Księgi rachunkowe – definicja, prowadzenie oraz składniki

Każda jednostka powinna posiadać dokumentację opisującą przyjętą przez nią politykę rachunkowości. Artykuł 10 ust. 1 ustawy o rachunkowości określa, że w dokumencie opisującym zasady rachunkowości danej jednostki w języku polskim powinny się znaleźć przede wszystkim informacje dotyczące:

określenia roku obrotowego i wchodzących w jego skład okresów sprawozdawczych,
metod wyceny aktywów i pasywów oraz ustalania wyniku finansowego,
sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych, tutaj przede wszystkim zakładowego planu kont, wykazu ksiąg rachunkowych, opisu systemu przetwarzania danych,
systemu służącego ochronie danych i ich zbiorów, w tym dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych i innych dokumentów stanowiących podstawę dokonanych w nich zapisów.

Informacje te powinny znaleźć się w polityce rachunkowości jednostki. Za dokumentację zawierającą powyższe informacje odpowiada kierownik jednostki. Odpowiedzialność ta obejmuje również dokonywanie aktualizacji informacji. Dokument ten musi być bowiem cały czas aktualizowany.

Zgodnie z obowiązującymi przepisami ustawy o rachunkowości jednostki zobowiązane są stosować przyjęte zasady rachunkowości, rzetelnie i jasno przedstawiając sytuację majątkową i finansową oraz wynik finansowy.

Przyjętą politykę rachunkowości należy stosować w sposób ciągły, dokonując w kolejnych latach obrotowych jednakowego grupowania operacji gospodarczych, wyceny aktywów i pasywów, w tym także dokonywania odpisów amortyzacyjnych lub umorzeniowych, ustalania wyniku finansowego i sporządzania sprawozdań finansowych, tak aby za kolejne lata informacje z nich wynikające były porównywalne. Wykazane w księgach rachunkowych na dzień ich zamknięcia stany aktywów i pasywów należy ująć w tej samej wysokości w otwartych na następny rok obrotowy księgach rachunkowych. Przyjęta przez jednostkę polityka rachunkowości powinna zawierać wskazanie wszystkich zasad i informacji, które umożliwią prowadzenie ksiąg rachunkowych.

Prowadzenie ksiąg rachunkowych

Księgi rachunkowe prowadzone są przez jednostkę, jednak ustawa o rachunkowości dopuszcza możliwość powierzenia prowadzenia ksiąg rachunkowych innym podmiotom. Artykuł 11 ust. 2 ustawy wskazuje, że jednostka może powierzyć prowadzenie ksiąg rachunkowych podmiotom uprawnionym do wykonywania czynności z zakresu usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych lub przedsiębiorcy prowadzącemu działalność w tym zakresie z innego państwa członkowskiego. Trzeba jednak pamiętać, że w sytuacji gdy księgi rachunkowe są prowadzone poza siedzibą jednostki lub miejscem sprawowania zarządu, kierownik jednostki jest obowiązany powiadomić właściwy urząd skarbowy o miejscu prowadzenia ksiąg rachunkowych w terminie 15 dni od dnia ich wydania.

Otwieranie ksiąg rachunkowych

Księgi rachunkowe otwiera się:

na dzień rozpoczęcia działalności, którym jest dzień pierwszego zdarzenia wywołującego skutki o charakterze majątkowym lub finansowym,
na początek każdego następnego roku obrotowego,
na dzień zmiany formy prawnej,
na dzień wpisu do rejestru połączenia jednostek lub podziału jednostki, powodujących powstanie nowej jednostki (jednostek),
na dzień rozpoczęcia likwidacji lub ogłoszenia upadłości
w ciągu 15 dni od dnia zaistnienia tych zdarzeń.

Zamykanie ksiąg rachunkowych

Natomiast zamknięcie ksiąg rachunkowych polega na nieodwracalnym wyłączeniu możliwości dokonywania zapisów księgowych w zbiorach tworzących zamknięte księgi rachunkowe. Księgi rachunkowe zamyka się:

na dzień kończący rok obrotowy,
na dzień zakończenia działalności jednostki, w tym jej sprzedaży, zakończenia likwidacji lub postępowania upadłościowego, o ile nie nastąpiło jego umorzenie,
na dzień poprzedzający zmianę formy prawnej,
w jednostce przejmowanej na dzień połączenia związanego z przejęciem jednostki przez inną jednostkę, to jest na dzień wpisu do rejestru tego połączenia,
na dzień poprzedzający dzień podziału lub połączenia jednostek, jeżeli w wyniku podziału lub połączenia powstaje nowa jednostka, to jest na dzień poprzedzający dzień wpisu do rejestru połączenia lub podziału,
na dzień poprzedzający dzień postawienia jednostki w stan likwidacji lub ogłoszenia upadłości,
na inny dzień bilansowy określony odrębnymi przepisami.

Księgi należy zamknąć nie później niż w ciągu 3 miesięcy od dnia zaistnienia tych zdarzeń.

Co obejmują księgi rachunkowe?

Zgodnie z przepisami zawartymi w ustawie o rachunkowości księgi rachunkowe obejmują zbiory zapisów księgowych, obrotów i sald. Składają się na nie:

dziennik,
księga główna,
księgi pomocnicze,
zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej oraz sald kont ksiąg pomocniczych,
wykaz składników aktywów i pasywów (inwentarz).

Księgi rachunkowe powinny być:

trwale oznaczone nazwą,
wyraźnie oznaczone co do roku obrotowego, okresu sprawozdawczego i daty sporządzenia,
przechowywane starannie w ustalonej kolejności.

Dziennik

Ustawa o rachunkowości dziennik definiuje jako chronologiczne ujęcie zdarzeń, jakie nastąpiły w danym okresie sprawozdawczym. Bez względu na technikę prowadzenia ksiąg rachunkowych dziennik powinien umożliwiać uzgodnienie jego obrotów z obrotami zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej. Ważne jest, aby zapisy w dzienniku były kolejno numerowane, a sumy zapisów (obroty) były liczone w sposób ciągły. Dodatkowo sposób dokonywania zapisów w dzienniku powinien umożliwiać ich jednoznaczne powiązanie ze sprawdzonymi i zatwierdzonymi dowodami księgowymi.

Konta księgi głównej

Konta księgi głównej zawierają zapisy o zdarzeniach w ujęciu systematycznym. Dlatego też na kontach księgi głównej obowiązuje ujęcie zarejestrowanych uprzednio lub równocześnie w dzienniku zdarzeń, zgodnie z zasadą podwójnego zapisu. Zapisów na określonym koncie księgi głównej dokonuje się w kolejności chronologicznej.

Konta ksiąg pomocniczych

Konta ksiąg pomocniczych zawierają zapisy będące uszczegółowieniem i uzupełnieniem zapisów kont księgi głównej. Zgodnie z ustawą o rachunkowości, prowadzi się je w ujęciu systematycznym jako wyodrębniony system ksiąg, kartotek (zbiorów kont), komputerowych zbiorów danych, uzgodniony z saldami i zapisami na kontach księgi głównej. Zestawienia sald wszystkich kont ksiąg pomocniczych co do zasady należy sporządzać nie rzadziej niż na dzień zamknięcia ksiąg rachunkowych.

Konta ksiąg pomocniczych prowadzi się w szczególności dla:

operacji gotówkowych w przypadku prowadzenia kasy,
środków trwałych, w tym także środków trwałych w budowie, wartości niematerialnych i prawnych oraz dokonywanych od nich odpisów amortyzacyjnych lub umorzeniowych,
rozrachunków z pracownikami, a w szczególności jako imienną ewidencję wynagrodzeń pracowników zapewniającą uzyskanie informacji, z całego okresu zatrudnienia,
operacji sprzedaży (kolejno numerowane własne faktury i inne dowody, ze szczegółowością niezbędną do celów podatkowych),
rozrachunków z kontrahentami,
operacji zakupu (obce faktury i inne dowody, ze szczegółowością niezbędną do wyceny składników aktywów i do celów podatkowych),
kosztów i istotnych dla jednostki składników aktywów.

Zestawienie obrotów i sald

Zestawienie obrotów i sald sporządza się na koniec każdego okresu sprawozdawczego, nie rzadziej jednak niż na koniec miesiąca. Podstawą jego sporządzenia są zapisy na kontach księgi głównej.

Zestawienie obrotów i sald powinno zawierać:

symbole lub nazwy kont,
salda kont na dzień otwarcia ksiąg rachunkowych, obroty za okres sprawozdawczy i narastająco od początku roku obrotowego oraz salda na koniec okresu sprawozdawczego,
sumę sald na dzień otwarcia ksiąg rachunkowych, obrotów za okres sprawozdawczy i narastająco od początku roku obrotowego oraz sald na koniec okresu sprawozdawczego.

Obroty zestawienia powinny być zgodne z obrotami dziennika lub obrotami zestawienia obrotów dzienników częściowych. Ustawa o rachunkowości wskazuje dodatkowo, że co najmniej na dzień zamknięcia ksiąg rachunkowych sporządza się zestawienia sald wszystkich kont ksiąg pomocniczych, a na dzień inwentaryzacji – zestawienia sald inwentaryzowanej grupy składników aktywów.

Wykaz składników aktywów i pasywów

Wykaz składników aktywów i pasywów (inwentarz), potwierdzony ich inwentaryzacją, sporządzają jednostki, które uprzednio nie prowadziły ksiąg rachunkowych w sposób określony ustawą. W pozostałych jednostkach rolę inwentarza spełnia zestawienie obrotów i sald kont księgi głównej oraz zestawienia sald kont ksiąg pomocniczych sporządzone na dzień zamknięcia ksiąg rachunkowych.

Dokumenty księgowe

Do ksiąg rachunkowych trzeba wprowadzać wszystkie zdarzenia, które miały miejsce w danym miesiącu sprawozdawczym. Podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej. Dzielą się one na dowody:

zewnętrzne obce – otrzymane od kontrahentów,
zewnętrzne własne – przekazywane w oryginale kontrahentom,
wewnętrzne – dotyczące operacji dokonywanych wewnątrz jednostki.

Dodatkowo podstawą zapisów w księgach rachunkowych mogą być również:

sporządzone przez jednostkę dowody zbiorcze,
dowody korygujące poprzednie zapisy,
dowody zastępcze (wystawione do czasu otrzymania zewnętrznego obcego dowodu źródłowego)
dowody rozliczeniowe (ujmujące już dokonane zapisy według nowych kryteriów klasyfikacyjnych).

Warto dodać, że prawidłowo wystawiony dowód księgowy powinien zawierać:

określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego,
określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej,
opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach naturalnych,
datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą, także datę sporządzenia dowodu,
podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów,
stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.

Pamiętać należy, że dowód księgowy opiewający na waluty obce powinien zawierać przeliczenie ich wartości na walutę polską według kursu obowiązującego w dniu przeprowadzenia operacji gospodarczej.

Wynik przeliczenia zamieszcza się bezpośrednio na dowodzie, chyba że system przetwarzania danych zapewnia automatyczne przeliczenie walut obcych na walutę polską, a wykonanie tego przeliczenia potwierdza odpowiedni wydruk.

Warto pamiętać, że przed zapisem operacji gospodarczej, każdy dowód księgowy powinien być sprawdzony i poddany kontroli. Kontrolę tę należy przeprowadzić pod względem:

merytorycznym – czy wszystkie informacje zamieszczone w dowodzie są poprawne i zgodne z rzeczywistością,
formalnym – czy zawiera wszystkie wymagane informacje i dane,
rachunkowym – czy zawarte w nim obliczenia i kalkulacje są poprawne.

Po przeprowadzeniu kontroli każdy dokument księgowy powinien zostać zadekretowany. Dekretacja dokumentu oznacza nadanie dokumentowi numeru, określenie sposobu jego ujęcia w księgach. Konieczne jest również określenie daty, pod którą dokument zostaje zaksięgowany.

Warto pamiętać o tym, że dowody księgowe powinny być rzetelne, czyli muszą być one zgodne z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej, którą dokumentują, kompletne, zawierające wskazane wyżej informacje oraz wolne od błędów rachunkowych.

Niedopuszczalne jest dokonywanie w dowodach księgowych wymazywania i przeróbek.

Błędy w dowodach księgowych

Natomiast błędy w dowodach źródłowych zewnętrznych obcych i własnych można korygować jedynie przez wysłanie kontrahentowi odpowiedniego dokumentu zawierającego sprostowanie, wraz ze stosownym uzasadnieniem, chyba że odrębne przepisy stanowią inaczej.

Błędy w dowodach wewnętrznych mogą być natomiast poprawiane przez skreślenie błędnej treści lub kwoty, z utrzymaniem czytelności skreślonych wyrażeń albo liczb, wpisanie treści poprawnej i daty poprawki oraz złożenie podpisu osoby do tego upoważnionej, o ile odrębne przepisy nie stanowią inaczej. Nie można jednak poprawiać pojedynczych liter lub cyfr.

Zapisów w księgach rachunkowych dokonuje się w sposób trwały, bez pozostawiania miejsc pozwalających na późniejsze dopiski lub zmiany.

Zapis księgowy

Zapis księgowy powinien zawierać co najmniej:

określenie rodzaju i numer identyfikacyjny dowodu księgowego stanowiącego podstawę zapisu oraz jego datę, jeżeli różni się ona od daty dokonania operacji,
datę dokonania operacji gospodarczej,
kwotę i datę zapisu,
oznaczenie kont, których dotyczy,
zrozumiały tekst, skrót lub kod opisu operacji, z tym że należy posiadać pisemne objaśnienia treści skrótów lub kodów.

Ważne!

Zapisów dotyczących operacji wyrażonych w walutach obcych dokonuje się w sposób umożliwiający ustalenie kwoty operacji w walucie polskiej i obcej.
Zapisy w dzienniku i na kontach księgi głównej powinny być powiązane ze sobą w sposób umożliwiający ich sprawdzenie.
Zapisy w księgach rachunkowych powinny być dokonane w sposób zapewniający ich trwałość, przez czas nie krótszy od wymaganego do przechowywania ksiąg rachunkowych.

Księgi rachunkowe powinny być prowadzone rzetelnie, bezbłędnie, sprawdzalnie i bieżąco. Niepoprawne prowadzenie ksiąg może bowiem skutkować wieloma konsekwencjami. Księgi rachunkowe uznaje się za rzetelne, jeżeli dokonane w nich zapisy odzwierciedlają stan rzeczywisty. Księgi rachunkowe są natomiast prowadzone bezbłędnie, jeśli wprowadzono do nich kompletnie i poprawnie wszystkie zakwalifikowane do zaksięgowania w danym miesiącu dowody księgowe, zapewniono ciągłość zapisów oraz bezbłędność działania stosowanych procedur obliczeniowych.

Dodatkowo ważne jest też, aby księgi były sprawdzalne, czyli muszą one umożliwiać w prosty sposób stwierdzenie poprawności dokonanych w nich zapisów, stanów (sald) oraz działania stosowanych procedur obliczeniowych. Ważne, aby udokumentowanie zapisów pozwalało na identyfikację dowodów i sposobu ich zapisania w księgach rachunkowych na wszystkich etapach przetwarzania danych. Zapisy powinny być uporządkowane chronologicznie i systematycznie według kryteriów klasyfikacyjnych umożliwiających sporządzenie obowiązujących jednostkę sprawozdań finansowych i innych, sprawozdań, w tym deklaracji podatkowych, oraz dokonanie rozliczeń finansowych.

Natomiast księgi rachunkowe uznane za prowadzone na bieżąco powinny spełniać następujące warunki:

pochodzące z nich informacje będą umożliwiały sporządzenie w terminie obowiązujących jednostkę sprawozdań finansowych i innych sprawozdań, w tym deklaracji podatkowych, oraz dokonanie rozliczeń finansowych,
zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej będą sporządzane przynajmniej za poszczególne okresy sprawozdawcze, nie rzadziej niż na koniec miesiąca, a za rok obrotowy
nie później niż do 85. dnia po dniu bilansowym,
ujęcie wpłat i wypłat gotówką, czekami i wekslami obcymi oraz obrotu detalicznego i gastronomii będzie następować w tym samym dniu, w którym zostały dokonane.

Pamiętać należy o tym, że błędy w zapisach poprawia się na dwa sposoby:

przez skreślenie dotychczasowej treści i wpisanie nowej, z zachowaniem czytelności błędnego zapisu, oraz podpisanie poprawki i umieszczenie daty
przez wprowadzenie do ksiąg rachunkowych dowodu zawierającego korekty błędnych zapisów, dokonywane tylko zapisami dodatnimi albo tylko ujemnymi.

Przechowywanie dokumentów księgowych

Przepisy ustawy o rachunkowości wskazują, że księgi rachunkowe, dowody księgowe, dokumenty inwentaryzacyjne i sprawozdania finansowe należy przechowywać w należyty sposób i chronić przed niedozwolonymi zmianami, nieupoważnionym rozpowszechnianiem, uszkodzeniem i zniszczeniem.

Dowody księgowe i dokumenty inwentaryzacyjne powinny być przechowywane w jednostce w oryginalnej postaci, w ustalonym porządku dostosowanym do sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych, w podziale na okresy sprawozdawcze, w sposób pozwalający na ich łatwe odszukanie. Roczne zbiory dowodów księgowych i dokumentów inwentaryzacyjnych oznacza się określeniem nazwy ich rodzaju oraz symbolem końcowych lat i końcowych numerów w zbiorze.

Dodać należy, że zbiory dokumentów mogą być również przechowywane poza jednostką, w przypadku gdy zostaną przekazane do przechowania innej jednostce świadczącej usługi w zakresie przechowywania dokumentów.

Najważniejszym dokumentem w rachunkowości jest zatwierdzone roczne sprawozdanie finansowe. Podlega ono trwałemu przechowywaniu.

Pozostałe zbiory przechowuje się natomiast co najmniej przez okres:

księgi rachunkowe – 5 lat,
karty wynagrodzeń pracowników bądź ich odpowiedniki nie krócej niż 5 lat,
dowody księgowe dotyczące wpływów ze sprzedaży detalicznej – do dnia zatwierdzenia sprawozdania finansowego za dany rok obrotowy, nie krócej jednak niż do dnia rozliczenia osób, którym powierzono składniki aktywów objęte sprzedażą detaliczną,
dowody księgowe dotyczące środków trwałych w budowie, pożyczek, kredytów oraz umów handlowych, roszczeń dochodzonych w postępowaniu cywilnym lub objętych postępowaniem karnym albo podatkowym – przez 5 lat od początku roku następującego po roku obrotowym, w którym operacje, transakcje i postępowanie zostały ostatecznie zakończone, spłacone, rozliczone lub przedawnione,
dokumentację przyjętego sposobu prowadzenia rachunkowości – przez okres nie krótszy niż 5 lat od upływu jej ważności,
dokumenty dotyczące rękojmi i reklamacji – rok po terminie upływu rękojmi lub rozliczeniu reklamacji,
dokumenty inwentaryzacyjne – 5 lat,
pozostałe dowody księgowe i dokumenty – 5 lat.

Okresy przechowywania oblicza się od początku roku następującego po roku obrotowym, którego dane zbiory dotyczą.

Warto podkreślić, że udostępnienie osobie trzeciej zbiorów lub ich części do wglądu na terenie jednostki wymaga zgody kierownika jednostki albo osoby przez niego upoważnionej.

Dodam należy, że zbiory jednostek, które:

zakończyły swoją działalność w wyniku połączenia z inną jednostką lub przekształcenia formy prawnej – przechowuje jednostka kontynuująca działalność,
zostały zlikwidowane – przechowuje wyznaczona osoba lub jednostka; o miejscu przechowywania kierownik, likwidator jednostki lub syndyk masy upadłościowej informuje właściwy sąd albo inny organ prowadzący rejestr lub ewidencję działalności gospodarczej oraz urząd skarbowy.

Na samym końcu warto dodać, że kto wbrew przepisom ustawy dopuszcza do:

nieprowadzenia ksiąg rachunkowych, prowadzenia ich wbrew przepisom ustawy lub podawania w tych księgach nierzetelnych danych,
niesporządzenia sprawozdania finansowego, sporządzenia go niezgodnie z przepisami ustawy lub zawarcia w tym sprawozdaniu nierzetelnych danych, podlega grzywnie lub karze pozbawienia wolności do 2 lat albo obu tym karom łącznie.

Dodatkowo kto wbrew przepisom ustawy:

nie poddaje sprawozdania finansowego badaniu przez biegłego rewidenta,
nie udziela lub udziela niezgodnych ze stanem faktycznym informacji, wyjaśnień, oświadczeń biegłemu rewidentowi albo nie dopuszcza go do pełnienia obowiązków,
nie składa sprawozdania finansowego do ogłoszenia,
nie składa sprawozdania finansowego lub sprawozdania z działalności we właściwym rejestrze sądowym,
nie udostępnia sprawozdania finansowego i innych dokumentów,
prowadzi działalność usługową w zakresie prowadzenia ksiąg rachunkowych bez wymaganych uprawnień,
prowadzi działalność usługową w zakresie prowadzenia ksiąg rachunkowych lub wykonywania czynności doradztwa podatkowego, do wykonywania których jest uprawniony zgodnie z odrębnymi przepisami – bez spełnienia obowiązku zawarcia umowy ubezpieczenia, podlega grzywnie albo karze ograniczenia wolności.

Źródła:

https://rachunkowosc.com.pl/ustawa_o_rachunkowosci/art_13/skladowe_ksiag_rachunkowych_i_ich_oznaczanie (dostęp z dnia 02.07.2021 r.)
http://www.poradnikksiegowego.pl/artykul,88,310,stanowisko-w-sprawie-niektorych-zasad-prowadzenia-ksiag.html (dostęp z dnia 02.07.2021 r.)
https://ksiegowosc.infor.pl/rachunkowosc/ksiegi-rachunkowe/761559,Zasady-poprawnego-prowadzenia-ksiag-rachunkowych.html (dostęp z dnia 03.07.2021 r.)
https://encyklopedia.pwn.pl/haslo/ksiegi-rachunkowe;3928440.html (dostęp z dnia 03.07.2021 r.)
https://www.lexlege.pl/ustawa-o-rachunkowosci/ (dostęp z dnia 04.07.2021 r.)
Dudzic R. (2001). Zasady prowadzenia ksiąg rachunkowych, Wydawnictwo Wszechnicy Podatkowej, Kraków
Banaszkiewicz A. (2013), Techniki prowadzenia ksiąg rachunkowych, Uniwersytet Mikołaja Kopernika w Toruniu
https://ksiegowosc.infor.pl/rachunkowosc/ksiegi-rachunkowe/761291,Co-powinny-zawierac-prawidlowo-prowadzone-ksiegi-rachunkowe.html (dostęp z dnia 04.07.2021 r.)