Osoby prowadzące własną działalność gospodarczą powinny liczyć się z koniecznością ewidencjonowania różnych zdarzeń wpływających na pomnożenie zysku firmy lub jego uszczuplenie. Zgodnie z obowiązującą w Polsce ustawą o rachunkowości przedsiębiorca może wybrać różne warianty rachunkowości. Na sposób prowadzenia ksiąg rachunkowych wpływają różnorodne czynniki. Można zaliczyć do nich między innymi wartość aktywów firmowych, kwotę rocznego przychodu oraz liczbę zatrudnionych w danym miejscu osób. Zazwyczaj ewidencję księgową dzieli się na dwa rodzaje. Są to księgowość uproszczona prowadzona w formie Podatkowej Księgi Przychodów i Rozchodów lub Ewidencji przychodów opodatkowanych ryczałtem oraz pełna księgowość w postaci ksiąg rachunkowych.
Czym jest ewidencja księgowa?
Pod pojęciem ewidencji księgowej najczęściej rozumie się pewną składową rachunkowości, której zasadniczym zadaniem jest odzwierciedlanie zachodzących w danej organizacji operacji gospodarczych. W jej ramach prowadzi się pewne dokumenty, w których systematycznie zamieszcza się stosowne wpisy ułożone w porządku chronologicznym. Fakt realizacji określonych transakcji dokumentuje się za pomocą wystawionych faktur lub rachunków. Pełna księgowość pozwala firmom na sporządzanie bilansów oraz rachunków zysków i strat. Na podstawie tych danych można precyzyjnie określić wartość danego przedsiębiorstwa oraz jego aktualną kondycję finansową.
Ewidencja księgowa w mikrofirmach oraz spółkach osobowych
Osoby prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą oraz wspólnicy spółek osobowych zazwyczaj decydują się na prowadzenie księgowości uproszczonej, która umożliwia im prawidłowe wyliczenie wysokości należnych podatków wraz z różnymi ulgami. W większości przypadków wspomnianą księgowość prowadzi się w formie Podatkowej Księgi Przychodów i Rozchodów, zwanej w skrócie PKPiR.
Skorzystanie z tej opcji jest możliwe w przypadku firm, które jako formę opodatkowania wybrały skalę podatkową albo podatek liniowy. Jeśli jednak dane przedsiębiorstwo rozlicza się na podstawie ryczałtu ewidencjonowanego, wówczas zobowiązane jest ono do prowadzenia Ewidencji księgowej przychodów opodatkowanych ryczałtem. Czynni podatnicy VAT dodatkowo powinni systematycznie uzupełniać ewidencję VAT, uwzględniającą wszystkie zrealizowane w danym okresie transakcje kupna i sprzedaży. Zobowiązanie to nie dotyczy natomiast firm zwolnionych z podatku VAT w oparciu o określone kryteria podmiotowe i przedmiotowe.
Prawo do prowadzenia ewidencji księgowej w postaci księgowości uproszczonej przysługuje głównie jednoosobowym działalnościom gospodarczym, a także spółkom cywilnym i jawnym osób fizycznych i spółkom partnerskim. W tym przypadku przychody netto wspomnianych podmiotów gospodarczych za poprzedni rok obrotowy muszą wynosić maksymalnie 2 miliony euro.
Formy prowadzenia księgowości uproszczonej
Jak już było wspomniane, księgowość uproszczoną prowadzi się zazwyczaj w formie PKPiR lub Ewidencji przychodów opodatkowanych ryczałtem. Podatkowa Księga Przychodów i Rozchodów w swej zasadniczej istocie polega na ścisłym ewidencjonowaniu zysków ze sprzedaży, a także wydatków ponoszonych na zakup określonych materiałów lub surowców niezbędnych w procesie produkcji określonych dóbr albo świadczeniu konkretnych usług. Na podstawie znajdujących się tam wyliczeń można prawidłowo ustalić podstawę opodatkowania.
W przypadku ryczałtu ewidencjonowanego wysokość podatków oblicza się od samych przychodów, nie bierze się tutaj natomiast pod uwagę rozchodów. Stawki ryczałtu zależą od rodzaju prowadzonej działalności. Mogą one wynosić od 2% do 17%.
Osobną formą opodatkowania jest także karta podatkowa. Na ten sposób rozliczania się z fiskusem najczęściej decydują się przedsiębiorcy wykonujący działalność usługową albo wytwórczą. Stawki wyliczone zgodnie z danymi zawartymi w tabelach dołączonych do ustawy o zryczałtowanym podatku dochodowym wpłaca się raz na miesiąc na rachunek bankowy fiskusa.
Ewidencja księgowa prowadzona w większych firmach oraz spółkach komandytowych i akcyjnych
Przedsiębiorcy prowadzący większe podmioty gospodarcze, a także spółki komandytowe, akcyjne i z ograniczoną odpowiedzialnością mają obowiązek prowadzenia pełnej księgowości. Pod pojęciem większego przedsiębiorstwa na ogół rozumie się takie podmioty, które w zamkniętym już okresie rozliczeniowym uzyskały przychód netto powyżej 2 mln euro. Księgi rachunkowe zawierają szczegółowe dane odnośnie do finansowych skutków operacji gospodarczych na kontach. Dzięki temu można obliczyć nie tylko kwotę należnego podatku, ale także wysokość zaliczek. Pełna księgowość umożliwia także sporządzenie rocznych i śródrocznych sprawozdań finansowych, na podstawie których można określić faktyczny stan finansów firmy w danym okresie.
Istotne jest, aby przy prowadzeniu pełnej księgowości zwracać uwagę nie tylko na zaistniałe w określonym czasie zdarzenia gospodarcze, ale także na środki trwałe oraz wartości niematerialne i prawne. W skład ksiąg rachunkowych wchodzi księga główna i pomocnicze oraz inwentarz i zestawienie obrotów i sald.
Źródła:
1. https://www.biznes.gov.pl/pl/portal/00260 (dostęp z dnia 12.10.2022).
2. https://ksiegowosc.infor.pl/rachunkowosc/ewidencja-ksiegowa/3622653,Rodzaje-prowadzonej-ewidencji-ksiegowej-w-mikroprzedsiebiorstwach.html (dostęp z dnia 13.10.2022).
