Na samym początku kilka podstawowych pojęć, które mogą okazać się pomocne.
Czasem pracy jest czas, w którym pracownik pozostaje w dyspozycji pracodawcy w zakładzie pracy lub w innym miejscu wyznaczonym do wykonywania pracy (art. 128 KP). Podobnie czas pracy zdefiniowany został w art. 2 pkt 1 dyrektywy 2003/8/WE, zgodnie z którym czasem pracy jest każdy okres, podczas którego pracownik pracuje, jest do dyspozycji pracodawcy i wypełnia swe czynności lub obowiązki zgodnie z przepisami krajowymi lub praktyką krajową.
Wymiar czasu pracy to liczba godzin w ciągu tygodnia, jaką przeciętnie powinien przepracować pracownik. Rodzaje wymiaru czasu pracy to np. praca na cały etat (przeciętnie 40 godzin) lub na pół etatu (20 godzin).
Wymiar czasu pracy w danym okresie rozliczeniowym to liczba godzin pracy do przepracowania w danym okresie (np. w skali miesiąca).
W niektórych przypadkach zdarza się, że czasem pracy pracodawca gospodaruje w ramach okresu rozliczeniowego. Oczywiście im dłuższy okres rozliczeniowy, tym elastyczniej można zaplanować godziny i dni pracy.
Okres rozliczeniowy jest to więc okres czasu, na który powinna być planowana praca pracownika, w taki sposób aby zachowane zostały ochronne przepisy kodeksu pracy dotyczące czasu pracy. Długość okresu rozliczeniowego jest różna oraz zależna od systemu pracy obowiązującego pracownika i wynosi od 4 tygodni do 12 miesięcy.
Dodać należy, że konieczność rozliczania i równoważenia pracy pracownika w każdym kalendarzowym tygodniu byłaby dla pracodawców ogromnym utrudnieniem. W pewnych sytuacjach wręcz niemożliwym stałoby się takie zaplanowanie pracy, które nie naruszałoby przepisów prawa. Konieczność zrównoważenia pracy i odpoczynku w przeciągu tygodnia paraliżowałaby organizację pracy. W związku z tym ustawodawca zdecydował się wprowadzić do Kodeksu pracy pojęcie okresu rozliczeniowego, który daje pracodawcom niezbędną elastyczność w planowaniu pracy pracowników.
W związku z czym okres rozliczeniowy czasu pracy pełni funkcje takie jak:
– ustalenie wymiaru czasu pracy (liczba godzin do przepracowania w dany okresie rozliczeniowym);
– rozplanowanie czasu pracy w harmonogramie pracy;
– obliczanie, czy w okresie rozliczeniowym nie nastąpiło przekroczenie normy czasu pracy.
Długość okresu rozliczeniowego wpływa na rozkład czasu pracy pracownika. Planując działanie zakładu, pracodawca nie może naruszać przepisów dotyczących np. godzin nadliczbowych.
| Wydłużone okresy rozliczeniowe sprzyjają respektowaniu praw pracowniczych. |
Często podstawowym okresem rozliczeniowym czasu pracy jest okres 3 i 4 miesięczny. Natomiast w zakładach pracy spotkać można się również z okresami rozliczeniowymi takimi jak:
– do 4 tygodni (nietypowo w tygodniach) – tyle trwa okres rozliczeniowy w przypadku osób, które wykonują pracę w ruchu ciągłym, która nie może być wstrzymana ze względu na technologię produkcji (art. 138 § 1 kp);
– do 1 miesiąca – w systemie równoważnego czasu pracy – dobowy wymiar czasu pracy przedłużony nie więcej niż do 12 godzin (art. 135 § 1 kp); chyba że ze względu na szczególne potrzeby przedłużono go do maksymalnie 3 miesięcy;
– czas trwania okresu rozliczeniowego może wynikać również z charakteru pracy – maksymalnie miesięczny okres obowiązuje osoby, których praca polega na:
- dozorze urządzeń,
- pozostawaniu w gotowości do wykonywania obowiązków,
- pilnowaniu mienia lub ochronie osób.
Miesięczny okres rozliczeniowy dotyczy również pracowników zakładowych straży pożarnych i zakładowych służb ratowniczych, skróconego tygodnia pracy i pracy weekendowe (art. 136 § 1 kp);
– do 3 miesięcy – w systemie równoważnego czasu pracy, którego stosowanie musi być uzasadnione szczególnymi przypadkami (art. 135 § 2 kp);
– do 4 miesięcy – w systemie podstawowy system czasu pracy, systemie przerywanego czasu pracy, systemie równoważnego czasu pracy przy pracach uzależnionych od pory roku lub warunków atmosferycznych (art. 129 § 1, art. 135 § 3, art. 139 kp);
– do 12 miesięcy – zgodnie z nowelizacją Kodeksu Pracy, która zaczęła obowiązywać od 23 sierpnia 2013 r. (ustawa z dnia 12 lipca 2013 r. o zmianie ustawy Kodeks Pracy oraz ustawy o związkach zawodowych) – okres rozliczeniowy w każdym systemie czasu pracy może zostać wydłużony, nie więcej jednak niż do 12 miesięcy. Zmiana ta powinna być uzasadniona obiektywnymi przyczynami np. technicznymi lub dotyczącymi organizacji pracy. Nie może naruszać ogólnych zasad dotyczących ochrony bezpieczeństwa i zdrowia pracowników (art.129 § 2 kp).
Regulacja ta więc oznacza, że wprowadzenie rocznego okresu rozliczeniowego będzie możliwe w każdym systemie czasu pracy, czyli bez względu na wyżej wskazane ograniczenia związane z długościami okresów rozliczeniowych w poszczególnych systemach czasu pracy. W efekcie będzie go można wprowadzić w systemie podstawowym, równoważnym (we wszystkich odmianach), przerywanym, skróconym i ciągłym.
Dopuszczalne jest wydłużenie okresu rozliczeniowego (przy zachowaniu ogólnych zasad dotyczących ochrony bezpieczeństwa i zdrowia pracowników) w każdym systemie czasu pracy, jeżeli jest uzasadnione przyczynami obiektywnymi (o charakterze atmosferycznym czy wynikającym z natury funkcjonowania na rynku globalnym – konieczność zapewnienie produkcji lub usług na teren całego świata) lub technicznymi ( np. metody produkcji czy wytwarzania) albo dotyczącymi organizacji pracy (charakter działalności danego pracodawcy i oferowanego przez niego produktu).
Warto zwrócić uwagę, iż przy pracach uznanych za szczególnie niebezpieczne czy w przypadku prac wykonywanych w środowisku, gdzie występują czynniki szkodliwe dla zdrowia, priorytet równomiernego rozkładu czasu pracy w krócej trwających okresach rozliczeniowych może okazać się ważnym argumentem do tego, że wprowadzenie rocznego okresu rozliczeniowego czasu pracy może okazać się niemożliwe.
Przedłużenie okresu rozliczeniowego ustala się:
- w układzie zbiorowym pracy lub w porozumieniu z zakładowymi organizacjami związkowymi; jeżeli uzgodnienie treści porozumienia nie jest możliwe ze wszystkimi zakładowymi organizacjami związkowymi, pracodawca uzgadnia ją z organizacjami związkowymi reprezentatywnymi, albo
- w porozumieniu zawieranym z przedstawicielami pracowników, wyłonionymi w trybie przyjętym u danego pracodawcy – jeżeli u pracodawcy nie działają zakładowe organizacje związkowe.
Kopię porozumienia w sprawie przedłużenia okresu rozliczeniowego czasu pracy pracodawca musi przekazać właściwemu okręgowemu inspektorowi pracy w terminie 5 dni roboczych od dnia jego zawarcia.
Warto podkreślić, iż wybór danego okresu rozliczeniowego zależy od pracodawcy.
Oczywiście okresy rozliczeniowe zmieniają się wraz z kalendarzem w każdym roku.
Jeżeli pracownik złożył wniosek o pracę w skróconym tygodniu pracy lub o pracę w systemie weekendowym pracodawca ma obowiązek planować jego pracę w miesięcznym okresie rozliczeniowym.
Modyfikowanie trwających okresów rozliczeniowych
Zgodnie z art. 3 ustawy nowelizującej, 6- i 12-miesięczne okresy rozliczeniowe czasu pracy wprowadzone zgodnie z art. 129 § 2 KP oraz 3- i 4-miesięczne okresy rozliczeniowe czasu pracy wprowadzone w równoważnym systemie czasu pracy na podstawie art. 150 § 2 KP kończą się z upływem czasu, na jaki zostały wprowadzone.
Natomiast w przypadku krótszych okresów rozliczeniowych czasu pracy wprowadzonych na podstawie art. 129 § 1 KP (czyli maksymalnie 4-miesięcznych). W praktyce oznacza to konieczność zamknięcia dotychczas trwającego okresu rozliczeniowego i otworzenia nowego, dłuższego.
Wymiar czasu pracy (maksymalna liczba godzin pracy do przepracowania) ustalany jest zgodnie z regułami przewidzianymi w art. 130 KP. W przypadku 12-miesięcznego okresu rozliczeniowego czasu pracy pracodawca, ustalając taką liczbę godzin, stosuje reguły wynikające z wyżej wskazanego przepisu. Tak więc maksymalny wymiar czasu pracy należy podzielić przez liczbę godzin pracy przypadających w obrębie jednej dniówki roboczej. W ten sposób ustalić można liczbę dniówek do przepracowania.
W 12 miesięcznym okresie rozliczeniowym po ustaleniu należnej liczby godzin ustalenie dni wolnych od pracy (5 dniowy tydzień pracy) uzależnione jest wyłącznie od woli pracodawcy.
Źródła:
1. https://www.pit.pl/aktualnosci/okresy-rozliczeniowe-czasu-pracy-jakie-beda-obowiazywaly-w-2023-roku-1007421 (dostęp z dnia 20.03.2023).
2. Meritum Prawo pracy 2020, Autor: Kazimierz Jaśkowski, Wydawnictwo Wolters Kluwer, 2020.
3. https://porady.pracuj.pl/zycie-zawodowe/okres-rozliczeniowy-co-mowi-prawo-pracy/ (dostęp z dnia 21.03.2023).
4. http://www.vademecumkadrowego.pl/artykul_narzedziowa,1018,0,16831,okres-rozliczeniowy.html (dostęp z dnia 20.03.2023).
5. Encyklopedia kadr i płac, praca zbiorowa, Wydawnictwo Infor, 2015.
6. https://www.praca.pl/poradniki/rynek-pracy/rozliczanie-czasu-pracy-kodeks-pracy,okres-rozliczeniowy,systemy-podstawowy-i-normatywny_pr-2429.html (dostęp z dnia 21.03.2023).
7. https://www.gov.pl/web/rodzina/ustalanie-i-rozliczanie-czasu-pracy (dostęp z dnia 22.03.2023).
