Wiele przedsiębiorstw dysponuje samochodami służbowymi. Faktyczne koszty ich użytkowania zależą od szeregu czynników oraz sposobu użytkowania danego pojazdu. Zdarza się bowiem, że podatnik do celów zawodowych wykorzystuje prywatne auto albo samochód wzięty w leasing. Co więcej, począwszy od 2019 roku wprowadzono przepisy, które znacznie ograniczają możliwość pomniejszenia dochodów o wydatki poniesione na eksploatację samochodów osobowych. Dotyczy to wszystkich pojazdów wykorzystywanych w celach służbowych niezależnie od tego, czy stanowią one własność przedsiębiorcy, czy też zostały one wynajęte. Warto dowiedzieć się więcej na ten temat, podejmując się lektury niniejszego tekstu.
Samochody prywatne wykorzystywane do celów służbowych
Do 2019 roku przedsiębiorcy, którzy wykorzystywali własne samochody na cele prowadzonej przez siebie działalności gospodarczej, mieli obowiązek prowadzenia tzw. kilometrówki (nie dotyczyło to jedynie jazd lokalnych oraz delegacji służbowych odbywanych przez pracowników). Obecnie właściciele firm mogą z tego tytułu odliczyć od podatku jedynie 20% wszystkich wydatków poniesionych na paliwo oraz eksploatację samochodu, niezależnie od wysokości faktycznych kosztów użytkowania pojazdu.
Samochody wykorzystywane wyłącznie w celach służbowych
Przedsiębiorcy używający firmowych samochodów prywatnie muszą przeliczać poszczególne wartości z faktur dowodzących zakupu paliwa w odniesieniu do ustalonych limitów. Wyliczone w ten sposób koszty podatkowe mają równowartość 75% wartości całej faktury Czynni podatnicy VAT, którzy eksploatują firmowy samochód także w celach prywatnych muszą liczyć się z tym, że w tym przypadku połowa nieodliczonego VAT jest traktowana jako koszt podatkowy.
W praktyce oznacza to zatem, że kwotę tę uwzględnia się również przy ustalaniu wysokości określonych limitów. Podatnik, który nie prowadzi ewidencji przebiegu w celu obliczania należności wynikających z podatku od towarów i usług, musi mieć świadomość, że taka sytuacja jest dla urzędu skarbowego sygnałem dotyczącym wykorzystywania danego pojazdu również w celach prywatnych. Oczywiście, nie dotyczy to osób zwolnionych z konieczności opłacania podatku VAT. Do pełnego odliczenia kosztów eksploatacyjnych upoważnieni są tylko przedsiębiorcy, którzy prowadzą pełną ewidencję VAT. Odnosi się to tylko do tych osób, które wykorzystują dany samochód wyłącznie w celach służbowych. Oczywiście, fakt użytkowania samochodu tylko na potrzeby prowadzenia działalności gospodarczej musi zostać odpowiednio potwierdzony w urzędzie skarbowym. Do tego służy druk VAT-26. Co więcej, dla celów naliczania podatku VAT musi być prowadzona kilometrówka. Istotne jest również wprowadzenie regulaminu poruszania się danym pojazdem w zależności od aktualnych potrzeb pracowników.
Rozliczenie kosztów eksploatacji pojazdów wziętych w leasing
Samochody osobowe wzięte w leasing rozlicza się w kosztach uzyskania przychodów w wysokości 75% ich wartości wówczas, gdy dany pojazd jest użytkowany zarówno w celach prywatnych, jak i służbowych. Jeśli dany samochód użytkowany jest jedynie na potrzeby działalności gospodarczej można odliczyć 100% wartości danego wydatku eksploatacyjnego. Jednak należy dopełnić wszystkich formalności związanych ze zgłoszeniem pojazdu do urzędu skarbowego na druku VAT-26 oraz ewidencją prowadzoną dla celów VAT.
Amortyzacja pojazdu
Jednym z najistotniejszych kosztów w przypadku pojazdów, które są uznawane za środki trwałe, są wydatki ponoszone na amortyzację. Wyróżnia się rozmaite metody amortyzacji. Jednorazową amortyzację stosuje się w przypadku pojazdów, których wartość w momencie nabycia nie przekraczała 10 tys. zł. Z kolei amortyzacja liniowa w skali rocznej wynosi 20%. Można ją jednak odpowiednio podwyższyć przy użyciu współczynnika 1,4, jeśli dany pojazd użytkowany jest bardziej intensywnie w porównaniu do warunków przeciętnych. Amortyzacja liniowa może być wykorzystywana dla środków trwałych używanych oraz ulepszonych. Z tą pierwszą sytuacją mamy do czynienia wówczas, gdy przed nabyciem pojazd był wykorzystywany przez co najmniej pół roku. O ulepszeniach można natomiast mówić wtedy, gdy wydatki poniesione na ten cel wyniosły co najmniej 20% wartości początkowej danego pojazdu.
W przypadku dwóch ostatnich metod koszty wprowadza się do Księgi przychodów i rozchodów przedsiębiorcy w miesiącu następującym po wprowadzeniu pojazdu do ewidencji. Odpisy amortyzacyjne w przypadku samochodów elektrycznych do 2018 roku wynosiły równowartość 30 tys. euro, obecnie natomiast jest to 225 tys. zł. Natomiast w przypadku innych samochodów osobowych wartości te wynosiły odpowiednio 20 tys. euro oraz 150 tys. zł.
Podsumowanie
Reasumując, można stwierdzić, że do 2018 roku wydatki na używanie pojazdu w firmie można było odliczyć w całości. Zgodnie z regulacjami wprowadzonymi w 2019 roku prawo do całościowego odliczenia wydatków eksploatacyjnych przysługuje tylko w przypadku samochodów używanych wyłącznie do celów służbowych. W przypadku aut wykorzystywanych na inne potrzeby można odliczyć maksymalnie 75% faktury.
Źródła:
- http://www.vademecumpodatnika.pl/artykul_narzedziowa,1220,0,20572,rozliczenie-paliwa-do-samochodu-osobowego-w-kosztach.html (dostęp z dnia 28.02.2022 r.)
- https://ksiegowosc.infor.pl/podatki/koszty/samochod/ (dostęp z dnia 27.02.2022 r.)
