnia i nocy kontroli przestrzegania przepisów prawa pracy, dotyczących legalności zatrudnienia, stanu bhp oraz wypłacania wynagrodzenia odpowiadającego wysokości minimalnej stawki godzinowej inspektorzy pracy są jak najbardziej uprawnieni. Podobnie również jest w przypadku kontroli przestrzegania przepisów dotyczących ograniczenia handlu w niedziele i święta oraz w niektóre inne dni. Standardowo jednak kontrole takie przeprowadzane są zazwyczaj w godzinach pracy urzędu. Wyjątkiem są jednak przypadki (sklepy wielkopowierzchniowe) gdy inspektorzy pracy na kontrolę zjawiają się w zakładzie we wczesnych godzinach rannych, nawet jeszcze przed otwarciem sklepu dla klientów (w czasie gdy odbywa się dostawa towaru i jego rozładowywanie na regałach sklepowych) i ponownie, jeszcze tego samego dnia, późnym wieczorem (tuż przed zamknięciem sklepu lub po zamknięciu dla klientów, kiedy to odbywa się podliczanie utargu w kasach, uzupełniane towaru na półkach, sprzątanie itd.).

Inspektor pracy nie musi uprzedzać pracodawcy o zamiarze skontrolowania jego zakładu pracy.

Do kontroli „z zaskoczenia” (art. 24 ust. 1 ustawy o PIP) dochodzi zazwyczaj jeśli uprzedzenie pracodawcy o zamiarze skontrolowania jego formy mogłoby znacząco wpłynąć na wynik kontroli lub gdy okoliczności faktyczne uzasadniają niezwłoczne podjęcie kontroli u przedsiębiorcy (względy bezpieczeństwa i higiena pracy). Dodać należy, że zazwyczaj inspektorzy uprzedzają pracodawców o zamiarze skontrolowania danej firmy, najczęściej telefonicznie w przeddzień zaplanowanej kontroli. Uprzedzenie pracodawcy ma na celu uniknięcia sytuacji, w której inspektor nie zastanie w firmie pracodawcy lub upoważnionej przez niego osoby.

Warto podkreślić, że inspektorów pracy nie dotyczy ograniczenie podejmowania i prowadzenia równocześnie więcej niż jednej kontroli działalności przedsiębiorcy. Dlatego inspektor może podjąć się kontroli w zakładzie pracy, nawet gdy trwa już w nim inna kontrola przeprowadzana np. przez ZUS, urząd skarbowy czy sanepid.

Jakie są powody kontroli Inspekcji Pracy w przedsiębiorstwie ?

Kontrole zazwyczaj spowodowane są jedną z niżej wymienionych przyczyn:

1. Skargami, czyli pismami wpływającymi do PIP głównie od aktualnie zatrudnionych i byłych pracowników, jak również związków zawodowych lub społecznych inspektorów pracy. W tym przypadku warto również wspomnieć, że przepisy zakazują ujawnienia tej okoliczności kontroli podmiotowi kontrolowanemu. Tutaj równie warto wymienić, co jest najczęściej przedmiotem skarg.

a) wynagrodzenia i inne świadczenia pieniężne, które dotyczyły głównie takich nieprawidłowości jak:

niezapewnienie pracownikom minimalnych odpoczynków dobowych,
nieokreślone w układzie zbiorowym, regulaminie pracy lub obwieszczeniu systemów i rozkładów czasu pracy oraz okresów rozliczeniowych,
nieprawidłowości w wypłacie wynagrodzenia chorobowego lub urlopowego,
nieprzestrzeganie zasady przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy,
nieprowadzenie lub nierzetelne prowadzenie ewidencji czasu pracy,
nieprzestrzeganie obowiązku układania pracownikom rozkładów czasu pracy,
nieoddanie dnia wolnego za pracę w dniu wolnym z tytułu przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy,
niewypłacanie lub obniżanie ekwiwalentu za pranie odzieży roboczej i używanie odzieży własnej jako roboczej,
naruszenie obowiązku zapewnienia pracownikom minimum jednej wolnej niedzieli raz na 4 tygodnie,
niewypłacenie lub nieterminowe wypłacanie wynagrodzenia ewentualnie zaniżanie jego wysokości,
niewypłacenie wynagrodzenia lub dodatku za pracę w godzinach nadliczbowych bądź ich bezpodstawne obniżanie,
planowanie godzin nadliczbowych,
niewypłacanie lub zaniżanie należnych dodatków wchodzących w skład wynagrodzenia za pracę,
niewypłacenie lub obniżenie ekwiwalentu za niewykorzystany urlop wypoczynkowy;

b) nawiązanie i rozwiązanie stosunku pracy, tutaj między innymi wymienić można powód skarg taki jak:

nieprawidłowości związanych z wypowiadaniem umów o pracę,
błędów w treści świadectwa pracy,
niepotwierdzenie na piśmie warunków zatrudnienia,
niezgłaszanie pracowników do ubezpieczenia społecznego,
niezgodności rodzaju zawartej umowy z charakterem wykonywanej pracy,
niewydania świadectwa pracy

c) warunki pracy, wśród częstych powodów do skarg wymienić można między innymi:

przygotowania do pracy,
pomieszczeń pracy, urządzeń higieniczno-sanitarnych, wentylacji, ogrzewania i oświetlenia,
środków ochrony indywidualnej.

2. Harmonogramem kontroli- ustalanym centralnie na cały rok planem kontroli dla inspektorów w całym kraju lub też poszczególnych województw (okręgowych inspektorów pracy), harmonogram może uwzględniać typ podmiotów kontrolowanych (np. banki, sklepy wielkopowierzchniowe itd.) lub też problemy sezonowe (np. odśnieżanie dachów).

3. Realizacją planów, które również ustalane są centralnie dla całego kraju lub poszczególnych województw i determinują przedmiotowy zakres kontroli (np. czas pracy, wynagrodzenia, urlopy, legalność zatrudnienia, przestrzeganie przepisów bhp itp.).

Jakie podmioty są najczęściej kontrolowane ?

Przede wszystkim inspektorzy kontrolują pracodawców, czyli jednostki organizacyjne, nawet te nieposiadające osobowości prawnej, a także osoby fizyczne, jeśli tylko zatrudniają one pracowników. Dlatego też wystarczy, że dany podmiot zatrudni tylko jedną osobę na podstawie umowy o pracę, powołania, wyboru, mianowania lub spółdzielczej umowy o pracę, aby uzyskał miano pracodawcy.

Zainteresowaniem Państwowej Inspekcji Pracy cieszą się również przedsiębiorcy niebędący pracodawcami i inne jednostki organizacyjne, o ile na ich rzecz świadczona jest praca przez osoby fizyczne, w tym przez osoby wykonujące na własny rachunek działalność gospodarczą, bez względu na podstawę świadczenia tej pracy (art. 13 ustawy o PIP). Szczególnie dotyczy to zleceniobiorców, wykonawców dzieła, osoby prowadzące własną działalność gospodarczą (samozatrudnieni) oraz pracujących na „czarno”.

Warto podkreślić, że podmioty te nie podlegają pełnej kontroli Państwowej Inspekcji Pracy, tak więc kontrolowane są tylko w zakresie zagadnień związanych z bhp oraz legalnością zatrudnienia. Dodatkowo od 1 stycznia 2017 roku przedsiębiorcy i inne jednostki organizacyjne na rzecz, których wykonywane jest zlecenie lub świadczone są usługi, podlegają kontroli Państwowej Inspekcji Pracy w zakresie wypłacania minimalnej stawki godzinowej, co obejmuje analizę ewidencji godzin wykonania zlecenia i potwierdzeń wypłaty wynagrodzenia.

Natomiast w pozostałym zakresie prawo kontroli przez Państwową Inspekcję Pracy przedsiębiorców niebędących pracodawcami ma na celu sprawdzenie, czy realizują oni obowiązek zapewnienia bhp osobom fizycznym świadczącym pracę na innej podstawie niż stosunek pracy lub prowadzącym na własny rachunek działalność gospodarczą (art. 304 § 3 K.p.), oraz także obowiązki wynikające z ustawy z dnia 20 kwietnia 2004 roku o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy (Dz. U. 2020 roku poz. 1409), które dotyczą między innymi:

opłacania składek na Fundusz Pracy,
posiadania zezwoleń na pracę przez cudzoziemców,
dokonania wpisu do rejestru agencji zatrudnienia działalności, której prowadzenie uzależnione jest od uzyskania wpisu do tego rejestru.

Dodać warto, że kontroli Państwowej Inspekcji Pracy podlegają także pracodawcy delegujący pracowników na terytorium RP w ramach świadczenia usługi. Placówki handlowe mogą zostać skontrolowane przez Państwową Inspekcję Pracy w zakresie przestrzegania ograniczenia pracy w handlu w niedziele i święta oraz w niektóre dni. Skontrolowane mogą być również podmioty zatrudniające, zobowiązane do zawierania umów o prowadzenie PPK i umów o zarządzanie PPK oraz dokonywanie wpłat do PPK.

Miejsce przeprowadzenia kontroli

Ostatnim zagadnieniem jeśli chodzi o zasady prowadzenia kontroli przez Państwową Inspekcję Pracy, jest miejsce przeprowadzenia kontroli. Zazwyczaj zgodnie z art. 26 ust. 1 ustawy o PIP) kontrola przeprowadzona zostaje w siedzibie podmiotu kontrolowanego, w zakładzie pracy lub też w innych miejscach wykonywania jego zadań.

W dzisiejszych czasach pracodawcy coraz to liczniej korzystają z możliwości prowadzenia kadr oraz księgowości poza siedzibą firmy, powierzając prowadzenia spraw kadrowo-księgowych zewnętrznemu podmiotowi. Oczywiście w związku z tym nie ma potrzeby sprowadzania dokumentów związanych z zatrudnieniem pracowników do siedziby kontrolowanej firmy, ponieważ inspektor pracy może przeprowadzać czynności kontrolne w miejscu przechowywania dokumentów finansowych lub kadrowych, np. w biurze kadrowo-księgowym prowadzącym sprawy kadrowo-księgowe kontrolowanego pracodawcy. Ważną uwagą jest to, że kontrola we wspomnianym biurze może dotyczyć tylko kwestii związanych z kontrolowanym zakładem pracy. W zawiązku, z czym inspektor nie będzie jej rozszerzał np. o warunki pracy panujące w pomieszczeniach wspomnianego biura rachunkowego. Oczywiście zgodnie z art. 26 ust. 2 ustawy o PIP również w trakcie kontroli może zajść potrzeba, by część czynności przeprowadzić w siedzibie Okręgowego Inspektoratu Pracy lub jednego z oddziałów terenowych. Szczególnie dzieje się tak w przypadkach takich jak:

w siedzibie firmy nie ma warunków technicznych do przeprowadzenia kontroli,
inspektor pracy w trakcie kontroli przeprowadza czynności, które wymagają zapewnienia osobnego pomieszczenia (np. przesłuchuje pracowników w charakterze świadków, które to czynności muszą odbywać się bez udziału osób postronnych, w tym również pracodawcy),
przedmiot kontroli wymaga, by inspektor pracy przeanalizował dużą liczbę dokumentów w celu ustalenia stanu faktycznego, gdzie czynności taki mogą zająć kilka dni i w związku z tym inspektor może takie dokumenty sprawdzić w siedzibie Państwowej Inspekcji Pracy.

Warto pamiętać, że inspektor zabiera z zakładu wyłącznie kserokopie. Tylko w wyjątkowych i nielicznych oraz szczególnie uzasadnionych przypadkach wypożycza z firmy za pokwitowaniem oryginały dokumentów.

Podsumowując na koniec zaznaczyć należy, że decyzję o przeprowadzeniu danej czynności kontrolnej w siedzibie jednostki organizacyjnej Państwowej Inspekcji Pracy podejmuje inspektor, choć oczywiście pracodawca również może wystąpić z taką propozycją.

Źródła

1. https://lexlege.pl/ustawa-o-panstwowej-inspekcji-pracy/art-24/ (dostęp z dnia 24.03.2021 r.)

2. http://www.bip.pip.gov.pl/pl/bip/zarzadzenia_dokumenty_druki/ustawa_pip (dostęp z dnia 18.03.2021 r.)

3. https://www.pip.gov.pl/pl/f/v/229168/Sprawozdanie%202019.pdf (dostęp z dnia 17.03.2021 r.)

4. https://lexlege.pl/kodeks-pracy/ (dostęp z dnia 22.03.2021 r.)

5. https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/download.xsp/WDU20200001409/T/D20201409L.pdf (dostęp z dnia 23.03.2021 r.)

6. http://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/DocDetails.xsp?id=wdu20040991001 (dostęp z dnia 23.03.2021 r.)

7. https://www.infor.pl/prawo/praca/inspekcja-pracy/285033,Co-najczesciej-kontroluja-inspektorzy-pracy.html (dostęp z dnia 22.03.2021 r.)

8. https://www.biznes.gov.pl/pl/firma/obowiazki-przedsiebiorcy/chce-przygotowac-sie-do-kontroli-w-firmie/szczegolne-zasady-przeprowadzania-kontroli-w-firmach#3 (dostęp z dnia 24.03.2021 r.)

9. https://businessinsider.com.pl/firmy/dla-firm/kontrola-pip-jak-wyglada-wizyta-panstwowej-inspekcji-pracy/3zwjve9 (dostęp z dnia 26.03.2021 r.)

10. https://www.bzg.pl/node/1591 (dostęp z dnia 26.03.2021 r.)

11. https://sip.lex.pl/akty-prawne/dzu-dziennik-ustaw/panstwowa-inspekcja-pracy-17348443/art-13 (dostęp z dnia 17.03.2021 r.)