Jeżeli przedsiębiorca dostrzeże na otrzymanej fakturze błędne dane lub faktura posiada błędny numer, to może samodzielnie dokonać ich poprawy za pomocą noty korygującej. Jednakże, aby została ona zaakceptowana, musi wpierw wysłać ją do sprzedawcy.
Przedsiębiorca, który otrzymał fakturę z błędnymi danymi, może sam wystawić do niej notę korygującą, jeżeli błędne dane będą dotyczyły: numeru faktury, daty wystawienia, danych osobowych podatnika lu nadawcy, NIP -u nabywcy lub sprzedawcy, daty otrzymania zapłaty, nazwy towaru lub usługi, terminu płatności czy sposobu dostawy. Gdy nabywca wystawi już notę korygującą, musi przekazać ją sprzedawcy, aby została ona przez niego zaakceptowana.
Natomiast nabywca nie ma możliwości korygowania błędów za pomocą noty, jeżeli błędy na fakturze będą dotyczyły takich danych jak (w art. 106e ust. 1 pkt 8-15 ustawy o VAT): jednostki miar i ilości, ceny jednostkowej netto, wartości sprzedaży netto, stawki podatku, zakresu wykonywanych usług, sumy wartości sprzedaży netto z podziałem na stawki podatkowe i zwolnione od podatku, kwoty podatku od sumy
wartości sprzedaży netto z podziałem na kwoty dotyczące stawek podatkowych, wartości sprzedaży brutto z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatkowych lub zwolnionych od podatku, kwoty należności ogółem wraz z należnym podatkiem. Oznacza to, że będzie zmuszony do poproszenia sprzedawcy o poprawę błędnych danych poprzez wystawienie faktury korygującej.
Jakie elementy danych musi zawierać nota korygująca?
Jak wspomniano powyżej, według prawa nota korygująca może być wystawiana tylko i wyłącznie przez nabywcę i w przepisach nie ma żadnej informacji na temat obowiązku używania na nią szczególnego wzoru.
Nabywca danej usługi czy produktu, który otrzymał fakturę potwierdzającą zakup, musi jedynie przestrzegać obowiązkowych elementów, które muszą znaleźć się na wystawianej przez niego nocie korygującej.
Według art. 106k ustawy o VAT są to takie dane jak: oznaczenie NOTA KORYGUJĄCA, numer kolejny oraz data jej wystawienia, imiona i nazwiska bądź nazwy wystawcy noty i wystawcy faktury lub faktury korygującej oraz ich adresy i NIP, dane zawarte w poprawianej fakturze (data wystawienia, numer faktury, strony transakcji, nazwy oraz ilości towarów lub usług, których dotyczy wystawiana faktura), wskazanie treści korygowanej informacji oraz podanie prawidłowej treści.
Akceptacja wystawionej noty korygującej może być zawarta w formie zwrotnej wiadomości e-mail. Nie ma żadnych przepisów, które ograniczają formę czy termin akceptacji — wszystko jest dowolne.
Nabywca, gdy otrzyma akceptację noty korygującej od sprzedawcy, musi podpiąć ją pod fakturę pierwotną i przechowywać wraz z dokumentacją księgową.
