Gdy klient wymaga przyjęcia zwrotu towaru przez przedsiębiorcę, zmuszony jest on do zewidencjonowania danego zwrotu czy przyjętej reklamacji towarów lub usług. W tym wypadku powstaje pytanie: jak tego dokonać?
Na kasie lub drukarce fiskalnej nie ma możliwości ewidencji zwrotów towarów, ponieważ na tych urządzeniach nie nabija się zwrotu danych towarów. Oznacza to, że trzeba złożyć oddzielną ewidencję, która będzie służyła tylko do tego celu – zeszyt zwrotów towarów/usług.
Ewidencja zwrotów towarów i usług
Ewidencją rejestracji zwrotów lub reklamacji towarów i usług jest zeszyt zwrotów. W danym zeszycie dokonuje się zapisów zwrotów lub reklamacji danych towarów i usług oraz sporządza protokół zwrotu towaru/usługi.
Zeszyt zwrotów musi zawierać w sobie informacje, które wymagane są przez przepisy prawa. Są to dane:
- datę sprzedaży;
- nazwę towaru lub usługi pozwalającą na jednoznaczną ich identyfikację i ewentualnie opis towaru lub usługi stanowiący;
- rozwinięcie tej nazwy;
- termin dokonania zwrotu towaru lub reklamacji towaru lub usługi;
- wartość brutto zwracanego towaru lub wartość brutto towaru lub usługi będących przedmiotem reklamacji oraz wartość;
- podatku należnego – w przypadku zwrotu całości należności z tytułu sprzedaży;
- zwracaną kwotę (brutto) oraz odpowiadającą jej wartość podatku należnego – w przypadku zwrotu części należności;
- z tytułu sprzedaży;
- dokument potwierdzający dokonanie sprzedaży;
- protokół przyjęcia zwrotu towaru lub reklamacji towaru lub usługi podpisany przez sprzedawcę i nabywcę.
* Sprzedawca w swoim zeszycie zwrotów towarów/usług poza protokołem zwrotu towarów powinien również zamieścić dokument potwierdzający sprzedaż.
Dodatkowy protokół zwrotu towaru
Oprócz obowiązku posiadania zeszytu zwrotów sprzedawca musi jeszcze dokonywać protokołu przyjęcia zwrotu/reklamacji.
W przepisach prawa nie określono jak ma wyglądać treść danego protokołu, ale zapisano elementy, które powinny się w nim znaleźć. Są to:
- numer protokołu;
- oznaczenie stron transakcji;
- nazwa towaru;
- numer paragonu, do którego jest zwrot (lub jeżeli zwrot następuje bez paragonu, warto podać podstawę przyjęcia zwrotu, czyli np. potwierdzenie przelewu);
- przyczyna zwrotu;
- informacja czy sprzedawca przyjął towar;
- oraz podpisy zarówno sprzedawcy, jak i nabywcy.
Przepisy prawa nie nakładają na przedsiębiorców formy sporządzania protokołu, ale większość stacjonarnych firm sporządza takie protokoły w wersji papierowej. Natomiast firmy istniejące tylko w Internecie bardziej skłaniają się ku protokołom elektronicznym, ponieważ nieco trudniej im uzyskać podpis nabywcy. Dlatego też firmy internetowe najczęściej posługują się skanem dokumentu lub jego wersją elektroniczną.
