Najbardziej uciążliwą sytuacją dla przedsiębiorców jest ciągłe pilnowanie terminów płatności klientów i nagminne ponaglanie ich.
Bardzo ciężko dotrzeć do klientów, którzy nie opłacają swoich dokonanych zakupów na nasz produkt czy usługę. Czasami setne wysyłanie przypomnień o płatności nie jest wystarczające – odpowiedzi zwrotnej brak, płatności oczywiście też brak. Co robić dalej? Można się od tego jakoś uchronić?
Jeszcze przed nawiązaniem jakiejkolwiek współpracy warto pozyskać opinie o danym kliencie, dowiedzieć się o nim czegoś więcej. Należy też wybadać w miarę możliwości jego podejście do całej sprawy i jego ogólną osobowość (czy jest raczej konkretnym, wymagającym, ale słownym człowiekiem czy może jednak trudnym, bardzo roztargnionym, niedokładnym, niesłownym, zanadto wymagającym itp.).
Internet to obecnie bogate źródło wiedzy o innych wystarczy wpisać w wyszukiwarce dane klienta i można dowiedzieć się na jego temat ciekawych rzeczy — opinie innych klientów, ostrzeżenia itp. Dzięki temu można nieco poznać drugą stronę.
Bardzo ważne jest także podpisanie umowy z klientem, tak aby mieć dokument z dokładną informacją o cenie sprzedanego produktu czy o cenie wykonania dla niego jakieś usługi. Najważniejsze, aby określić w dokumencie także czas płatności – do kiedy klient ma opłacić dany zakup. Kopie warto zachować u siebie jako dowód.
W ewentualnych przypadkach można przed wykonaniem danej usługi pobrać od klienta zaliczkę. Dany zapis można zapisać w umowie, a potwierdzenie zapłaty można przekazać klientowi.
Jeżeli to nie wystarcza…
W sytuacji, gdy mimo wykonania powyższych rzeczy i tak nie udało się uchronić przez nieuczciwym klientem, trzeba podjąć szersze kroki.
Najpierw można wysłać do klienta przypomnienie o płatności — maksymalnie 3 razy. Jeżeli po tej ilości dalej nie ma żadnego odzewu, nie warto już wysyłać więcej powiadomień, ponieważ może to trwać wieczność. Najlepiej skontaktować się z klientem telefonicznie. Jeżeli to nie przyniesie skutku, można wysłać wezwanie do zapłaty — w formie elektronicznej, a następnie listem poleconym (jeżeli po ataku mailowym nadal nie ma żadnej reakcji). Oczywiście wszelkie kopie wysyłanych dokumentów do klienta najlepiej zachowywać u siebie, tak samo potwierdzenie nadania listu poleconego. Wszystko będzie służyło jako ewentualny dowód w sądzie.
Dodatkowo można zwrócić się o pomoc do jednej z firm windykacyjnych. Jeżeli to również nie pomoże, to ostatnim możliwym rozwiązaniem jest droga sądowa.
