Dowody księgowe powinny być wolne od błędów.
Księgi rachunkowe natomiast powinny być prowadzone rzetelnie, bezbłędnie, sprawdzalnie i bieżąco. Obowiązek ten wynika z art. 24 ust. 1 i 3 ustawy o rachunkowości. Niedopuszczalne jest dokonywanie w dowodach księgowych wymazywania i przeróbek.
| Dowody wewnętrzne poprawiać można wyłącznie poprzez skreślenie błędnej treści lub kwoty, z utrzymaniem czytelności skreślonych wyrażeń lub liczb. |
Wszystkie ujawnione w księgach nieprawidłowości wymagają poprawienia, bez względu na to, czy zostały popełnione w bieżącym, czy w poprzednich latach obrotowych. Zacząć należy od oceny ich wpływu na jakość zatwierdzonych sprawozdań finansowych.
Księgi rachunkowe uznaje się za prowadzone bezbłędnie, jeżeli wprowadzono do nich kompletnie i poprawnie wszystkie zakwalifikowane do zaksięgowania w danym miesiącu dowody księgowe, a także gdy zapewniono ciągłość zapisów oraz bezbłędność działania stosowanych procedur obliczeniowych. Natomiast jeśli w dokonanych zapisach księgowych zostanie wykryty błąd, należy go prawidłowo skorygować.
Zapisy w księgach rachunkowych dokonywane są w oparciu o dowody księgowe. Podstawowe wymogi, jakie muszą spełniać dowody księgowe, określone zostały w art. 22 ustawy o rachunkowości. Wynika z tego fakt, że dowody księgowe powinny być:
– rzetelne, czyli są zgodne z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej, którą dokumentują,
– kompletne, czyli takie, które co najmniej zawierają dane określone w art. 21 ustawy o rachunkowości,
– wolne od błędów rachunkowych.
Zapisy księgowe muszą być dokonane w sposób trwały, czyli pod żadnym względem nie wolno pozostawiać wolnych miejsc na późniejsze dopiski lub zmiany. Natomiast w przypadku gdy księgi rachunkowe prowadzone są przy użyciu komputera, niezbędne jest stosowanie właściwych procedur i środków chroniących przed zniszczeniem danych jak również ich modyfikacją.
Najczęściej popełniane błędy
Dekretacja
Dowód księgowy (każdy bez wyjątku) po zakwalifikowaniu go do ujęcia w księgach rachunkowych podlega dekretacji. Dekretacja polega na wskazaniu miejsca ujęcia owego dowodu w ewidencji księgowej. Na dowodzie umieszcza się tzw. dekret z następującymi informacjami:
– datą przeprowadzenia dekretacji,
– wskazaniem numerów kont i stron tych kont (Wn lub Ma), na których należy księgować odpowiednie kwoty,
– podpisem osoby upoważnionej do dekretacji dokumentu.
Kolejno dowód księgowy wprowadzony zostaje do ksiąg rachunkowych zgodnie z utworzonym dekretem. Podczas dokonywania tych zapisów właśnie mogą zostać popełnione pomyłki (które wynikać mogą zarówno z błędnego odczytania dekretu lub kwoty operacji gospodarczej, jak i z nieprawidłowo dokonanego dekretu). Najczęściej zdarzają się błędy polegające na:
– zaksięgowaniu prawidłowej kwoty na niewłaściwych kontach (lub koncie),
– zaksięgowaniu nieprawidłowej kwoty na właściwych kontach,
– zaksięgowaniu nieprawidłowej kwoty na niewłaściwych kontach (lub koncie),
– zaksięgowaniu operacji na właściwych kontach, lecz po niewłaściwej stronie kont,
– dwukrotnym ujęciu tej samej operacji gospodarczej,
– pominięciu danej operacji w trakcie księgowania.
Poza błędami wymienionymi wyżej spotkać można również błędy, które są popełniane w dokumentacji źródłowej, między innymi takie jak:
– nieprawidłowo sporządzony dokument źródłowy (brak daty, podpisu wystawiającego itp.),
– nieprawidłowa dekretacja operacji gospodarczej,
– niewłaściwe zakwalifikowanie dokumentu do okresu sprawozdawczego,
– nieprawidłowe zestawienie dowodów księgowych, np. raportu kasowego,
– braki dokumentów księgowych.
Korekta błędnych zapisów
Błędy księgowe stwierdzone w zapisach księgowych koryguje się zgodnie z zasadami określonymi w art. 25 ustawy o rachunkowości. Zgodnie z tym artykułem błędy poprawia się:
1) przez skreślenie dotychczasowej treści i wpisanie nowej, z zachowaniem czytelności błędnego zapisu, oraz podpisanie poprawki i umieszczenie daty (poprawki takie muszą być dokonane jednocześnie we wszystkich księgach rachunkowych oraz nie mogą nastąpić po zamknięciu miesiąca), lub
2) przez wprowadzenie do ksiąg rachunkowych dowodu zawierającego korekty błędnych zapisów, dokonywane tylko zapisami dodatnimi albo tylko ujemnymi.
Podkreślić warto, że pierwszy sposób dokonywania poprawek w zapisach księgowych możliwy jest wyłącznie przy ręcznym prowadzeniu ksiąg rachunkowych. Natomiast gdy księgi rachunkowe prowadzone są przy użyciu komputera (także w razie ujawnienia błędów po zamknięciu miesiąca) dozwolone są tylko korekty polegające na wprowadzeniu do ksiąg dowodu korygującego błędne zapisy. W przypadku takim korekta dokonywana jest na podstawie dowodu PK – Polecenie Księgowania, który powinien spełniać warunki określone dla dowodów księgowych w art. 21 ust. 1 ustawy o rachunkowości. W Poleceniu Księgowania dodatkowo wyszczególnia się dane księgowe zapisane błędnie oraz dane poprawne.
Storno czerwone lub czarne
Błędy poprawiane są najczęściej za pomocą storna. W praktyce może być wykorzystane storno czarne lub storno czerwone.
Storno czarne zwiększa wartość obrotów wykorzystując liczby dodatnie, jednak nie powoduje zmian w saldzie końcowym. Dokonanie zapisu korygującego tylko zapisami dodatnimi (storno czarne) polega na poprawieniu błędnego zapisu przez zaksięgowanie błędnej kwoty na tych samych kontach, na których dokonano nieprawidłowego zapisu, lecz na przeciwnych stronach tych kont.
Storno czerwone natomiast wykorzystuje liczby ujemne. Tak więc jego zaletą jest przedstawienie obrotów na koncie w faktycznej wysokości. Dokonanie zapisu korygującego tylko zapisami ujemnymi (storno czerwone) polega na poprawieniu błędnego zapisu przez zaksięgowanie błędnej kwoty na tych samych kontach i na tych samych stronach kont, na których dokonano nieprawidłowego zapisu, lecz z zastosowaniem liczb ujemnych.
Dokumentem stanowiącym podstawę dokonania zapisu storna jest polecenie księgowania – PK. Dokument ten określa sposób, w jaki należy dokonać poprawienia błędnego zapisu.
Storno czarne i storno czerwone mogą być całkowite lub częściowe. Przy użyciu storna całkowitego korygujemy całą kwotę błędnego zapisu, a przy stornie częściowym tylko część zapisu (jeśli operacja gospodarcza została zaksięgowana na właściwych kontach i po właściwych stronach, lecz w błędnej kwocie). Storno to pozwala skorygować kwoty na koncie do właściwej wysokości, poprzez wyksięgowanie lub doksięgowanie różnicy pomiędzy kwotą właściwą i kwotą błędną. Zapisów można dokonać zarówno stornem częściowym czerwonym, jak i stornem częściowym czarnym. Zastosowanie storna częściowego lub zupełnego zależy od sposobu, w jaki została błędnie zaksięgowana operacja gospodarcza.
Zauważyć warto, iż zasady stosowania storna czarnego lub czerwonego powinny być dostosowane do potrzeb jednostki. Jeśli stosowany przez jednostkę system rachunkowości informatycznej nie daje możliwości dokonywania zapisów czerwonych (liczb ujemnych), to wszelkie korekty powinny być wprowadzane tylko zapisami dodatnimi.
Korygowanie błędnych zapisów księgowych następuje w przypadku gdy:
Błędy zostały wykryte przed zamknięciem miesiąca
Jeśli księgi rachunkowe prowadzone są tradycyjnymi technikami (np. w sposób ręczny) i nie nastąpiło zamknięcie miesiąca, w którym popełniono błąd, to poprawia się je przez skreślenie dotychczasowej treści zapisu i wpisanie nowej przez osobę upoważnioną, z zachowaniem czytelności błędnego zapisu oraz podpisanie poprawki i umieszczenie daty. Poprawki muszą być dokonane jednocześnie we wszystkich księgach rachunkowych, czyli na kontach księgi głównej (w syntetyce) i na kontach ksiąg pomocniczych (w analityce). Wtedy nie ma potrzeby sporządzenia dowodu uzasadniającego dokonanie korekty.
Błędy zostały wykryte po zamknięciu miesiąca
W przypadku ujawnienia błędów w zapisach księgowych po zamknięciu miesiąca lub dokonywania zapisów w księgach rachunkowych przy użyciu komputera stwierdzone błędy poprawia się następująco:
• jednostka sporządza własny dowód księgowy zawierający korekty błędnych poprzednich zapisów (np. polecenie księgowania, notę księgową, notę memoriałową),
• jednostka wprowadza korekty do ksiąg rachunkowych, dokonując tylko zapisów dodatnich albo tylko zapisów ujemnych.
Tak więc zgodnie z wewnętrznymi uregulowaniami, np. instrukcją obiegu i kontroli dokumentów, po stwierdzeniu błędu pracownicy księgowości lub inne osoby do tego uprawnione powinny sporządzić odpowiedni dokument korygujący błędny zapis. Następnie wprowadzić go do ksiąg rachunkowych, ale sposób jego dekretacji powinien być uregulowany w zasadach (polityce) rachunkowości obowiązujących w jednostce. Trzeba pamiętać, że w polityce rachunkowości jednostki powinny znaleźć się uregulowania dotyczące dokonywania korekty.
Źródła:
PODSTAWA PRAWNA
• Ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (j.t. Dz.U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694; ost.zm. Dz.U. z 2005 r. Nr 128, poz. 1069)
1. Matusiewicz J., Matusiewicz P. (1997) Rachunkowość od podstaw w świetle ustawy o rachunkowości, Finanse- Servis Zespół Doradców Finansowo- Księgowych sp. z o.o., Warszawa,
2. https://mfiles.pl/pl/index.php/Poprawa_b%C5%82%C4%99du_ksi%C4%99gowego (dostęp z dnia 02.03.2023),
3. https://www.frr.pl/news/960/rachunkowosc-od-a-do-z (dostęp z dnia 23.07.2020),
4. https://www.rp.pl/Rachunkowosc/309059988-Jak-korygowac-bledy-rachunkowe.html (dostęp z dnia 02.03.2023),
5. Dziuba-Burczyk A. (2003) Podstawy rachunkowości w świetle międzynarodowych standardów, Krakowskie Towarzystwo Edukacyjne sp. z o.o., Kraków,
6. https://ksiegowosc.infor.pl/raport-dnia/71387,Jak-korygowac-bledy-ksiegowe.html (dostęp z dnia 02.03.2023).
