Przepisy prawa nie tylko wyjaśniają, co to jest dowód wewnętrzny i jakie wydatki obejmuje, ale również informują o tym, jakie elementy danych powinny obowiązkowo się na nim znaleźć.
Dowód wewnętrzny musi być pełny i zrozumiały, wystawiony w języku polskim . Powinien zawierać podstawowe dane, które są niezbędne – wymagane przez przepisy prawa.
Przede wszystkim dowód wewnętrzny musi zawierać datę wystawienia i podpis osób, które są związane z wydatkiem, a więc osoby, które bezpośrednio dokonywały tych wydatków. Dodatkowo musi znaleźć się na dokumencie podpis przedsiębiorcy oraz nadany nr dokumentu.
Dokument (dowód wewnętrzny) sporządzony przez przedsiębiorcę oprócz wyżej wymienionych elementów danych powinien określić także nazwę towaru oraz ilość, cenę jednostkową i wartość – przy zakupie. Natomiast w innych wypadkach (nie związanych z zakupem) powinien podać przedmiot operacji gospodarczych i wysokość kosztu (wydatku).
Inaczej wygląda to w przypadku wystawienia dowodu wewnętrznego w celu rozliczenia kosztów podróży służbowych. Tutaj dokument powinien zawierać takie dane, jak: imię i nazwisko, cel podróży, nazwę miejscowości docelowej, liczbę godzin i dni przebywania w podróży służbowej (data i godzina wyjazdu oraz powrotu) oraz stawkę i wartość przysługujących diet.
