Umiejętność poprawnego wystawienia faktur jest jedną z najważniejszych, jakie musi nabyć początkujący przedsiębiorca, ponieważ stanowi ona absolutną podstawę rozliczenia podatku. Przedsiębiorca musi zatem upewnić się, że poprawnie naniósł wszelkie dane. Jedną z najważniejszych wątpliwości, często poruszanych przez właścicieli firm, jest różnica między datą sprzedaży a datą wystawienia faktury. W poniższym artykule wyjaśnione zostanie, czy któraś z powyższych dat jest ważniejsza, a także jakie znaczenie mają wskazane daty w kontekście rozliczenia podatku.
„Data sprzedaży”
Niezależnie od tego, co konkretnie przedsiębiorca sprzedaje – na wystawionej fakturze powinna znaleźć się data sprzedaży. To właśnie w tym dniu powstaje bowiem obowiązek podatkowy. Czym jednak tak naprawdę jest data sprzedaży? Jest to moment, w którym przedsiębiorca dostarcza klientowi pełnię zamówionego przez niego towaru. Mówiąc nieco inaczej – jest to po prostu dzień, w którym sfinalizowana została transakcja, a cała usługa została wykonana. W sytuacji, gdy wraz z kontrahentem przedsiębiorca zdecydował się na rozliczanie transakcji na podstawie konkretnych okresów rozliczeniowych (np. miesięcznego, czy też kwartalnego) datę sprzedaży uznaje się jako ostatni dzień danego okresu rozliczeniowego.
„Data wystawienia faktury”
W przypadku daty wystawienia faktury definicja jest o wiele prostsza i ciężko popełnić tutaj niezauważoną pomyłkę. Jest to po prostu dzień, w którym rzeczywiście przedsiębiorca wystawił fakturę dla swojego kontrahenta. Co oczywiste – data wystawienia faktury nie musi być taka sama jak data sprzedaży.
W jaki sposób nanosić daty na faktury?
W większości przypadków zarówno data sprzedaży, jak i data wystawienia faktury powinny pojawić się na wystawionej fakturze. Przedsiębiorca szczególnie powinien jednak pamiętać o zapisaniu daty jej wystawienia. W przeciwnym wypadku zostanie ona uznana za nieważną, przez co konieczne będzie wystawienie noty korygującej.
Data sprzedaży także powinna pojawić się na fakturze, choć nie zawsze jest to wymagane. Z jej wpisania można zrezygnować przede wszystkim wtedy, gdy data sprzedaży danego towaru jest nieznana w momencie wystawiania faktury. Ponadto, daty sprzedaży nie trzeba wpisywać na fakturze, jeżeli jest ona taka sama, jak data jej wystawienia (czyli gdy przedsiębiorca wystawia fakturę w ten sam dzień, w którym dokonuje sprzedaży).
Termin wystawienia faktury
Każdy przedsiębiorca jest zobowiązany do wystawienia swoim klientom faktur najpóźniej do 15 dnia następnego miesiąca po wykonaniu danej usługi. Oczywiście, nierzadko warto jednak zrobić to wcześniej. Trzeba wiedzieć, że od każdej reguły obowiązują pewne wyjątki i nie inaczej jest też w tym przypadku.
Maksymalny termin wystawienia faktur będzie bowiem wynosił 30 dni, gdy przedsiębiorca prowadzi sprzedaż usług budowlanych. Co więcej – na wystawienie faktur w tym przypadku przedsiębiorca będzie mieć aż 60 dni, jeśli przedmiotem tychże faktur będzie dostawa drukowanych książek. 90 dni będzie natomiast przysługiwać wtedy, gdy to firma przedsiębiorcy zajmuje się drukiem. Oczywiście, termin wystawienia faktury może być także znacznie krótszy. Wynosi on, dla przykładu, 7 dni w przypadku faktur dotyczących zwrotu opakowań.
Jeśli firma zawiera z tym samym kontrahentem kilka transakcji w miesiącu, może także wystawić fakturę zbiorczą. Powinna ona posiadać wszystkie zrealizowane usługi w danym miesiącu.
Również fakturę VAT można wystawić przed zakończeniem sprzedaży – istnieje tu jednak pewne ograniczenie, które każdy przedsiębiorca powinien mieć na uwadze. Trzeba pamiętać, że należy dokonać tego nie wcześniej, niż na 30 dni przed dostarczeniem kontrahentowi zamówionego towaru.
Wystawienie faktury z upływem terminu płatności
W niektórych przypadkach przedsiębiorca ma też możliwość wystawienia faktury z upływem terminu płatności. Może skorzystać z tej opcji między innymi wtedy, gdy świadczy usługi telekomunikacyjne, obsługi biurowej, czy też o charakterze najmu. Wyznacza w ten sposób kontrahentowi konkretny termin, do którego powinien on zapłacić fakturę.
Data sprzedaży, data wystawienia faktury, a obowiązki podatkowe
Istotne jest również to, czy i w jaki sposób data sprzedaży oraz data faktury wpływają na powstawanie obowiązku podatkowego. Warto wiedzieć, że data sporządzenia faktury nie ma, co do zasady, większego wpływu na powstawanie takiego obowiązku. Bardzo ważna jest natomiast podana na fakturze data sprzedaży – to ona określa bowiem moment, w którym powstanie obowiązek zapłaty podatku do urzędu skarbowego. Ponadto to na podstawie właśnie daty dokonania sprzedaży wyznacza się moment, w którym powinno dojść do odliczenia VAT.
Trzeba pamiętać też, że do powstania obowiązku podatkowego dochodzi także wtedy, gdy przedsiębiorca otrzyma zaliczkę na wykonaną usługę. W takim przypadku obowiązek podatkowy powstaje w dniu, w którym zostanie ona przekazana.
Źródła:
- https://www.podatki.biz/artykuly/data-wystawienia-faktury-a-moment-powstania-przychodu_55_32691.htm (dostęp z dnia 27.06.2022).
2. https://jpk.info.pl/faktury/data-sprzedazy-jpk-v7/ (dostęp z dnia 29.06.2022).
