Podatnicy prowadzący ewidencję VAT są zobowiązani do jej czytelnego prowadzenia, zawierając w niej dane, które będą następnie niezbędne do sporządzenia na ich podstawie deklaracji podatkowych.
W związku z powyższym bardzo ważne jest ujmowanie w ewidencji sprzedaży i zakupów VAT podstawowych danych, które ułatwią następnie tworzenie deklaracji podatkowych na ich podstawie. Między innymi w ewidencji VAT musi być ujęty numer, za pomocą którego kontrahent jest zidentyfikowany na potrzeby podatku VAT.
Ewidencja sprzedaży i zakupu musi zawierać wszystkie dokonane przez podatnika czynności podlegające opodatkowaniu jak i dane dotyczące podatku naliczonego podlegającego odliczeniu. Oznacza to, iż w ewidencji musi być ujęta całość sprzedaży opodatkowanej oraz wartość netto zakupów i wynikające z nich kwoty podatku naliczonego.
Według przepisów prawa, a dokładnie wg art. 109 ust. 3 ustawy o VAT, ewidencja powinna zawierać :
- dane niezbędne do określenia przedmiotu i podstawy opodatkowania,
- wysokości kwoty podatku należnego, korekt podatku należnego,
- kwoty podatku naliczonego obniżającej kwotę podatku należnego, korekt podatku naliczonego,
- kwoty podatku podlegającej wpłacie do urzędu skarbowego lub zwrotowi z tego urzędu, a także
- inne dane służące identyfikacji poszczególnych transakcji, w tym numer, za pomocą którego kontrahent jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej.
