PIT-4R dotyczy głównie pracodawców, ponieważ to na nich ciąży obowiązek składania rocznej deklaracji PIT-4R w imieniu swoich zatrudnionych pracowników. W deklaracji zawarte są informacje dotyczące odprowadzanych zaliczek na podatek dochodowy za danych pracowników.
Zaliczki płacone są co miesiąc (do dnia 20 miesiąca), ale na deklaracji znajduje się zebrana informacja odnośnie do całego roku. Deklaracje PIT-4R pracodawca przekazuje do US (Urzędu Skarbowego) do 31 stycznia nowego roku (deklaracja oczywiście dotyczy roku poprzedniego).
Czy można wysyłać PIT 4R elektronicznie?
Oczywiście, że tak. Już od kilku lat Ministerstwo Finansów informuje, że można przesyłać rozliczenia PIT przez Internet.
Co roku zmieniają się przepisy, które ułatwiają pracodawcom sprawy biurokracji związane z przesyłaniem wszelkich dokumentów do US, takich jak np. deklaracje, plik JPK itp. Obecnie przedsiębiorcy w większości przypadków niemuszą już stać w kolejce na poczcie, aby wysłać swoje deklaracje listem poleconym, ponieważ większość spraw mogą załatwić już przez Internet. Dzięki temu mogą zaoszczędzić swój czas, wysyłając swoje deklaracje online.
Kto musi / może wysyłać PIT-4R elektronicznie?
Przepisy prawa dokładnie oznaczają tych przedsiębiorców, którzy muszą składać PIT-4R tylko i wyłącznie w formie elektronicznej, a tych przedsiębiorców, którzy mają prawo do wyboru formy przekazania – papierowa lub elektroniczna.
Mianowicie, jeżeli przedsiębiorca zatrudnia w swojej firmie więcej niż 5 osób, to znaczy, że rozlicza podatek za więcej niż 5 osób i tym samym jest zobowiązany do składania PIT-4R tylko i wyłącznie w formie elektronicznej. Natomiast mniejszy przedsiębiorca, który zatrudnia tylko do 5 osób, może sam dokonać wyboru, czy złożyć PIT-4R elektronicznie czy papierowo.
Dodatkowo należy podkreślić fakt, że deklaracje PIT-4R wysyłane elektronicznie nie muszą być obarczone podpisem elektronicznym. Wysyłając daną deklarację, wystarczy tylko podać dane autoryzujące płatnika, a więc: imię, nazwisko, numer NIP/PESEL, data urodzenia, wysokość wykazanego przychodu – tylko w przypadku osób fizycznych!
Natomiast płatnicy inni niż osoba fizyczna muszą swoje deklaracje PIT-4R podpisać bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowalnym za pomocą bezpiecznego kwalifikowanego certyfikatu (e-podpisu). Nie można jej złożyć bez podpisu certyfikowanego.
Co z potwierdzeniem odbioru przy wysyłce online?
Jak wiadomo, przy wysyłce elektronicznej nie dostaje się żadnego potwierdzenia wysyłki, tak jak ma to miejsce w przypadku tradycyjnej formy papierowej.
W przypadku wysyłania PIT-4R przez pocztę – otrzymuje się potwierdzenie wysłania, a przy składaniu osobistym w US – otrzymuje się stempel potwierdzający datę złożenia PIT-4R.
Inaczej wygląda to w przypadku wysyłki elektronicznej, tak jak wspomniano powyżej, nie ma możliwości uzyskania jakiegokolwiek potwierdzenia. Dlatego potwierdzeniem złożenia deklaracji online jest urzędowe poświadczenie UPO – potwierdzające, że zweryfikowany pod względem formalnym formularz trafił do urzędu skarbowego.
