Przedsiębiorca jest zmuszony do składania deklaracji rozliczeniowej w trakcie prowadzenia swojej działalności gospodarczej.
Oprócz samej deklaracji rozliczeniowej ZUS DRA muszą znaleźć się w niej załączniki imienne (ZUS RCA, ZUS RZA, ZUS RSA).
Deklaracja rozliczeniowa – formularz rozliczeniowy, na którym wykazane są należne składki na fundusze, kwoty należne do zapłaty i kwoty rozliczane w ciężar składek (na ubezpieczenia społeczne).
Wszystkie wyżej wymienione informacje znajdują się w formularzu deklaracji rozliczeniowej ZUS DRA, którą zobowiązany jest składać przedsiębiorca. Natomiast dla swoich pracowników co miesiąc oprócz druku ZUS DRA musi jeszcze składać raporty imienne – druki ZUS RCA/RZA/RSA.
Szczegółowy opis rodzajów deklaracji:
1. Główna deklaracja:
- ZUS DRA – druk deklaracji rozliczeniowej, który składa dany pracodawca do ZUS-u za swoich pracowników wraz z załącznikami – raporty imienne (opisane poniżej). Natomiast sam przedsiębiorca ma obowiązek wysyłania tylko druku ZUS DRA bez załączników.
Natomiast przedsiębiorca, który nie zatrudnia żadnego pracownika, nie ma obowiązku wysyłania swojej deklaracji co miesiąc, jeżeli opłaca składki od najniższej możliwej podstawy. Wystarczy, że wyśle ją za pierwszy miesiąc – składa deklarację tylko za pierwszy pełny miesiąc, ponieważ w kolejnych miesiącach składki nie zmieniają się i nie ma potrzeby wysyłania kolejnych deklaracji. Tylko w sytuacji, gdy zmieni się wyjątkowo wysokość opłacanych składek (np. z powodu zwolnienia chorobowego), będzie on zmuszony do złożenia deklaracji – wtedy jest to jego obowiązkiem.
2. Załączniki do druku ZUS DRA (dla deklaracji pracowników):
- ZUS RCA – w tym raporcie znajdują się informacje na temat składek za ubezpieczenia społeczne i zdrowotne – wykazuje się należne składki i wypłacone świadczenia z tytułu ubezpieczenia społecznego oraz zdrowotnego. Raport jest imienny, a więc odnosi się do poszczególnych osób indywidualnie i wysyłany jest co miesiąc (dołączany jako załącznik do druku ZUS DRA). Dodatkowo na formularzu umieszcza się wszelkie korekty dotyczące deklaracji – oznacza to, że na tym druku można zawrzeć rozliczenie składek, jak również wszelkie korekty.
- ZUS RZA – raport zawiera informacje o należnych składkach – gdy dana osoba podlega tylko ubezpieczeniu zdrowotnemu (np. pracownik zatrudniony na umowę zlecenie). Raport jest imienny, a więc odnosi się do poszczególnych osób indywidualnie i wysyłany jest co miesiąc (dołączany jako załącznik do druku ZUS DRA). Składa się go także w celu korekty danych.
- ZUS RSA – raport informujący o wypłaconych świadczeniach (zasiłkach, wynagrodzeniach chorobowych, urlopie macierzyńskim) i przerwach w opłacaniu składek (np. podczas urlopu bezpłatnego, nieusprawiedliwionej nieobecności). Raport jest imienny, a więc odnosi się do poszczególnych osób indywidualnie i wysyłany jest co miesiąc (dołączany jako załącznik do druku ZUS DRA). Jak w przypadku innych raportów, także służy do korekty danych.
