Sprzedaż na rzecz osób fizycznych powinna zostać udokumentowana. Przede wszystkim poprzez wystawienie paragonu fiskalnego. Obowiązek ten dotyczy przedsiębiorców prowadzących zarówno sklepy stacjonarne, jak i sklepy internetowe.
Paragon fiskalny
Paragon fiskalny, który drukuje kasa fiskalna, potwierdza sprzedaż. Przedsiębiorąca dokonujący sprzedaży ma obowiązek dać klientowi paragon bez żądania, czyli niezależnie od tego, czy chce go dostać, czy nie. Paragon należy wręczyć klientowi najpóźniej z chwilą przyjęcia od kupującego pieniędzy, bez względu na formę płatności. Nie ma również znaczenia fakt, że nabywca dokonał zakupu przez internet, gdyż E-paragon ma taki sam status, jak paragon papierowy.
Sprzedawca może przekazać klientowi paragon fiskalny w postaci elektronicznej w sposób z nim uzgodniony, pod warunkiem, że klient wyrazi zgodę na tę formę paragonu. Dzięki temu klient i sprzedawca mają wybór, czy chcą drukować paragon fiskalny, czy też chcą rozliczyć się na podstawie e-paragonu.
Zaznaczyć warto, iż są również inne wyjątki kiedy sprzedawca nie musi wręczyć nabywcy papierowej wersji paragonu:
– zapewnienie kupującemu możliwość zapoznania się z danymi o sprzedaży, w szczególności wyświetlając je na urządzeniach do automatycznej sprzedaży towarów i usług w sposób określony w przepisach o wymaganiach technicznych dla kas.
– korzystanie z urządzeń do automatycznej sprzedaży towarów lub usług, które w systemie bezobsługowym przyjmują należność i wydają towar lub świadczą usługę i w tych urządzeniach jest umieszczona kasa fiskalna.
Paragon może być fakturą – w tym przypadku uważać trzeba na podwójne opodatkowanie.
Faktura uproszczona
W określonych sytuacjach wystawiony paragon fiskalny może zostać uznany za fakturę uproszczoną. Taka faktura może nie posiadać wszystkich danych faktury VAT, które zostały wymienione w art. 106e ust. 1 ustawy o VAT. Wystarczy, że będzie zawierała:
– datę wystawienia;
– kolejny numer nadany w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę;
– numer, za którego pomocą podatnik jest zidentyfikowany dla podatku;
– numer, za którego pomocą nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany dla podatku lub podatku od wartości dodanej, pod którym otrzymał on towary lub usługi;
– datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi, jeżeli została określona i różni się od daty wystawienia faktury;
– nazwę (rodzaj) towaru lub usługi,
– kwoty wszelkich opustów lub obniżek cen, w tym także w formie rabatu z tytułu wcześniejszej zapłaty, jeżeli nie zostały one uwzględnione w cenie jednostkowej netto;
– kwotę należności ogółem.
Jeśli transakcja o wartości równej lub niższej niż 450 zł brutto została potwierdzona i zafiskalizowanym paragonem, nie należy wystawiać do niej dodatkowo faktury – taki dokument ma już jej status i moc prawną.
Obowiązek wystawienia faktury – kogo i kiedy dotyczy?
Faktura jest najczęstszym dokumentem występującym w transakcjach kupna-sprzedaży pomiędzy przedsiębiorcami, ale nie jest tylko dla nich zarezerwowana. Także konsumenci mogą wystąpić o fakturę, jednak wówczas na dokumencie nie będzie widnieć numer NIP.
Pamiętać należy, że wystawienie faktury powinno nastąpić w określonym przedziale czasowym.
Fakturę należy wystawić najpóźniej do 15 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano dostawy towaru lub wykonano usługę. Jest to ogólna zasada, od której istnieją wyjątki, które zostały opisane w art. 106i ustawy o podatku od towarów i usług. Zgodnie ze wspomnianą wyżej ustawą faktury nie mogą być wystawione wcześniej niż 60 dni przed:
– dokonaniem dostawy towaru,
– wykonaniem usługi,
– otrzymaniem całości lub części zapłaty.
Wyjątki od powyższej reguły
W pewnych przypadkach terminy wystawiania faktur określone są w sposób szczególny.
Fakturę wystawia się nie później niż:
– 30. dnia od dnia wykonania usługi – w przypadku świadczenia usług budowlanych lub budowlano-montażowych;
– 60. dnia od dnia wydania towarów – w przypadku dostawy wybranych książek drukowanych – z wyłączeniem map i ulotek – oraz gazet, czasopism i magazynów, drukowanych, z wyjątkiem dostaw towarów, o których mowa w art. 7a ust. 1 i 2, dokonywanych na rzecz podatnika ułatwiającego dostawy towarów oraz przez tego podatnika; przy czym w przypadku gdy umowa będzie przewidywać rozliczenie zwrotów wydawnictw, fakturę będzie się wystawiać nie później niż 120. dnia od pierwszego dnia wydania towarów;
– 90. dnia od dnia wykonania czynności – w przypadku czynności polegających na drukowaniu wybranych książek – z wyłączeniem map i ulotek – oraz gazet, czasopism i magazynów, z wyjątkiem usług, do których stosuje się art. 28b, stanowiących import usług;
– 7. dnia od określonego w umowie dnia zwrotu opakowania – w przypadku niezwrócenia przez nabywcę opakowania zwrotnego objętego kaucją, przy czym w sytuacji, gdy w umowie nie będzie określonego terminu zwrotu opakowania, fakturę będzie się wystawiać nie później niż 60 dnia od dnia wydania opakowania;
– z upływem terminu płatności – w przypadku:
a)dostaw energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej oraz gazu przewodowego,
b) świadczenia usług: telekomunikacyjnych i radiokomunikacyjnych, wymienionych w poz. 24-37, 50 i 51 załącznika nr 3 do ustawy, najmu, dzierżawy, leasingu lub usług o podobnym charakterze, ochrony osób oraz usług ochrony, dozoru i przechowywania mienia, stałej obsługi prawnej i biurowej, dystrybucji energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej oraz gazu przewodowego z wyjątkiem usług, do których stosuje się art. 28b ustawy (import usług, gdzie podatnikiem jest nabywca).
Czy fakturę można wystawić „z góry”?
Ustawa o podatku od towarów i usług określa zarówno najpóźniejszy, jak i najwcześniejszy termin, w którym powinien powstać dokument księgowy. Zgodnie z działającymi obecnie zapisami, fakturę można wystawić najwcześniej 60 dni przed dostawą danego towaru bądź usługi, otrzymaniem towaru lub wykonaniem części bądź całości danej usługi.
Jakie dane do faktury VAT są obowiązkowe?
Zgodnie z art. 106e ust. 1 ustawy o VAT faktura powinna zawierać następujące dane:
1. datę wystawienia,
2. kolejny numer nadany w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób jednoznaczny ją identyfikuje,
3. imiona i nazwiska lub nazwę podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy,
4. numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku,
5. numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej, pod którym otrzymał on towary lub usługi,
6. datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów albo wykonania usługi bądź datę otrzymania zapłaty, jeżeli nastąpiła ona przed sprzedażą, o ile taka data jest określona i różni się od daty wystawienia faktury,
7. nazwę (rodzaj) towaru lub usługi,
8. miarę i ilość (liczbę) dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług,
9. cenę jednostkową towaru lub usługi bez kwoty podatku (cenę jednostkową netto),
10. kwoty wszelkich opustów lub obniżek cen, w tym w formie rabatu z tytułu wcześniejszej zapłaty, o ile nie zostały one uwzględnione w cenie jednostkowej netto,
11. wartość dostarczonych towarów lub wykonanych usług, objętych transakcją bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto),
12. stawkę podatku,
13. sumę wartości sprzedaży netto z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną od podatku,
14. kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku,
15. kwotę należności ogółem.
| Fakturę należy wystawić w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi sprzedawca zachowuje w swojej dokumentacji. |
Źródła:
https://www.biznes.gov.pl/pl/portal/00266 (dostęp z dnia 07.09.2022)
https://www.pit.pl/faktura-vat/kiedy-paragon-bedzie-uznany-za-fakture-1005034 (dostęp z dnia 07.09.2022)
https://www.podatki.gov.pl/vat/wyjasnienia/zasady-wystawiania-faktur/ (dostęp z dnia 07.09.2022)
http://www.przepisy.gofin.pl/przepisyno,670,66246,0,0,20140101,2,0.html (dostęp z dnia 07.09.2022)
https://www.biznes.gov.pl/pl/portal/00272 (dostęp z dnia 07.09.2022)
