Rozrachunkami, krótko mówiąc, nazwać można ogół wszystkich należności i zobowiązań danej jednostki. Rozrachunki danej jednostki charakteryzują się tym, iż dłużnik oraz wierzyciel są precyzyjnie określeni, oraz kwota, która jest przedmiotem rozrachunków, jest znana i akceptowana przez obie strony transakcji. Dodatkowo termin uregulowania zapłaty rozrachunków jest precyzyjnie określony, gdyż wynika on z obowiązujących przepisów prawnych lub postanowień zawartych między stronami transakcji umowy (np. rozrachunki publicznoprawne, do których to zaliczamy np. obowiązkowe płatności podatków, gdzie terminy ich płatności wynikają z przepisów prawa podatkowego).
Konta rozrachunkowe
Pamiętać należy o utworzeniu kont rozrachunkowych w celu prawidłowego ujęcia rozrachunków w księgach rozrachunkowych. Księgowań na kontach rozrachunkowych (tak jak na innych kontach księgowych) oczywiście dokonuje się po obu stronach konta w zależności od transakcji, z jaką ma do czynienia dana jednostka.
W zasadzie do ewidencji księgowej rozrachunków służą konta należące do zespołu 2, czyli Rozrachunki i roszczenia, które podzielić można na cztery podstawowe grupy:
- Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami,
- Rozrachunki publicznoprawne,
- Rozrachunki z pracownikami,
- Pozostałe rozrachunki.
Na kontach należących do zespołu 2 ewidencjonuje się wszelkiego rodzaju należności i zobowiązania, zarówno krajowe, jak i zagraniczne. Ujmuje się na nich wszelkiego rodzaju roszczenia i rozliczenia jednostki dotyczące podstawowej działalności gospodarczej, a także działalności socjalnej, postępowania upadłościowego czy też wynikające z odpisów aktualizujących należności itd.
Ważne jest, aby zasady dotyczące dokonywania rozliczeń na kontach rozrachunków znalazły swoje odzwierciedlenie w przyjętej przez jednostkę polityce rachunkowości, a wszystkie wykorzystywane w tym celu konta księgowe były ujęte w zatwierdzonym przez kierownika jednostki zakładowym planie kont.
Zaznaczyć należy również, iż na koncie Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami ujmuje się wszelkiego rodzaju rozrachunki z tytułu otrzymanych albo wykonanych dostaw. Należności i zobowiązania z tytułu dostaw i usług wykazuje się w księgach rachunkowych na kontach rozrachunkowych w momencie ich powstania łącznie z VAT.
Transakcje z odbiorcami i dostawcami – rozliczanie
Rozrachunków z tytułu dostaw i zakupów dokonywane są na odrębnym koncie syntetycznym. Najczęściej konto nazywane jest 200 – Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami, które to przeznaczone jest do ewidencjonowaniu wszelkiego rodzaju rozrachunków, dostaw, zakupów, sprzedaży, roszczeń z tytułu handlu wewnątrzwspólnotowego, importu, eksportu, zakupu towarów i usług oraz sprzedaży materiałów, kaucji gwarancyjnych, a także przychodów finansowych.
Natomiast jeżeli jednostka dokonuje również transakcji z podmiotami zagranicznymi, wskazane jest, aby te transakcje ujmowane były na osobnym koncie księgowym dotyczącym rozrachunków z odbiorcami i dostawcami zagranicznymi. Wtedy to rozrachunki można ewidencjonować przy użyciu dwóch kont np.:
- konto 201 Rozrachunki z odbiorcami krajowymi,
- konto 202 Rozrachunki z odbiorcami zagranicznymi.
Przy użyciu konta 200 ewidencjonuje się również wszelkiego rodzaju bezsporne należności i rozrachunki z dostawcami krajowymi oraz zagranicznymi z tytułu wykonywanych dostaw towarów czy usług. Saldo debetowe konta 200 będzie oznaczało istniejący stan należności. Saldo kredytowe natomiast będzie informowało o stanie zobowiązań w jednostce.
Rozrachunki z odbiorcami oraz rozrachunki z dostawcami — sposób ujmowania na kontach rozrachunkowych
1. Rozrachunki z odbiorcami
a) po lewej (debetowej) stronie konta Rozrachunki z odbiorcami krajowymi ewidencjonuje się operacje między innymi takie jak:
- ujęcie należności z tytułu sprzedaży produktów, usług, towarów, materiałów (kwota brutto razem z VAT),
- zwiększenie należności, np. wynikające z wystawionej faktury korygującej,
- zamianie roszczeń na należności (np. w wyniku tytułu egzekucyjnego),
- rozliczenie należności do przychodów podlegających rozliczeniu w czasie,
- ujęcie należności wynikających z kar umownych, grzywien, odszkodowań.
b) po drugiej stronie tego konta księguje się natomiast operacje między innymi takie jak:
- wpływ należności,
- ujęcie faktur korygujących zmniejszających przychody ze sprzedaży,
- zmniejszenie należności,
- sprzedaż wierzytelności np. w ramach faktoringu,
- umorzenie należności.
Konto rozrachunków z odbiorcami w większości przypadków wykazuje saldo debetowe, co oznacza istnienie należności od odbiorców. Natomiast saldo kredytowe tego konta będzie oznaczało istnienie nadpłat dokonanych przez odbiorców.
2. Rozrachunki z dostawcami
a) tutaj po stronie debetowej konta ujmowane będą między innymi takie transakcje jak:
- spłata zobowiązań na rzecz dostawców krajowych,
- odpisanie zobowiązań, które uległy przedawnieniu,
- ujęcie faktur korygujących od dostawców, zmniejszających wielkość zobowiązań.
b) natomiast po drugiej stronie tego konta, czyli stronie kredytowej ujmowane będą wszelkiego rodzaju powstałe zobowiązania i zwiększenie ich stanu, czyli takie transakcje między innymi jak:
- ujęcie faktury zakupu według wartości brutto,
- ujęcie faktury korygującej zwiększającej stan zobowiązań,
- naliczenie przez dostawcę odsetek ustawowych, kar, grzywien lub odszkodowań.
Warto zaznaczyć, iż zasadniczo konto rozrachunków z dostawcami w większości przypadków wykazuje saldo kredytowe, co oznacza istnienie zobowiązań do zapłaty na rzecz dostawców.
Zdarza się jednak, że konto to może mieć również saldo debetowe, co będzie oznaczało stan nadpłaty na rzecz dostawców.
Warto pamiętać, iż zgodnie z art. 3 ust. 1 pkt 32 g ustawy o rachunkowości koszty i przychody związane z odszkodowaniami oraz karami – jako koszty i przychody związane pośrednio z działalnością operacyjną jednostki – zalicza się do pozostałych kosztów i przychodów operacyjnych.
Należności i zobowiązania — obowiązkowa inwentaryzacja ?
Należności i zobowiązania wynikające z rozrachunków powinny być inwentaryzowane co najmniej na ostatni dzień roku obrotowego zgodnie z przepisami zawartymi w ustawie o rachunkowości.
Inwentaryzacji dokonuje się w drodze uzyskania od kontrahentów potwierdzenia (na piśmie) wykazanego w księgach rachunkowych stanu należności lub zobowiązania. Zatem jednostka zobowiązana jest wysłać do kontrahentów informację na piśmie o stanie figurujących w jej księgach należności od kontrahentów lub zobowiązań wobec nich.
Warto dodać, że należności i zobowiązania, które nie podlegają inwentaryzacji w drodze uzgodnienia i potwierdzenia salda, inwentaryzuje się w drodze porównania danych wynikających z ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacji realnego stanu na określony dzień.
Tak więc należności i zobowiązania powinno się weryfikować co najmniej w terminach obligujących jednostkę do złożenia deklaracji podatkowej. W podobny sposób można również sprawdzić rozrachunki z kontrahentami z tytułu dostaw towarów i usług i tutaj również powinno to odbywać się systematycznie w ciągu roku, a nie tylko na koniec roku obrotowego.
Rozrachunki w obcej walucie: różnice kursowe
Różnice kursowe co do zasady powstają w sytuacji, gdy kurs waluty z dnia zarachowania należności czy zobowiązania różni się od średniego kursu waluty obowiązującego na dzień bilansowy. W wyniku tych różnic można mieć do czynienia z różnicami kursowymi dodatnimi lub ujemnymi.
Istotny jest fakt, że wszystkie transakcje wyrażone w walutach obcych wymagają dla ich ujęcia w księgach rachunkowych jednostki i sprawozdaniu finansowym przeliczenia na walutę polską.
Dlatego też istniejące na dzień bilansowy w księgach rachunkowych rozrachunki w walutach obcych należy przeliczać po obowiązującym na ten dzień średnim kursie ogłoszonym dla danej waluty przez Narodowy Bank Polski zgodnie z art. 30 ust. 1 ustawy o rachunkowości.
Bardzo istotny jest tutaj fakt, że aby prawidłowo ująć transakcje wyrażone w walutach obcych, trzeba odpowiednio zastosować przeliczenie według właściwego na dzień przeprowadzenia transakcji kursu waluty. Warto tutaj oprzeć się o art. 30 ust. 2 ustawy o rachunkowości, który to reguluje zasady przeliczania na złote polskie, gdzie wyrażone w walutach obcych operacje gospodarcze ujmuje się w księgach rachunkowych na dzień ich przeprowadzenia odpowiednio po kursie:
- faktycznie zastosowanym w tym dniu, wynikającym z charakteru operacji np. w przypadku sprzedaży lub kupna walut oraz zapłaty należności albo zobowiązań,
- średnim ogłoszonym dla danej waluty przez Narodowy Bank Polski z dnia poprzedzającego ten dzień np. w przypadku zapłaty należności lub zobowiązań, jeżeli nie jest zasadne zastosowanie kursu, o którym mowa wyżej, a także w przypadku pozostałych operacji.
| Należności i zobowiązania wyrażone w walutach obcych wprowadza się do ksiąg po ich przeliczeniu według kursu średniego ogłoszonego dla danej waluty przez Narodowy Bank Polski z dnia poprzedzającego dzień ich powstania, który pokrywa się najczęściej z dniem wystawienia faktury sprzedaży lub zakupu. |
Warto dodać, że różnice kursowe na rozrachunkach wyrażonych w walutach obcych, powstałe na dzień ich wyceny zgodnie z art. 30 us4. ustawy o rachunkowości zalicza się odpowiednio do przychodów lub kosztów finansowych.
Pozostałe rozrachunki
Przy okazji warto wymienić inne rodzaje rozrachunków, które również związane są z rozrachunkami z dostawcami i odbiorcami. Warto zwrócić tutaj uwagę między innymi na takie jak:
Rozrachunki publicznoprawne, które to są związane z rozrachunkami z dostawcami i odbiorcami, ze względu na podatek od towarów i usług zawarty w cenach sprzedawanych lub nabywanych towarów czy usług np. należności wobec różnych instytucji (np. urzędów skarbowych czy ZUS). Tak więc rozrachunki publicznoprawne podzielić można na:
- rozrachunki z tytułu VAT, na koncie tym po stronie Wn (lewej) ujmuje się kwoty podatku zapłaconego przy zakupach (VAT naliczony), natomiast po stronie Ma (prawej) kwoty podatku należnego od dokonanej sprzedaży (VAT należny),
- inne rozrachunki publicznoprawne.
Rozliczenie VAT
Na koniec okresu sprawozdawczego jednostka ma obowiązek dokonać ustalenia kwoty zobowiązania podatkowego z tytułu podatku od towarów i usług oraz sporządzić deklarację VAT. Aby udało się to wykonać, należy kwotę VAT naliczonego, która podlega odliczeniu w danym okresie sprawozdawczym zgodnie z przepisami ustawy o VAT przeksięgować na konto Rozrachunki z urzędem skarbowym z tytułu VAT.
Otrzymane na skutek dokonania powyższych przeksięgowań saldo konta Rozrachunki z urzędem skarbowym z tytułu VAT może przyjąć dwie formy saldo debetowe i kredytowe.
Otrzymanie salda Ma oznaczać będzie zobowiązanie podatkowe, podlegające wpłacie do urzędu skarbowego. Saldo Wn oznaczać będzie nadwyżkę VAT naliczonego nad należnym, czyli kwotę podatku możliwą do wykorzystania w następnych okresach rozliczeniowych lub podlegającą zwrotowi na zasadach i w terminach określonych w ustawie o podatku od towarów i usług.
Źródła:
- https://lexlege.pl/ustawa-o-rachunkowosci/art-3/ (dostęp z dnia 16.07.2021 r.)
- https://ksiegowosc.infor.pl/poradniki/1401,Ewidencja-ksiegowa-rozrachunkow-z-dostawcami-i-odbiorcami.html (dostęp z dnia 19.07.2021 r.)
- https://oficynafk.pl/ajo-69-kwiecienmaj-2018/rozrachunki-i-rozliczenia-czyli-jak-prawidlowo-ewidencjonowac-na-kontach-zespolu-2-13907.html (dostęp z dnia 20.07.2021 r.)
- https://www.rp.pl/artykul/601223-Jak-rozliczyc-rachunki-pomiedzy-dostawcami-i-odbiorcami.html (dostęp z dnia 21.07.2021 r.)
- https://mfiles.pl/pl/index.php/Ewidencja_rozrachunk%C3%B3w (dostęp z dnia 20.07.2021 r.)
- https://ksiegowosc.infor.pl/raport-dnia/124866,Rozrachunki-w-walucie-obcej-wycena-bilansowa.html (dostęp z dnia 21.07.2021 r.)
- https://www.rp.pl/Podatek-dochodowy/308269991-Roznice-kursowe-Jak-wyceniac-rozrachunki-walutowe.html (dostęp z dnia 19.07.2021 r.)
- https://biznes.interia.pl/firma/news-inwentaryzacja-naleznosci-i-zobowiazan,nId,3844272 (dostęp z dnia 16.07.2021 r.)
