Jeszcze nie tak dawno temu wszystkie dokumenty związane z dokumentowaniem zrealizowanych transakcji, takie jak faktury VAT musiały być opatrzone podpisem. W przeciwnym przypadku bowiem uznawano je za nieważne. Dlatego też wiele osób uważa, że podpisywanie faktur jest konieczne do tego, aby faktycznie można je było uznać za dokument urzędowy. Warto mieć jednak świadomość, że obecnie w dobie częstego wysyłania faktur drogą elektroniczną ich podpisywanie mogłoby sprawiać pewne kłopoty zwłaszcza osobom, które nie dysponują tzw. certyfikowanym podpisem elektronicznym. W świetle powyższego warto zatem zastanowić się, czy podpis na fakturze to rzeczywiście obowiązkowy element, bez którego nie może obejść się żadna faktura. Zagadnieniu temu przyjrzymy się bliżej w niniejszym artykule.
Czym jest faktura VAT?
Mianem faktury VAT określa się pewien dokument, który jest potwierdzeniem zaistnienia sprzedaży towaru albo wykonania konkretnej usługi na rzecz klienta. Obowiązkiem wystawiania takiego dokumentu obarczeni są wyłącznie przedsiębiorcy prowadzący działalność handlową albo usługową. Z kolei faktury mogą otrzymywać zarówno osoby prywatne, jak i jednoosobowe działalności gospodarcze, a także większe firmy i korporacje. Warto przy tym mieć świadomość, że aż do 2014 roku faktury musiały wystawiać jedynie podmioty posiadające status czynnego podatnika VAT.
Obecnie natomiast wszyscy właściciele firm są zobligowani do spełniania tego typu obowiązków, zwłaszcza, gdy drugą stroną transakcji jest inny podmiot gospodarczy. W relacjach z klientami prywatnymi najczęstszym sposobem rozliczania się pozostają bowiem paragony wystawiane przez kasy fiskalne. Ogółem rzecz biorąc, przedsiębiorcy na realizację obowiązku wystawienia faktury VAT dla klienta firmowego mają 15 dni od momentu otrzymania całościowej lub całkowitej wpłaty od konsumenta albo od ukończenia miesiąca, w którym doszło do sprzedaży bądź wyświadczenia danej usługi. Fakturę można również wystawić przed realizacją transakcji. Trzeba jednak pamiętać o tym, żeby widniejąca na tym dokumencie data nie była starsza niż miesiąc przed planowaną transakcją.
Jakie elementy są obowiązkowe na fakturze VAT?
Przedsiębiorcy – zwłaszcza ci, którzy dopiero rozpoczęli swoją działalność – często zastanawiają się, w jaki sposób tworzy się faktury? Dokumenty takie muszą zawierać pewne obowiązkowe elementy, które zostały szczegółowo wskazane w obowiązującej ustawie o VAT. Istotnymi elementami są zatem nazwa i numer dokumentu, data jego wystawienia, a także data zakończenia dostawy towaru bądź świadczenia danej usługi. Trzeba także zamieścić tam szczegółowe dane dotyczące nadawcy i odbiorcy faktury, ze wskazaniem nazwy firmy, adresu jej siedziby oraz numeru PESEL.
Trzeba także określić rodzaj sprzedanego towaru lub wyświadczonej usługi, ilość oraz wartość jednostkową i całkowitą brutto wraz z określeniem kwot podatkowych odnoszących się do danego dobra. Ostatecznie na fakturze VAT trzeba określić również wartość sprzedanego towaru, czyli ogólną kwotę, którą dana firma jest zobowiązana zapłacić w konkretnym terminie. Na fakturze z reguły zaznacza się także termin płatności oraz numer konta. Ostatnie z wymienionych elementów nie są zatem obowiązkowe. Ich brak na danym dokumencie w żaden sposób zatem nie świadczy o nieważności faktury.
Podpis na fakturze VAT – czy jest konieczny?
Co do zasady, faktury VAT pod żadnym pozorem nie muszą być ani opatrzone podpisem wystawcy, ani też sygnowane pieczątką. Dokumenty niezawierające wspomnianych elementów uznaje się za tak samo ważne, jak te, w których uwzględniono wspomniane elementy.
Z drugiej jednak strony, trzeba też uświadomić sobie, że wspomniane dokumenty bez podpisu czy pieczątki nie mają żadnego formalnego znaczenia dla sądu w sytuacji, gdy nadawca i odbiorca faktury weszli ze sobą w spór. W takiej sytuacji moc wiążącą mają bowiem jedynie te dokumenty, które zaopatrzono w podpis. Jeśli tylko istnieje taka możliwość, warto zatem zadbać o podpisanie rachunków i faktur VAT. Można to zresztą stosunkowo łatwo uczynić nawet wówczas, gdy faktura została przesłana drogą elektroniczną. W takiej sytuacji wystarczy bowiem opatrzeć dokument podpisem elektronicznym. Oczywiście, nie wszyscy przedsiębiorcy dysponują takim narzędziem, wydaje się jednak, że minie niedługo czasu, gdy przynajmniej właściciele dużych przedsiębiorstw będą w jego posiadaniu.
Przedsiębiorcy zwolnieni z VAT, a kwestia wystawiania faktur
Przedsiębiorcy, którzy są zwolnieni podmiotowo albo przedmiotowo z VAT nie muszą przejmować się kwestiami jego opłacania. Mogą oni jednak wystawiać tzw. faktury bez VAT. Dotyczy to przede wszystkim tych przedsiębiorstw, których dochody w skali rocznej nie przekraczają poziomu 150 000 zł, a także zwolnionych z uwagi na rodzaj prowadzonej działalności. Urząd Skarbowy musi jednak zostać powiadomiony o fakcie zwolnienia z podatku VAT danego przedsiębiorcy. Trzeba to zrobić za pomocą stosownego formularza VAT-R złożonego w konkretnym terminie we właściwym urzędzie skarbowym.
Źródła:
- https://podatki.gazetaprawna.pl/artykuly/8395282,niewielkie-zainteresowanie-dobrowolny-krajowy-system-e-faktur.html (dostęp z dnia 20.04.2022 r.)
- https://www.podatki.biz/artykuly/8_11.htm (dostęp z dnia 23.04.2022 r.)
