Jeszcze nie tak dawno temu zleceniodawcy przy zawieraniu umowy zlecenie z osobami fizycznymi wykonującymi dla nich określone projekty nie mieli obowiązku prowadzenia ewidencji godzin czasu pracy. Brak takiego wymogu dla jednych stanowił duże udogodnienie, dla innych jednak wiązał się z pewnymi utrudnieniami.
Począwszy jednak od 2017 roku na wszystkich pracodawców nałożono obowiązek ewidencjonowania liczby wszystkich godzin przeznaczonych na wykonywanie określonych zadań przez zleceniobiorców. Ewidencja taka może przybierać różne formy – od tradycyjnej papierowej poprzez dokumentową aż do elektronicznej. Wzory takich ewidencji dostępne są w internecie.
Minimalne stawki godzinowe dla osób pracujących na umowie zlecenie
Wprowadzenie obowiązku prowadzenia wspomnianych ewidencji jest spowodowane przede wszystkim ogłoszeniem przepisów odnoszących się do wypłat minimalnego wynagrodzenia w przeliczeniu za jedną godzinę pracy na umowie-zlecenie bądź też w oparciu o umowę z tytułu świadczenia określonych usług.
Jeśli umowa zlecenie została zawarta pomiędzy określonymi stronami, wiąże się to dla zleceniodawcy z bezwzględnym zobligowaniem się do opłacania co najmniej minimalnej stawki godzinowej na rzecz zleceniobiorcy.
Jeśli w danym przypadku stwierdzi się nieprzestrzeganie tego przepisu, pracodawcy grożą z tego tytułu określone sankcje karne, głównie w postaci kar finansowych w określonej wysokości.
Warto jednak mieć świadomość, że wspomnianą stawkę godzinową ustala się osobno dla każdego roku. I tak w 2018 roku wynosiła ona 13,70 zł, a rok później zwiększoną ją o 1 zł. Jeśli danego pracownika dotyczy wynagrodzenie obliczane przy pomocy stawek godzinowych, a jego praca objęta jest ponad roczną umową, w takiej sytuacji wraz z nastaniem nowego roku trzeba zadbać o podwyższenie na rzecz danej osoby jej wynagrodzenia, w oparciu o aktualnie obowiązującą wysokość stawki godzinowej.
Jak ewidencjonować czas pracy zleceniobiorcy lub osoby świadczącej usługi?
Według przepisów czas pracy zleceniobiorców trzeba ewidencjonować w systemie godzinowym. Z drugiej jednak strony należy sobie również zdać sprawę z tego, że w ustawie nie znajdują się właściwie żadne konkretne wytyczne co do tego, w jaki sposób to czynić, co jest równoznaczne z pewnym zakresem swobody w tym aspekcie.
Na ogół przyjmuje się, że czas wykonania zlecenia powinien zostać ustalony w podpisanej przez obie strony umowie, jeśli jednak w dokumencie tym brak takiej informacji, należy rozwiązać te kwestie w inny sposób. Z reguły w takim wypadku oczekuje się od zleceniobiorcy, że przedłoży od zleceniodawcy specjalne pisemne oświadczenie odnoszące się do liczby godzin potrzebnych na realizację konkretnego zlecenia lub wyświadczenie danej usługi. Tego rodzaju informację należy złożyć u pracodawcy nie później niż jeden dzień przed dniem wyznaczonym jako termin wypłaty wynagrodzenia.
Choć przepisy nie wskazują wprost na konieczność prowadzenia ewidencji czasu pracy w przypadku umowy zlecenie, niemniej jednak w firmie musi znajdować się odpowiedni dokument, na podstawie którego stosowne organy będą mogły w wybranym przez siebie czasie sprawdzić faktyczność zachowania określonych wymogów odnoszących się do respektowania minimalnej stawki godzinowej.
Co istotne, w sytuacji, gdy obie strony na podstawie zawartej pomiędzy sobą umowy zlecenie zdecydują się na wypłatę wynagrodzenia w postaci stałej stawki ryczałtowej, bez równoczesnego wskazywania liczby godzin potrzebnych na realizację usługi, sprawdzenie pokrywania się przyjętej stawki z minimalną płacą godzinową nie jest raczej możliwe. Dlatego też zaleca się w miarę możności ustalanie płacy za wykonane zlecenie według standardowych zasad.
Wzór formularza ewidencjonowania czasu pracy
Forma potwierdzania liczby przepracowanych godzin jest dowolna i zależy tylko i wyłącznie od przyjętych w tym zakresie przez strony indywidualnych rozwiązań. Nie trzeba zatem posługiwać się w tym zakresie jednym konkretnym wzorem.
Dokumentacja liczby przepracowanych godzin może odbywać się na przykład w oparciu o specjalne oświadczenie złożone przez zleceniobiorcę. Najważniejsze jest, aby w razie odgórnej kontroli, strony były w stanie udowodnić, że za każdą przepracowaną przez zleceniobiorcę godzinę została wypłacona co najmniej minimalna stawka godzinowa. W przypadku zleceń lub usług świadczonych w siedzibie danego przedsiębiorstwa, korzystnym wydaje się przyjęcie rozwiązania, zgodnie z którym każdego dnia prowadzi się ewidencję rzeczywiście przepracowanych przez daną osobę godzin. Dzięki temu tworzy się możliwość regularnego kontrolowania godzin realizacji zlecenia lub świadczenia konkretnej usługi.
Zleceniodawcom przysługuje prawo do nałożenia na drugą stronę umowy obowiązku systematycznego potwierdzania zestawienia liczby godzin wykonywania określonych projektów lub usług, dzięki czemu bieżące nadzorowanie rzetelności przedkładanych w firmie zestawień godzinowych będzie znacznie bardziej ułatwione.
