Wraz z otrzymaną fakturą nabywca posiada obowiązki podatkowe względem rozliczenia kwot z dokumentu. Do pierwszych czynności należy sprawdzenie, czy kwota widniejąca na dokumencie jest wyższa niż zakładany próg. Należy również wiedzieć, czy istnieje obowiązek zapłaty, biorąc pod uwagę podzieloną płatność. Kolejną czynnością jest ocena tego, czy możliwe jest wydatkowanie na poczet faktury, czy trzeba zaliczyć daną kwotę do kosztów podatkowych. Oczywiście jest to tylko część tego, co należy sprawdzić na fakturze.
Prawo do odliczenia VAT
Prawo do odliczenia VAT występuje, gdy działalność podlega przepisom o ustawie VAT, a nabywca jest podatnikiem tego podatku (zarejestrowanym jako podatnik czynny). Dodatkowo zakup powinien być związany z działalnością podatnika również w zakresie VAT.
Mając na względzie fakturę, należy ją sprawdzić pod kątem poprawności wystawionych w niej danych. Należy skontrolować, czy wystawca istnieje w rejestrach KRS lub CEIDG. Dokument powinien opiewać na kwotę, która rzeczywiście jest należna do zapłaty – ważny jest każdy grosz. Nie można również łączyć faktur „w domyśle”, czyli raz odebrać mniej, by następnym razem pobrać więcej – do tego służą korekty faktur.
Trzeba pamiętać, że faktura wystawiona przez nabywcę powinna być zaakceptowana przez sprzedającego oraz że celem wystawienia faktury nie może być czynność pozorowana. Faktura nie może być wystawiona do rachunku, na którym nie widnieje numer NIP.
Transakcja na fakturze przekraczająca kwotę 15 000 zł
Gdy kwota na fakturze przekracza 15 000 zł, należy się dowiedzieć, czy podatek występuje do zapłaty na zasadach podzielenia płatności. W związku z powyższym trzeba wiedzieć, jaka faktura dokumentuje taki mechanizm. Oprócz kwoty przedstawionej na dokumencie ważne jest, aby chociaż jedna pozycja na fakturze zaliczała się do spisu towarów i usług wymienionych w załączniku nr 15 do ustawy o VAT.
Natomiast jeśli przedsiębiorca niesłusznie rozliczy kwotę z faktury za pomocą mechanizmu podzielonej płatności, będzie musiał opłacić kolejne zobowiązanie w wysokości 30% podatku, który odpowiada za nabyte towary i usługi z załącznika 15 do ustawy. Tak więc jeśli właściciel firmy bądź księgowa źle rozliczy kwotę z faktury, może za to grozić przedsiębiorcy postępowanie z uwagi na przestępstwo skarbowe.
Czy wydatek można zaliczyć do kosztów podatkowych?
Istotą rzeczy jest fakt, aby płatność za fakturę realizowana była przez bank z rachunku płatniczego na poczet konta wykonującego usługę oraz aby wartość transakcji była na poziomie wyższym od 15 000 zł. Na wartość tej transakcji składać się może wiele usług bądź przedmiotów z dokumentu.
Dlatego też jeśli na dokumencie nie istnieje szereg różnych transakcji, które można połączyć w jedną kwotę, można w tym przypadku również zawrzeć do rozliczenia usługi wykonywane wcześniej i do wspólnego rozliczenia podać te z możliwie najkrótszego terminu. Należy wiedzieć, że jeśli za usługę przedsiębiorca nie zapłaci przelewem z konta firmy na rachunek kontrahenta, z którego usług korzystał, traci on prawo do rozliczenia w kosztach podatkowych.
Tak więc przepis ten nie istnieje, gdy zapłata należnej kwoty wypłacona została na inny rachunek przedsiębiorcy niż ten podany na dokumencie księgowym. W ramach tej zmiany podatnik powinien złożyć zawiadomienie do Naczelnika Urzędu Skarbowego właściwego do miejsca zarejestrowanej firmy. Za zapłatę należności niewykorzystującej mechanizmu podzielonej płatności, przedsiębiorca traci możliwość zaliczenia wydatków do kosztów księgowych.
Inne problemy – na co warto zwrócić uwagę podczas odbioru faktury.
Nie każdy dokument księgowy, który został wystawiony w ramach prowadzenia firmy, musi być wystawiony lub przetłumaczony na język polski. Dopiero, gdyby organ kontroli przystąpił do postępowania wyjaśniającego, przedsiębiorca ma obowiązek przetłumaczyć dowody w sprawie na język polski.
Czasem należność za fakturę opłacana jest w obcej walucie, co generuje również różnice kursowe. W tym wypadku należy użyć faktury korygującej, która nie jest nową fakturą księgową a jedynie poprawioną wersją nieaktualnej.
W objaśnieniach do stosowania mechanizmu płatności jest informacja, że nie można użyć tej formy rozliczenia przed otrzymaniem dokumentu rozliczeniowego, bez uprzedniego korzystania z nabytych towarów i usług.
Warto wiedzieć, że faktur nie można doliczać do miesięcy już rozliczonych tzw. zamkniętych. Można je księgować w firmie z uwzględnieniem kolejnego miesiąca otwartego po otrzymaniu tego dokumentu.
Reasumując, problem rozliczenia faktury w Polsce ze względu na szereg różnych procesów skarbowych nie jest rzeczą prostą i klarowną. W tym wypadku na pewno warto wybrać odpowiedni model prowadzenia firmy oraz skorzystać z usług księgowej bądź doradcy podatkowego. Dzięki temu przedsiębiorca oszczędza sobie stresu związanego ze zmieniającym się prawem podatkowym oraz jego dynamiką. Sankcje skarbowe i potencjalne postępowania wyjaśniające czynności niepoprawnego rozliczenia faktur są stresujące oraz dotkliwe finansowo.
Źródła:
1. https://ksiegowosc.infor.pl/podatki/vat/faktura/5540947,Otrzymanie-faktury-co-trzeba-sprawdzic-Obowiazkowa-checklista.html (dostęp z dnia 10.08.2022).
2. https://www.prawo.pl/podatki/nie-sprawdzimy-czy-dany-podmiot-rozliczyl-vat-od-wystawionej-faktury,18713.html (dostęp z dnia 09.80.2022).
