Osoby, które rozpoczynają własną działalność gospodarczą, muszą przed formalnym zainicjowaniem funkcjonowania firmy załatwić szereg formalności. Jedną z najważniejszych jest założenie osobnego konta firmowego. Posiadanie takiego konta jest szczególnie istotne w przypadku większych podmiotów, prowadzących szeroko zakrojoną działalność biznesową oraz zatrudniających większą liczbę pracowników. W praktyce jednak takie rozwiązanie okazuje się bardzo przydatne także w przypadku małych jednoosobowych firm. Osobne konta bankowe ułatwiają bowiem rozliczanie się z klientami, a także z ZUS-em i urzędem skarbowym. Warto dowiedzieć się, czy posiadanie konta firmowego jest obowiązkowe dla firm oraz, czy można płacić i odbierać płatności służbowe z jego pominięciem. Tego rodzaju kwestie zostaną poruszone w niniejszym artykule.
Kwestia obowiązkowości konta firmowego
Zasadniczo obowiązek posiadania konta firmowego dotyczy tylko wybranych form prawnych prowadzonych działalności gospodarczych. W przypadku posiadania jednoosobowego podmiotu wskazuje się raczej na konieczność dysponowania kontem bankowym służącym do wykonywania rozliczeń z urzędem skarbowym i ZUS-em, a także z klientami i kontrahentami. Trzeba jednak nadmienić, że w obowiązujących przepisach prawnych nie ma żadnych rozróżnień między kontem prywatnym oraz firmowym.
W tym względzie trzeba jednak wziąć pod uwagę fakt, że banki w umowach dotyczących zakładania konta osobistego wyraźnie wskazują, że jest ono przeznaczone dla osób fizycznych do rozliczeń niezwiązanych z prowadzoną przez nie działalnością gospodarczą. Choć zatem obowiązujące przepisy nie nakładają na przedsiębiorców żadnych zobowiązań w aspekcie ewentualnego dysponowania kontem firmowym, mimo wszystko warto zadbać jednak o jego założenie. W ten sposób bowiem można bowiem efektywnie uniknąć wszelkich wątpliwości z tym związanych. Warto zresztą mieć świadomość, że jeśli konto firmowe i osobiste współistnieją na tym samym rachunku, ZUS i urząd skarbowy w określonych sytuacjach zyskują nieograniczony dostęp nie tylko do transakcji gospodarczych, ale także prywatnych.
Co istotne, posiadanie własnego konta firmowego jest obowiązkowe dla innych podmiotów gospodarczych, wśród których można wymienić spółki cywilne, jawne, z ograniczoną odpowiedzialnością, jak również stowarzyszenia i fundacje.
Dlaczego warto posiadać konto firmowe?
Co do zasady, posiadanie konta firmowego jest wskazane z uwagi na szereg korzyści z tym związanych. Przede wszystkim dzięki niemu można w bardzo łatwy i jednoznaczny sposób oddzielić od siebie wykonywane transakcje prywatne i biznesowe. Znacznie łatwiej kontrolować wydatki oraz historię rachunków. Jest to także przydatne rozwiązanie na wypadek gdyby została zorganizowana kontrola ze strony organów fiskalnych albo ZUS-u.
Ponadto przy prowadzeniu konta firmowego można również liczyć na uzyskanie atrakcyjnego kredytu dla działalności gospodarczych. W szczególności dotyczy to tzw. start-up’ów. Rachunki firmowe na ogół są też lepiej dopasowane do indywidualnych potrzeb przedsiębiorców. Dotyczy to m.in. kwestii terminali płatniczych. W przypadku prowadzenia działalności handlowej nie ma bowiem możliwości przyjmowania od klientów płatności kartą, jeśli wcześniej nie zostało założone konto firmowe.
Co istotne, konto firmowe można założyć już po formalnej rejestracji przedsiębiorstwa w CEiDG. Mając to na uwadze, w wypełnionym wcześniej formularzu rejestracyjnym najpierw wpisuje się numer rachunku osobistego, a dopiero po założeniu osobnego konta należy zaktualizować dane w złożonym formularzu rejestracyjnym.
Płatności firmowe poza kontem – czy to możliwe?
Zasadniczo przedsiębiorcy są zobligowani do realizowania transakcji w formie bezgotówkowej w swojej działalności biznesowej. Dotyczy to przede wszystkim transakcji, w których drugą stroną jest inny przedsiębiorca, a także wtedy, gdy całkowita wartość sprzedaży opłacona jednorazowo bądź w ratach przekroczyła sumę 15 tys. zł (lub równowartość tej kwoty w obcej walucie). W pozostałych przypadkach możliwe jest ominięcie tego przepisu oraz zapłata zobowiązania w formie gotówkowej lub z innego konta.
Jak wybrać najlepsze dla siebie konto firmowe?
Przed wyborem najlepszego dla siebie konta firmowego trzeba zwrócić uwagę na kilka kwestii. Dotyczy to w szczególności wysokości opłat za prowadzenie. O ile w przypadku rachunków prywatnych często są one darmowe, o tyle w wypadku kont firmowych trzeba liczyć się z koniecznością ponoszenia opłat w określonej wysokości pobieranych automatycznie z rachunku co miesiąc (czasem taka usługa jest bezpłatna przez rok).
Trzeba też sprawdzić, czy przelewy do ZUS i urzędu skarbowego są rzeczywiście bezpłatne oraz, czy z kontem firmowym łączą się inne produkty. Przed podjęciem określonych decyzji warto pomyśleć, w jakim zakresie konto będzie wykorzystywane oraz jakie dodatkowe możliwości (np. terminale płatnicze, bezpłatna wymiana walut, dostęp do aplikacji mobilnej) w związku z tym okazałyby się rzeczywiście przydatne dla danego przedsiębiorcy.
Źródła:
- https://ksiegowosc.infor.pl/obrot-gospodarczy/finanse-i-inwestycje/5294599,Jak-znalezc-rachunek-bankowy-Centralna-informacja-o-rachunkach.html (dostęp z dnia 09.05.2022 r.)
- https://direct.money.pl/artykuly/porady/czy-warto-zakladac-rachunek-firmowy-i-na-co,10,0,2304266 (dostęp z dnia 11.05.2022 r.)
