Co to jest dowód księgowy i jakie dane musi posiadać?

Dowód księgowy jest dokumentem potwierdzającym zapis dokonany w księgach rachunkowych. Aby zapis w księgach był prawidłowy musi odnosić się do dokumentu potwierdzającego dokonanie danej operacji gospodarczej. Dokumentem, który można okreslić jako dowód księgowy jest np. faktura VAT. 

W związku z powyższym, według art. 21 ust. 1 ustawy o rachunkowości takie dowody powinny zawierać co najmniej:

• określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego;
• określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej;
• opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach naturalnych;
• datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą – także datę sporządzenia dowodu;
• podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów;
• stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.

Wyżej wymienione elementy muszą znaleźć się obowiązkowo na dowodach księgowach, dopiero wtedy zosaną uznane za kompletne.

Warto tutaj wspomnieć, że nie wszystkie dowody księgowe muszą zawierać ww. dane, ponieważ istnieją sytuacje, w których można niektóre elementy pominąć. Według art. 21 ust. 1a tej ustawy na dowodzie można nie zamieszczać:

• określenia rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego – jeżeli wynika to z odrębnych przepisów,
• określenia stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej – jeżeli wynika to z odrębnych przepisów,
• opisu operacji oraz jej wartości – jeżeli wynika to z odrębnych przepisów,
• podpisu wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów – jeżeli wynika to z odrębnych przepisów,
• stwierdzenia sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych – jeżeli wynika to z techniki dokumentowania zapisów księgowych.