Przedsiębiorcy zazwyczaj wystawiają faktury, które służą później jako dokument księgowy. Jednakże nie wszystkie wydatki mogą znajdować się na wystawianej fakturze — istnieją sytuacje, w których można fakturę zastąpić innym dokumentem. Co oznacza, że zamiast faktury można czasami wystawić dowód wewnętrzny, który także potwierdzi dokonaną transakcję.
Dowód wewnętrzny (DW) określa wydatki, których nie da się udokumentować za pomocą faktur. Dowód wewnętrzny zazwyczaj dotyczy zakupu jakichś produktów lub opłat sądowych, skarbowych czy notarialnych. Może także dotyczyć wydatków, które ponoszone są w trakcie podróży służbowej. Ogólnie mówiąc, jest dokumentem księgowym potrzebnym do rozliczeń w KPiR.
Dowody księgowe nie określają jednoznacznie kosztu lub przychodu, po prostu nie są do niego przypisane — łączą się z fakturami VAT, wyciągami bankowymi i innymi dowodami.
Według przepisów prawa podatnik może wystawić dowód wewnętrzny, gdy:
- Przypadające na działalność gospodarczą wydatki związane z opłatami za czynsz, wodę, prąd, gaz, centralne ogrzewanie, telefon. Trzeba jednak posiadać fakturę lub inny dokument (np. informację o wysokości czynszu) do których DW się odnosi. Ponadto DW można wystawić tylko jeśli wydatek został poniesiony, czyli zapłaciliśmy za czynsz, wodę, itd.
- Diety i inne należności za czas podróży zarówno pracowników, jak i osób prowadzących działalność gospodarczą i osób z nimi współpracujących.
- Zakup materiałów pomocniczych w jednostkach handlu detalicznego (np. w kiosku).
- Opłaty uiszczane znakami opłaty skarbowej oraz opłaty sądowe i notarialne.
- Wydatki związane z parkowaniem samochodu.
- Zakup bezpośrednio od krajowego producenta lub hodowcy produktów roślinnych lub zwierzęcych, nie przerobionych sposobem przemysłowym lub przerobionych sposobem przemysłowym, jeśli ten przerób polega na kiszeniu produktów roślinnych lubprzetwórstwie mleka, bądź na uboju zwierząt rzeźnych i obróbce poubojowej tych zwierząt.
- Wartość produktów roślinnych lub zwierzęcych pochodzących z własnej uprawy lub hodowli prowadzonej przez podatnika.
- Zakup od ludności odpadów poużytkowych stanowiących surowce wtórne, z wyłączeniem zakupu metali nieżelaznych oraz przeznaczonych na złom samochodów i ich części składowych.
