Wydatki, które ponoszone na cele działalności gospodarczej zazwyczaj są dla podatnika kosztami firmowymi. Należy jednak pamiętać, że nie wszystkie wydatki firmowe przedsiębiorca może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów, np. wydatki osobiste (zakup okularów korekcyjnych przedsiębiorcy, garnitur itp.) czy wydatki na reprezentację nie będą brane pod uwagę.
Aby przedsiębiorca mógł zaksięgować poniesione wydatki w ewidencji, musi obowiązkowo je udokumentować. Do udokumentowania takich wydatków służą dowody księgowe (wszystkie wymienione są w rozporządzeniu w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów).
Aby zaliczyć ww. wydatki do kosztów uzyskania przychodów, należy spełnić poniższe warunki, a mianowicie:
- wydatek został poniesiony przez podatnika w związku z prowadzoną przez niego działalnością gospodarczą,
- celem jego poniesienia było uzyskanie przychodów, zachowanie lub zabezpieczenie ich źródła,
- jest definitywny (rzeczywisty),
- został odpowiednio udokumentowany,
- nie został wymieniony w art. 23 ustawy PIT i nie jest jego zapisami wykluczony.
Dowody księgowe elektroniczne czy papierowe?
Przepisy prawa nie narzucają podatnikom formy dokumentowania poniesionych przez nich wydatków na cele firmowe. Oznacza to, że podatnik może sam wybrać, w jakiej formie udokumentuje dany wydatek – dokumenty papierowe lub elektroniczne (e-dokumenty).
W związku, z powyższym przedsiębiorca może udokumentować swoje poniesione wydatki nawet poprzez skan dokumentu papierowego.
Jedynym istotnym warunkiem, który będzie brany pod uwagę przy uznaniu dowodu księgowego za prawidłowy lub nie, są być wymogi formalne — muszą być one obowiązkowo spełnione. Oznacza to, że przedsiębiorca musi odnieść się do rozporządzenia dot. prowadzenia KPiR, w której zapozna się z obowiązkowymi danymi, jakie muszą znaleźć się na dokumentach dowodów księgowych, np. faktury elektronicznej.
Jakie dokumenty mogą być podstawą księgowania?
Podstawą ujęcia wydatków w kosztach firmowych są:
- faktury VAT, faktury VAT marża, faktury VAT RR, faktury — metoda kasowa;
- dokumenty celne;
- rachunki;
- faktury korygujące i noty korygujące.
Natomiast niżej wymienione dowody pozwalają stwierdzić dokonanie operacji gospodarczej zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem:
- noty księgowe;
- dowody przesunięć;
- dowody opłat pocztowych i bankowych;
- inne dowody opłat;
- dzienne zestawienia dowodów;
- dowody wewnętrzne;
- paragony lub dowody kasowe;
- opisy lub specyfikacje otrzymanych materiałów, lub towarów handlowych.
Wymienione dowody powinny przede wszystkim:
- wiarygodnie określać wystawcę lub wskazywać nazwy i adresy stron uczestniczących w operacji gospodarczej, której dotyczą,
- określać przedmiot operacji gospodarczej, jego wartość, a także (jeżeli to możliwe) ilościowe określenie,
- zawierać podpisy osób uprawnionych do prawidłowego dokumentowania operacji gospodarczych.
