Faktura proforma to dokument, który może wystawić każdy przedsiębiorca, jednakże nie figuruje on w żadnych przepisach prawa. Oznacza to, że przedsiębiorca nie może traktować faktury proforma jako potwierdzenia księgowego, ponieważ nie jest on dowodem poświadczającym przeprowadzenie jakiejkolwiek sprzedaży.
Faktura proforma przedstawia kontrahentowi pełny obraz ceny danego towaru i/lub usługi lub informuje go o ewentualnych terminach płatności. Przedsiębiorca za pomocą proformy może przedstawić kontrahentowi wygląd ostatecznej faktury ze szczegółami transakcji lub może dzięki niej poinformować kontrahenta o terminach płatności za daną usługę czy zakupiony towar.
Jakie elementy musi zawierać faktura proforma?
Co do zawartości faktury proforma, nie ma z góry wyznaczonych elementów, które muszą się na niej znaleźć. Jeżeli faktura ma przedstawiać tylko szczegóły transakcji to na pewno będzie posiadała takie informacje jak data wystawienia i sprzedaży, kolejny numer, dane obu stron transakcji, przedmiot transakcji, ceny netto i brutto, stawki i kwoty podatku, a także termin płatności.
Kiedy można wystawić fakturę proforma?
Istnieją pewne zasady co do terminu wystawiania faktury proforma, a mianowicie można ją wystawić tuż przed otrzymaniem zapłaty lub zaliczki, ale nie można wystawić jej po otrzymaniu zapłaty. Dlaczego? Ponieważ po otrzymaniu zaliczki lub całej zapłaty powstaje obowiązek wystawienia ostatecznej faktury VAT itp., która jest dokumentem potwierdzającym przeprowadzenie transakcji – jest to już potwierdzenie księgowe.
Jak wspomniano wcześniej dokument proforma nie jest potwierdzeniem księgowym tylko informującym kontrahenta o danych towarach/usługach czy płatnościach, dlatego też w momencie otrzymania zapłaty nie może służyć jako dokument potwierdzający transakcje – do tego służą dokumenty typu np. Faktura VAT, marża itp.
UWAGA!
Warto podkreślić, że jeżeli klient dokonał już płatności po otrzymaniu faktury proforma to przedsiębiorca ma obowiązek wystawienia faktury ostatecznej w terminie 15 dni od końca miesiąca, w którym dokonano płatności.
