W obowiązującym obecnie prawie podatkowym trudno jest doszukiwać się jednej uniwersalnej definicji programów komputerowych lub oprogramowania. Zgodnie z przyjętą dnia 4 lutego 1994 roku ustawą o prawie autorskim i prawach pokrewnych programy komputerowe uważa się za przedmioty praw autorskich. To sprawia, że z tego rodzaju oprogramowania mogą korzystać jedynie podmioty, które otrzymały stosowną licencję lub też nabyły względem niego prawa majątkowe. Pomiędzy tymi sytuacjami w prawie autorskim zachodzi znacząca różnica. Warto zastanowić się, jak wygląda to w ujęciu podatkowym. Tam bowiem programy komputerowe traktuje się jako wartości niematerialne i prawne.
Podstawa prawna
To, jakie środki podlegają amortyzacji, zależy od stosownych zapisów zawartych w ustawie z dnia 26 lipca 1991 roku o podatku dochodowym od osób fizycznych. Zgodnie z nimi obowiązkowa amortyzacja musi zostać zastosowana wobec licencji oraz autorskich lub pokrewnych praw majątkowych, jeśli nabyto je w celach gospodarczych. Trzeba jednak pamiętać, że jeśli kupione oprogramowanie trafiło do użytkownika już w formie zainstalowanej do komputera, w takim przypadku, stanowi ono razem z całym sprzętem środek trwały.
Obowiązkowa oraz fakultatywna amortyzacja
Wartości niematerialne i prawne, do których zalicza się także programy i oprogramowanie komputerowe, podlegają obligatoryjnej amortyzacji w dwóch przypadkach. Dotyczy to zatem sytuacji, gdy planowany okres ich używania przekracza czas 12 miesięcy. Ponadto środki te, aby mogły zostać zamortyzowane, muszą być wykorzystywane przez przedsiębiorcę do celów związanych z prowadzoną przez niego działalnością gospodarczą. Mogą one zostać również przekazane do użytkowania przez inny podmiot w oparciu o podpisaną przez obie strony umowę licencyjną, leasingu, dzierżawy lub najmu. Trzeba mieć świadomość, że na konieczność dokonywania odpisów amortyzacyjnych od danej wartości niematerialnej i prawnej wpływa także jej wartość początkowa.
Jeśli nowe, dopiero co zakupione oprogramowanie komputerowe kosztowało w sumie nie więcej niż 10 tys. zł, w takim przypadku nie ma konieczności dokonywania odpisów amortyzacyjnych. Wydatki związane z jego nabyciem uznaje się po prostu za koszty uzyskania przychodu. Zapisuje się je w księdze podatkowej w rubrykach dotyczących miesiąca oddania danego programu do użytkowania w firmie.
Brak spełnienia wyżej wymienionych warunków oznacza, że podatnik może dokonać fakultatywnego odpisu amortyzacyjnego. W jego ramach zalicza się wydatki poniesione na zakup oprogramowania komputerowego do kosztów uzyskania przychodów lub ujmuje się odpisy amortyzacyjne w kosztach uzyskania przychodów.
Warto mieć świadomość, że w większości przypadków licencje na oprogramowanie komputerowe udzielane są dokładnie na okres jednego roku. W praktyce oznacza to, że taka licencja może zostać od razu zaliczania do wydatków ponoszonych na cele związane z prowadzoną działalnością gospodarczą. Nie ma bowiem konieczności dokonywania obligatoryjnych odpisów amortyzacyjnych w sytuacji, gdy dana wartość niematerialna i prawna jest użytkowana tylko przez rok, nawet jeśli jej wartość początkowa przekroczyła kwotę 10 tys. zł.
Wsparcie techniczne i aktualizacja oprogramowania
Jeśli do oprogramowania dokupiono aktualizację, zwykle niezbędne okazuje się też udzielenie nowej licencji na ten program. Czasem też w ramach prac nad programem usuwa się wszelkie błędy i niedoskonałości. W takim przypadku nie dochodzi jednak zwykle do ulepszenia programu. Proces ten uregulowany w odpowiednich zapisach ustawy o PIT może bowiem dotyczyć jedynie środków trwałych.
Z kolei sposób ujmowania w księgach podatkowych kosztów wsparcia technicznego zależy od tego, czy doszło do niego przed dniem oddania programu do użytkowania, czy też po tym dniu. W pierwszym wypadku wydatek powiększa wartość dóbr niematerialnych i prawnych. W drugim natomiast zalicza się go do jednorazowo poniesionych kosztów.
Stawki amortyzacyjne odnoszące się do programów komputerowych
Niezależnie od tego, czy oprogramowanie firmowe zakupiono jako prawo majątkowe, czy też można z niego korzystać na podstawie udzielonej licencji, wydatek taki nie może zostać uwzględniony w kosztach pod postacią jednorazowego odpisu amortyzacyjnego. Jedynie do niektórych środków trwałych można zastosować jednorazową amortyzację.
W przypadku wartości niematerialnych i prawnych nie ma natomiast takiej możliwości. Można tutaj zastosować jedynie amortyzację liniową. Zgodnie z obowiązującym prawem czas takiej amortyzacji trwa co najmniej 24 miesiące, a jej stawka w skali rocznej oscyluje na poziomie 50%. Można także w zależności od sytuacji wykorzystać niższą stawkę pod warunkiem jednak, że zostanie ona ustalona na cały okres amortyzacji jeszcze przed dokonaniem pierwszego odpisu amortyzacyjnego. Nie można zmienić tej stawki w trakcie trwania amortyzacji. Taką możliwość przewidziano bowiem jedynie w odniesieniu do środków trwałych, nie ma ona natomiast zastosowania do wartości niematerialnych i prawnych.
Autor: Teresa Warska
Źródła:
1. https://www.gofin.pl/podatki/17,2,61,139799,amortyzacja-programow-komputerowych.html (dostęp z dnia 15.07.2020 r.)
2. https://www.podatki.biz/artykuly/amortyzacja-programow-komputerowych_53_30797.htm (dostęp z dnia 15.07.2020 r.)
3. https://ksiegowosc.infor.pl/podatki/pit/74933,Amortyzacja-licencji-na-program-komputerowy.html (dostęp z dnia 19.07.2020 r.)
