Niekiedy sprzedawcy udokumentowują zakupy paragonem fiskalnym, a nie fakturą VAT. I właśnie tutaj pojawia się dla przedsiębiorcy duży problem, ponieważ jeżeli dokona on zakupu u danego sprzedawcy – zamiast faktury otrzyma tylko paragon… i co dalej?
…Powstanie duża wątpliwość, co do tego czy może on zaliczyć dany wydatek do kosztów uzyskania przychodów oraz odliczenia VAT – Czy można tego dokonać z otrzymanego paragonu? Odpowiedź znajduje się w dalszym ciągu artykułu.
Wszelkie wystawione dokumenty potwierdzające zaistniałą operację gospodarczą, muszą posiadać co najmniej elementy określone w art. 21 ustawy o rachunkowości, z uwzględnieniem uproszczeń przewidzianych w art. 21 ust. 1a ustawy o rachunkowości, aby mogły być uznane za dowód księgowy.
Jednakże należy przy tym podkreślić, że ww. paragon może być uznany za dowód księgowy tylko w ściśle określonych przepisami sytuacjach. Oznacza to, że danym paragonem można udokumentować TYLKO takie wydatki, jak:
- zakup w jednostkach handlu detalicznego materiałów, środków czystości i bhp oraz materiałów biurowych,
- wydatki poniesione za granicą na zakup paliwa i olejów,
- przejazd płatną autostradą.
Paragon musi dodatkowo być opatrzony datą i stemplem jednostki go wydającej. Musi także określać ilość, cenę jednostkową oraz wartość, za jaką dokonano zakupu. Natomiast na odwrocie paragonu podatnik musi uzupełnić jego treść, wpisując swoje nazwisko (nazwę zakładu), adres oraz rodzaj (nazwę) zakupionego towaru.
Oczywiście, aby dany wydatek mógł być zaliczony do kosztów uzyskania przychodów, należy wykazać/udowodnić, że dany wydatek jest związany z prowadzeniem działalności i że poniesienie tego wydatku przyniosło jakiś rezultat — miał wpływ na osiągnięte przychody.
Na koniec należy podkreślić, że paragon może być dowodem księgowym tylko i wyłącznie w wyżej wymienionych sytuacjach. W innym przypadku podatnik nie ma możliwości ujęcia swoich wydatków w kosztach (za pomocą paragonu). Jedynie w sytuacji, gdy paragon jest uznany za fakturę uproszczoną — spełnia niezbędne warunki, według których przepisy prawa uznają go za fakturę uproszczoną, może być uznany.
