Po podpisaniu umowy o pracę z pracownikiem na pracodawcy zaczynają ciążyć różnego rodzaju obowiązki związane z zawartym stosunkiem pracy. Jednym z nich jest prowadzenie szczegółowej dokumentacji pracowniczej, wskazującej, jak przebiega kariera zawodowa danej osoby, w jakich terminach przebywała ona na zwolnieniu lekarskim itp. Do dokumentacji pracowniczej zalicza się m.in. akta osobowe pracowników, karty ewidencji czasu pracy czy wreszcie imienne listy wypłacanego wynagrodzenia. Warto uświadomić sobie, że dokumenty osobowe prowadzone dla każdego pracownika zwykle stanowią podstawę do wypłacenia mu wynagrodzenia w określonej wysokości. Zakres prowadzonej dokumentacji pracowniczej został określony w obowiązujących przepisach prawnych. Wydane w tej sprawie rozporządzenie dotyczy spraw związanych ze stosunkiem pracy, a także sposobów prowadzenia akt osobowych dla pracowników.
Dokumenty obowiązkowe przy prowadzeniu dokumentacji płacowej
Zgodnie z obowiązującymi aktualnie przepisami prawnymi pracodawca jest zobligowany do prowadzenia osobno dla każdego pracownika dwóch rodzajów dokumentów. Z jednej strony zatem jest to karta ewidencji czasu pracy, z drugiej natomiast imienna lista wypłacanego wynagrodzenia za pracę. W tym pierwszym dokumencie zawiera się szereg bardzo przydatnych informacji. Wśród nich wskazuje się przede wszystkim na pracę w poszczególnych dobach (także w niedzielę i święta), w godzinach nadliczbowych, w porze nocnej, a także w różnych dniach ustawowo wolnych od pracy.
Dodatkowo zamieszcza się tam informacje m.in. o dyżurach, urlopach, usprawiedliwionych i nieusprawiedliwionych nieobecnościach w pracy, zwolnieniach lekarskich itp. Do kart ewidencji pracy często dołącza się również złożone przez pracownika wnioski o udzielenie mu dnia wolnego od pracy w zamian za przepracowane wcześniej lub później godziny nadliczbowe. Imienna lista wypłacanego wynagrodzenia dotyczy natomiast wynagrodzenia za pracę oraz innych świadczeń z nią związanych.
Zasady sporządzania listy płac
Warto uświadomić sobie, że w obowiązujących przepisach prawa pracy nie ma żadnych szczegółowych wytycznych, dotyczących informacji, które powinny obligatoryjnie znaleźć się na przygotowywanej i uzupełnianej przez pracodawcę liście płac. Niemniej jednak na układ tego dokumentu wpływa przede wszystkim konieczność rozliczania się z urzędem skarbowym oraz opłacania składek emerytalnych i zdrowotnych do ZUS-u. Na liście płac zwyczajowo zamieszcza się takie informacje, jak: nazwa pracodawcy, numery stron, oznaczenie albo nazwa listy płac, data sporządzenia dokumentu, miesiąc, do którego się on odnosi oraz podpisy osób sporządzającej i akceptującej listę. Bardzo ważny jest też podpis pracownika, który otrzymał wynagrodzenie w ustalonej wcześniej wysokości. Dotyczy to jednak sytuacji, gdy pensja nie jest wypłacana na konto bankowe pracownika, ale trafia bezpośrednio do jego rąk.
Warto pamiętać, że prawidłowe sporządzenie listy płac zależy w głównej mierze od ustalenia wynagrodzenia brutto. Na taką pensją składają się poza płacą zasadniczą także różnego rodzaju dodatki stażowe, nagrody za godziny nadliczbowe, za czas choroby oraz za czas urlopu wypoczynkowego (dotyczy to także ekwiwalentów). Oczywiście, należy też ustalić podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne, a także ogólną wysokość przychodu.
Dalsze etapy opracowywania listy płac
Wyszczególnienie na liście płac wspomnianych elementów nie wyczerpuje wszystkich wymagań, które powinien spełniać wspomniany dokument. Musi on także zawierać koszty uzyskania przychodu, kwoty dochodów pracowniczych, wysokość składek na ubezpieczenia zdrowotne i społeczne, zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych oraz wynagrodzenia netto do wypłaty. Na liście warto uwzględnić również miejsce na pokwitowania i kwotę do wypłaty, a także na różne potrącenia z wynagrodzeń pracownika. Zanim dokona się potrąceń, najpierw należy odliczyć składki na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne, a następnie zaliczkę na podatek dochodowy od osób fizycznych. Listy płac zwykle sporządzane są co miesiąc. W razie potrzeby można je jednak wykonywać częściej (np. raz na tydzień bądź raz na dwa tygodnie).
Karty wypłacanego wynagrodzenia
Osobno dla każdego pracownika trzeba prowadzić imienną kartę wypłacanej pensji i innych świadczeń, które są bezpośrednio związane z pracą. Dzięki karcie pracownika może łatwo zweryfikować, czy otrzymał całość należnych mu świadczeń. Natomiast pracodawca doskonale orientuje się w tym, czy pracownik rzeczywiście należycie spełnia wszystkie wyznaczone mu zadania. W zależności od woli pracodawcy karta może być prowadzona jedna dla wszystkich celów podatkowych, ubezpieczeniowych oraz emerytalno-rentowych. Można też zdecydować się na prowadzenie osobnej karty dla każdego celu.
Dodatkowo trzeba także wspomnieć o paskach wynagrodzeń oraz paskach RMUA wykazujących dane zawarte w ZUS RMUA. Zwykle pracodawcy nie są zobowiązani do wydawania tego typu dokumentów pracownikom, chyba że obowiązujący w firmie regulamin stanowi inaczej.
Źródła:
- https://www.biznes.gov.pl/pl/firma/pracownicy-w-firmie/chce-zatrudnic-pracownika/jak-prowadzic-dokumentacje-pracownicza (dostęp z dnia 20.09.2021 r.)
- https://www.portalkadrowy.pl/dokumentacja-placowa-612 (dostęp z dnia 17.09.2021 r.)
