Istnieją pewne wyjątki, w których to nie trzeba posiadać dowodu zewnętrznego (faktury) do potwierdzenia zakupu. Aby zaksięgować daną operację w KPiR, wystarczy wystawić dowód wewnętrzny
Dowód wewnętrzny jest dokumentem wykorzystywanym do zaksięgowania kosztów firmy oraz niektórych przychodów. Transakcje, które nie są potwierdzone fakturą, mogą być zaksięgowane poprzez wystawienie dowodu wewnętrznego.
Zgodnie z przepisami prawa koszty te powinny dotyczyć wydatków, które obejmuje rozporządzenie w sprawie KPiR – § 14 ust. 2. Są to następujące wydatki:
- zakup produktów roślinnych i zwierzęcych (bezpośrednio od krajowego producenta lub hodowcy),
- zakup surowców wtórnych (z wyłączeniem zakupu (skupu) metali nieżelaznych oraz przeznaczonych na złom samochodów i ich części składowych),
- zakup w jednostkach handlu detalicznego materiałów pomocniczych,
- wartości produktów roślinnych i zwierzęcych pochodzących z własnej uprawy lub hodowli prowadzonej przez podatnika;
- rozliczenie podróży służbowej (koszty diet i innych należności za czas podróży służbowej pracowników oraz wartości diet z tytułu podróży służbowych osób prowadzących działalność gospodarczą i osób z nimi współpracujących),
- koszty związane z prowadzeniem działalności w mieszkaniu (opłaty za czynsz, energię elektryczną, telefon, wodę, gaz i centralne ogrzewanie, w części przypadającej na działalność gospodarczą; należy posiadać dowód jest dokument obejmujący całość opłat na te cele;),
- wydatki związane z parkowaniem samochodu (poparte dokumentami niezawierającymi danych, o których mowa w § 12 ust. 3 pkt 2 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych; należy posiadać bilet z parkometru, kupon, bilet jednorazowy załączony do sporządzonego dowodu),
- opłaty sądowe i notarialne,
- opłaty skarbowe.
Dodatkowo dowodem wewnętrznym można także księgować niektóre przychody, np. odsetki z lokat bankowych.
