Dowody księgowe to materiały, które stanowią podstawę zapisów w księgach rachunkowych. Do najważniejszych dokumentów księgowych należą przede wszystkim sprawozdania finansowe, faktury, księgi rachunkowe, ewidencje podatku VAT. Wymienione zostało kilka dokumentów księgowych najczęściej używanych z wielu, gdyż tak naprawdę istnieje wiele innych rodzajów.
Poniżej opisane zostało co dokumenty księgowe powinny zawierać, by były zgodne z przepisami.
Dlaczego dokumenty są tak ważne w księgowości?
Księgowość to system ewidencjonowania, klasyfikowania i przekazywania informacji o stanie finansowym, wynikach i zarządzaniu przedsiębiorstwem. Tak więc transakcje dokonywane przez firmę są ewidencjonowane w systemie księgowym. Także w tym procesie rozliczane są wszystkie transakcje wewnętrzne i zewnętrzne firmy.
Wszystkie tego rodzaju procesy dokonywane przez przedsiębiorstwa są rejestrowane w dokumentach księgowych. Dokumenty te obejmują m.in.:
- sprawozdania finansowe,
- rachunek zysków i strat,
- rachunek przepływów pieniężnych,
- kapitał własny,
- transakcje kupna i sprzedaży,
- odpisy na środki trwałe.
Podczas prowadzenia księgowości analitycy finansowi muszą mieć dostęp do niezawodnego oprogramowania bankowego, aby mogli szybko oraz dokładnie wykonywać swoje zadania. Odpowiedni program pozwala także uniknąć błędów, a te nawet z pozoru niewielkie mogą mieć ogromne konsekwencje, gdy zostaną one zauważone przez właściwy urząd.
Czym są dokumenty księgowe?
Dokument księgowy to przede wszystkim specjalny raport, który zawiera informacje o finansach firmy. Informacje w dokumencie księgowym mogą być numeryczne lub tekstowe. Dodatkowo dokument księgowy musi być zgodny z ogólnie przyjętymi zasadami rachunkowości (GAAP). Innymi słowy, informacje w dokumencie księgowym muszą być zgodne z ogólnie przyjętymi metodami sprawozdawczości finansowej i kalkulacji.
Wszystkie dokumenty księgowe są przechowywane w systemie księgowym, dzięki czemu kadra kierownicza może w dowolnym momencie przeglądać aktualne dane finansowe dotyczące kondycji firmy.
Jak powinny być sporządzone dokumenty księgowe?
Dokumenty księgowe muszą być sporządzone zgodnie z ogólnie przyjętymi zasadami rachunkowości (GAAP). GAAP to standard przygotowania dokumentu księgowego. Aby zachować zgodność z tymi normami, trzeba poprosić księgowego lub audytora o przygotowanie systemu rachunkowości opartej na zasadzie memoriałowej. Ten typ systemu wykorzystuje przychody, a także wydatki w danym okresie, aby określić dochód netto. Ponadto opiera się również na dochodzie netto do określenia środków pieniężnych i aktywów płynnych na koniec okresu.
Co powinny zawierać dokumenty księgowe?
Dokładne informacje dotyczące wyników finansowych firmy są niezbędne podczas analizy dokumentów finansowych. Dlatego też dokumenty księgowe muszą zawierać wszystkie niezbędne numery, aby dane były trafnie prezentowane. Zaniedbanie tego aspektu może prowadzić do błędnej interpretacji ważnych informacji dotyczących finansów firmy lub jej sytuacji finansowej.
Błędne wnioski dotyczące działalności przedsiębiorstwa mogą zaszkodzić jej reputacji i prowadzić do kosztownych modyfikacji w przyszłych kontaktach biznesowych. Określone osoby mogą zebrać jak najwięcej przydatnych informacji z tego rodzaju dokumentów, o ile dostarczają one dokładnych danych liczbowych dotyczących przychodów, wydatków, zysków i tak dalej.
Wreszcie, dokumenty księgowe dostarczają wszystkich informacji potrzebnych do oceny sytuacji finansowej firmy. Obejmuje to przede wszystkim bieżące wyniki finansowe, a także prognozy na przyszłość oparte na aktualnych trendach biznesowych i strategiach. Każdy inwestor polega na aktualnych raportach finansowych firm, dzięki czemu może podejmować świadome decyzje inwestycyjne dotyczące jego funduszy kapitałowych. Aby skutecznie osiągnąć ten cel, warto upewnić się, że dokumenty księgowe są dokładne, kompletne i zawierają prawdziwe informacje, aby inwestorzy mogli zrozumieć obecny status i perspektywy firmy.
Znaczenie i rodzaje dokumentów finansowych
Rachunkowość finansowa odnosi się do procesu rejestrowania transakcji przedsiębiorstwa w sposób umożliwiający ocenę jego sytuacji finansowej. Głównymi narzędziami stosowanymi w rachunkowości finansowej są księgi rachunkowe i bilans. Dokumenty księgowe są niezbędne dla każdej firmy, ponieważ dostarczają one informacji o stanie firmy w dowolnym momencie. Obejmuje to, ile przychodów i wydatków ma dane przedsiębiorstwo w określonym okresie.
Podmioty gospodarcze muszą prowadzić dokumentację księgową zgodnie z przepisami rządowymi. Ponadto wszystkie firmy muszą przestrzegać ogólnie przyjętych zasad rachunkowości. Zasady te ułatwiają handel międzynarodowy i pomagają firmom w dokładnej ocenie ich sytuacji finansowej. Wiele przedsiębiorstw używa skomputeryzowanego oprogramowania księgowego do organizowania transakcji i tworzenia dokumentacji księgowej.
Zapisy księgowe pokazują, jak przychody i wydatki firmy różnią się od poprzedniego okresu. Bilans dostarcza informacji o stanie finansowym przedsiębiorstwa w określonym czasie. Dokumenty księgowe informują również o tym, ile kapitału firma ma do dyspozycji – nazywa się to jego wartością netto lub kapitałem własnym. Ponadto rachunek zysków i strat określa, ile przychodów firma ma w danym okresie w porównaniu z wydatkami.
Zrozumienie, co zawiera dokument księgowy, jest kluczowe przy ocenie sytuacji finansowej przedsiębiorstwa w dowolnym momencie. Dokumenty księgowe ułatwiają ocenę, czy określona firma dobrze zarządzają swoimi finansami.
Źródła:
1. https://ksiegowosc.infor.pl/rachunkowosc/ksiegi-rachunkowe/761548,Jakie-sa-rodzaje-dowodow-ksiegowych-i-co-powinny-zawierac.html (dostęp z dnia 10.08.2022).
2. https://poradnik.ngo.pl/co-to-sa-dokumenty-ksiegowe-jak-sie-je-opisuje-i-przechowuje (dostęp z dnia 10.08.2022).
