Faktura elektroniczna, zwana „e-faktura” na dobre zakorzeniła się w Polsce. Od kiedy została wprowadzona możliwość rozliczania się w ten sposób, tradycyjna faktura permanentnie została zastąpiona e-fakturą.
Dzięki tak nowoczesnej zmianie, sprzedawcy, jak i nabywcy mają swobodniejszy dostęp do dokumentów. Możliwość rozliczania się za pomocą narzędzi elektronicznych oraz możliwości jakie daje im internet (np. elektroniczne przesyłanie dokumentów), zdecydowanie przyśpiesza i ułatwia im codzienną pracę – ułatwia formalności związane z transakcjami, jak i archiwizacją dokumentów.
Faktura elektroniczna w kwestii formalnej niczym nie różni się od faktury tradycyjnej (papierowej). Jednakże przeważająco wypada w kwestii zapisu, przesyłki, czy archiwizacji.
e-Faktura dzięki swoim możliwościom zapisu (np. do wersji PDF) jest od razu przygotowana do wysyłki (i ewentualnego druku) dla nabywcy/odbiorcy. Przygotowana zostaje w formacie elektronicznym, co zdecydowanie ułatwia jej późniejszy zapis (archiwizację dokumentów poprzez zapis plików dokumentów na nośniku danych oraz przeglądanie) i późniejsze przesyłanie do nabywcy/odbiorcy (fakturę można wysyłać bezpośrednio z programu, w jakim tworzy się fakturę lub z własnej firmowej poczty elektronicznej), dzięki czemu przedsiębiorca nie musi już przekazywać faktury bezpośrednio nabywcy/odbiorcy lub wysyłać jej pocztą tradycyjną.
Dodatkowo faktura elektroniczna pozwala zmniejszyć koszty druku i przesyłki, ponieważ nie trzeba już drukować wszystkich dokumentów (co oznacza, że nie trzeba kupować drukarki, tuszu, papieru itd.) oraz nie ma potrzeby opłacania wysyłki (poprzez pocztę tradycyjną).
Dodatkowo ułatwienie w postaci możliwości swobodnego przeglądania dokumentów z każdego miejsca na świecie i o każdej porze jest świetnym rozwiązaniem i ogromną korzyścią dla przedsiębiorcy. Nie musi on trzymać swoich dokumentów w milionach segregatorów, w firmie. Ma on ciągły dostęp do swoich danych w firmie, jak i w domu, a dodatkowo może w łatwy i szybki sposób odnaleźć to czego poszukuje.
